Ở Đà Nẵng, cụm từ chứng chỉ văn thư lưu trữ được dùng cho hai thứ khác nhau. Một là giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghiệp vụ. Hai là Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, thứ mà Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 quy định tại Điều 56 và chỉ cấp cho người có bằng tốt nghiệp. Thành phố có hệ thống chính quyền số đi trước là nơi phần lưu trữ tài liệu số của luật mới có chỗ dùng ngay. Bài này tách bạch hai thứ đó trước, rồi mới nói tới chuyện học ở đâu.
Thông tin nhanh
| Bài viết cho người ở | Đà Nẵng, gồm Quảng Nam cũ. Sau sắp xếp có 94 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 23 phường, 70 xã và 1 đặc khu |
| Cách gọi trên thị trường | Khóa bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ |
| Cách tổ chức lớp | Tổ chức theo lớp, có phần thực hành trên hồ sơ mẫu |
| Học trong bao lâu | Theo đề cương từng đợt, kết thúc có bài kiểm tra |
| Kết quả nhận được | Chứng chỉ hoàn thành chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ |
| Cơ sở pháp lý của nghề | Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Luật Lưu trữ 33/2024/QH15, Nghị định 113/2025/NĐ-CP |
| Điều dễ bị nhầm | Không thay được bằng trung cấp hoặc cao đẳng ngành lưu trữ |
| Tấm chứng chỉ do Nhà nước cấp | Một đầu mối cấp cho cả nước, người được cấp hành nghề trên phạm vi toàn quốc |
| Mức lệ phí theo quy định | 300.000 đồng một chứng chỉ khi cấp mới, 200.000 đồng khi cấp lại |
| Học phí và lịch khai giảng | Gọi 083.906.1718 để nhận bảng của đợt gần nhất |
Tài liệu số và câu chuyện mã định danh
Nhịp công việc ở Đà Nẵng tạo ra nhu cầu gì
Khi một bộ máy kết thúc hoạt động, tài liệu giấy có thể đóng thùng chuyển đi, còn tài liệu số thì không. Thông tư 06/2025 xử lý chuyện đó bằng một cách rất kỹ thuật: xác định phạm vi tài liệu của từng cơ quan theo tài khoản hoặc theo mã định danh, trích xuất rồi bàn giao. Ở thành phố dùng phần mềm quản lý văn bản từ sớm, đây là phần việc có thật.
Ba điều về địa bàn nên biết trước khi chọn nghề
Thành phố sau sắp xếp có 94 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 23 phường, 70 xã và 1 đặc khu.
Việc hợp nhất với Quảng Nam mở rộng địa bàn về phía nam và đưa hai hệ thống hồ sơ hành chính về chung một đầu mối. Mật độ doanh nghiệp công nghệ thông tin cao tạo ra nguồn nhân lực có bằng nhóm ngành máy tính, nhóm được văn bản cho phép dự kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.
Một lưu ý riêng của Đà Nẵng
Hệ thống phần mềm cũ vẫn phải được vận hành để khai thác cho tới khi chuyển xong toàn bộ tài liệu sang hệ thống mới. Đây là quy định trong văn bản chứ không phải giải pháp tình thế của riêng nơi nào.
Ai ở Đà Nẵng nên học khóa này
Người học đông nhất vẫn là người đã ngồi vào bàn văn thư rồi mới đi tìm khóa học. Kế đó là người làm hành chính nhân sự trong doanh nghiệp, nơi một người thường giữ cả hợp đồng, hồ sơ lao động lẫn công văn đi đến.
Ở địa bàn này, nhóm tuyển nhiều nhất là khối cơ quan hành chính, doanh nghiệp công nghệ và dịch vụ.
Nền pháp lý của nghề sau ngày 01/7/2025
Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 thay Luật năm 2011
Ngày 21/6/2024 Quốc hội thông qua Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15. Luật có 65 điều, hiệu lực từ 01/7/2025, và đưa Luật Lưu trữ năm 2011 ra khỏi hệ thống văn bản đang áp dụng, trừ phần chuyển tiếp mà chính Luật mới giữ lại.
Luật cũng lần đầu đặt ra chế định lưu trữ tư và chế định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, hai thứ mà giáo trình cũ chưa có.
Nghị định hướng dẫn ban hành ngày 03/6/2025
Phần chi tiết của Luật nằm ở Nghị định 113/2025/NĐ-CP, hiệu lực 21/7/2025. Đây là văn bản trả lời các câu hỏi rất cụ thể, chẳng hạn kho lưu trữ cần gì và tổ chức muốn kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải đáp ứng điều kiện nào.
Chương VII của Nghị định dành riêng cho kinh doanh dịch vụ lưu trữ, trong đó Điều 38 chốt một chi tiết đáng nhớ: Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ do Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cấp.
Công tác văn thư có văn bản riêng
Nửa còn lại của nghề, tức công tác văn thư, vẫn theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020. Nghị định này quy định về soạn thảo và ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật.
Ranh giới giữa hai văn bản nằm đúng ở khâu nộp lưu: hồ sơ đang giải quyết thuộc phần văn thư, hồ sơ đã nộp vào lưu trữ cơ quan thì bước sang phần lưu trữ.
Một điều khoản đáng đọc kỹ nếu bạn ở Đà Nẵng
Cùng một bộ văn bản, mỗi địa bàn lại chạm vào một điều khoản khác nhau trước tiên. Ở đây, điều khoản nên đọc trước là điều dưới đây.
Điểm b khoản 2 Điều 40 Thông tư 06/2025/TT-BNV. Đối với tài liệu số của đơn vị hành chính cấp huyện đã kết thúc hoạt động, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao cơ quan có chức năng xác định phạm vi tài liệu của từng cơ quan, tổ chức theo tài khoản hoặc theo mã định danh, trích xuất và bàn giao cho lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, đồng thời tiếp tục vận hành hệ thống để khai thác cho đến khi chuyển xong.
Hai tấm giấy mang tên gần giống nhau
Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ là gì
Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ thuộc nhóm giấy chứng minh năng lực chuyên môn. Nó đứng trong hồ sơ dự tuyển, đứng trong hồ sơ chứng minh người làm việc đã được đào tạo.
Với người có bằng tốt nghiệp ngoài ngành văn thư mà được giao làm công tác văn thư, đây chính là tấm giấy lấp vào chỗ trống về nghiệp vụ.
Tấm giấy do Nhà nước cấp
Luật đặt tấm chứng chỉ hành nghề vào đúng một chỗ: điều kiện để cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ của tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ, hoặc cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ, được làm nghề.
Thông tư 15/2025/TT-BTC còn có một dòng đáng chú ý: cấp lại do lỗi của cơ quan nhà nước hoặc do thay đổi địa giới đơn vị hành chính thì không phải nộp lệ phí.
Ai đủ điều kiện xin chứng chỉ hành nghề
Cửa vào không phải là một khóa học ngắn mà là một tấm bằng. Luật ghi bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên, kèm kỳ kiểm tra nghiệp vụ; riêng người có bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ chỉ cần là công dân Việt Nam và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
Điểm c khoản 1 Điều 32 Thông tư 06/2025/TT-BNV còn liệt kê rõ nhóm ngành nào được coi là phù hợp ngoài ngành lưu trữ: máy tính và công nghệ thông tin, toán học, sinh học, hóa học. Danh sách chỉ có bấy nhiêu.
| Tiêu chí | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ | Chứng chỉ hành nghề lưu trữ |
|---|---|---|
| Phạm vi | Theo yêu cầu của nơi sử dụng lao động | Hành nghề trên phạm vi toàn quốc, theo điểm a khoản 2 Điều 56 |
| Chi phí phải nộp cho Nhà nước | Không có | Lệ phí 300.000 đồng khi cấp, 200.000 đồng khi cấp lại, theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC |
| Có bị thu hồi không | Theo quy chế của cơ sở đào tạo | Có, theo khoản 6 Điều 56 Luật Lưu trữ và Điều 36 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Cho người khác mượn được không | Không đặt ra vì đây là giấy xác nhận quá trình học | Bị cấm, theo điểm c khoản 2 Điều 56 Luật Lưu trữ |
| Cấp theo nhóm việc hay cấp chung | Cấp chung cho cả chương trình đã học | Cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký, theo Điều 33 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Ai cấp | Cơ sở đào tạo | Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
Công tác văn thư và công tác lưu trữ khác nhau chỗ nào
Công việc của người làm văn thư
Người làm văn thư đứng ở đầu dòng chảy tài liệu: nhận văn bản đến, chuyển đúng người, theo dõi văn bản đi, giữ con dấu, và quan trọng nhất là lập hồ sơ công việc theo đúng danh mục.
Khâu hay bị làm sai nhất là lập hồ sơ. Nhiều nơi để giấy tờ rời rồi cuối năm mới gom, và khi ấy thì không còn ai nhớ tài liệu nào thuộc việc nào.
Công việc của người làm lưu trữ
Khi hồ sơ đã giải quyết xong và được nộp vào lưu trữ cơ quan, tài liệu bước sang phạm vi của Luật Lưu trữ. Từ đây là các nghiệp vụ xác định giá trị, chỉnh lý, thống kê, bảo quản, thu nộp vào lưu trữ lịch sử và phục vụ sử dụng.
Xác định giá trị tài liệu là khâu quan trọng nhất và cũng khó nhất, vì nó quyết định tài liệu nào giữ vĩnh viễn và tài liệu nào chỉ giữ có thời hạn.
Học chung có hợp lý không
Ở phần lớn cơ quan và doanh nghiệp, một người làm cả hai phần việc. Người nhận văn bản đến cũng là người lập hồ sơ, và cũng là người mang hồ sơ xuống kho. Vì thế chương trình bồi dưỡng thường dạy liền mạch từ khâu đầu tới khâu cuối.
Biết cả hai phần cũng là cách tự bảo vệ, vì trách nhiệm lập hồ sơ thuộc về người được giao giải quyết công việc chứ không dồn hết cho bàn văn thư.
Học viên được làm quen với việc gì
Phần nghiệp vụ văn thư
Nhóm bài đầu tiên xoay quanh văn bản: soạn cho đúng thể thức, chuyển cho đúng người, theo dõi cho đúng hạn, rồi gom thành hồ sơ cho đúng danh mục.
Lập danh mục hồ sơ là việc làm từ đầu năm, không phải việc chữa cháy cuối năm.
Phần nghiệp vụ lưu trữ
Học viên đi qua các nghiệp vụ chính: phân loại và chỉnh lý tài liệu theo phông, xác định giá trị và thời hạn lưu, lập mục lục hồ sơ, thống kê và bảo quản, phục vụ tra cứu.
Người học nên hỏi trước xem chương trình có phần lập mục lục hồ sơ hay không, vì đó là kỹ năng được dùng ngay.
Nhóm bài về lưu trữ số và số hóa
Số hóa tài liệu là một trong năm nhóm hoạt động dịch vụ lưu trữ mà luật liệt kê, nên phần này vừa là nghiệp vụ vừa là hướng nghề.
Số hóa không phải là chụp ảnh rồi cất vào ổ cứng. Bản số hóa phải theo chuẩn thì mới tra cứu và sử dụng được về sau.
Chỗ tuyển người làm văn thư, lưu trữ tại Đà Nẵng
Kênh chính: khối cơ quan hành chính, doanh nghiệp công nghệ và dịch vụ
Bộ phận văn thư của cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp thành phố.
Nhóm này thường yêu cầu ứng viên biết việc ngay từ tuần đầu.
Kênh thứ hai
Doanh nghiệp công nghệ nhận việc số hóa, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Hồ sơ dự tuyển ở nhóm này hay hỏi tới phần nghiệp vụ đã được đào tạo.
Kênh thứ ba
Khối khách sạn, du lịch và doanh nghiệp dịch vụ cần người quản lý hợp đồng, hồ sơ nhân sự.
Nhóm này tuyển theo nhu cầu phát sinh, không theo mùa cố định.
Vì sao giai đoạn này nghề lưu trữ có nhiều việc
Hạn năm năm áp cho cơ quan thuộc nguồn nộp lưu
Điểm b khoản 1 Điều 65 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 cho các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu thời hạn 05 năm để hoàn thành việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu hình thành trước ngày 01/7/2025 mà chưa được chỉnh lý. Tính ra là hạn 01/7/2030.
Năm năm nghe dài, nhưng chỉnh lý là việc tính bằng mét giá tài liệu chứ không tính bằng ngày công.
Mốc mười năm cho tài liệu cấp xã
Điểm a khoản 1 Điều 65 giao Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, trong thời hạn 10 năm, tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị và nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã hình thành trước ngày 01/7/2025.
Cả nước có 3.321 đơn vị hành chính cấp xã sau sắp xếp, và mỗi đơn vị đều kế thừa hồ sơ của các đơn vị trước đó.
Sắp xếp bộ máy và khối hồ sơ ở lại
Với tài liệu số, thông tư yêu cầu xác định phạm vi tài liệu của từng cơ quan theo tài khoản hoặc theo mã định danh, trích xuất rồi bàn giao cho lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, trong khi hệ thống cũ vẫn phải vận hành cho tới khi chuyển xong.
Nguyên tắc xuyên suốt là không phân tán phông lưu trữ và đóng phông kể từ ngày cơ quan kết thúc hoạt động.
Hồ sơ ghi danh, hình thức học và học phí
Hồ sơ ghi danh gồm gì
Bộ hồ sơ cơ bản: phiếu đăng ký, giấy tờ tùy thân, bản sao bằng tốt nghiệp và ảnh. Người đang đi làm thường được nhận hồ sơ theo bản chụp trước, nộp bản giấy sau.
Giữ lại một bản phiếu đăng ký có xác nhận để đối chiếu khi nhận chứng chỉ.
Hình thức học cho người đang đi làm
Lớp được tổ chức theo đợt, có lớp tập trung và có lớp kết hợp cho người ở xa. Phần thực hành luôn cần có mặt, vì chỉnh lý và lập hồ sơ phải cầm tài liệu thật.
Ở Đà Nẵng, nên hỏi thẳng về lịch học và địa điểm học của đợt gần nhất trước khi quyết định.
Học phí và đợt khai giảng gần nhất
Học phí và lịch khai giảng thay đổi theo từng đợt và theo hình thức tổ chức lớp, nên trang này không ghi con số. Gọi 083.906.1718 để nhận bảng của đợt gần nhất.
Người có ý định đi tiếp tới Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nên tính luôn khoản lệ phí 300.000 đồng theo Thông tư 15/2025/TT-BTC vào kế hoạch của mình.
Câu hỏi thường gặp
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có giá trị ở tỉnh khác không?
Có. Điểm a khoản 2 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ghi rõ cá nhân được cấp chứng chỉ được hành nghề trên phạm vi toàn quốc theo quy định của pháp luật. Kèm theo đó là nghĩa vụ không cho người khác thuê, mượn hay sử dụng chứng chỉ để hành nghề.
Tài liệu mang tên đơn vị hành chính cũ có còn giá trị không?
Còn nguyên. Việc sắp xếp đơn vị hành chính không làm thay đổi nội dung và giá trị pháp lý của tài liệu. Thông tư 06/2025/TT-BNV chỉ quy định tài liệu được bàn giao cho cơ quan hình thành sau sáp nhập quản lý, và tài liệu vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử.
Lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là bao nhiêu?
Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 quy định cấp là 300.000 đồng một chứng chỉ và cấp lại là 200.000 đồng một chứng chỉ. Trường hợp cấp lại do lỗi của cơ quan nhà nước hoặc do thay đổi địa giới đơn vị hành chính thì không phải nộp lệ phí cấp lại.
Học chứng chỉ văn thư lưu trữ tại Đà Nẵng xong có được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ không?
Không. Đây là hai loại giấy khác nhau. Chứng chỉ sau khóa học là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ sở đào tạo cấp. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV, và điều kiện tại khoản 3 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 là bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kỳ kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ.
Không có bằng ngành lưu trữ thì học khóa này có ích gì?
Có. Tấm chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ dùng để chứng minh người học đã được đào tạo về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nghiệp vụ lưu trữ cơ quan. Đây là phần hồ sơ mà người có bằng ngoài ngành thường được yêu cầu bổ sung khi làm công tác văn thư. Nó không thay được văn bằng khi xin Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Ai bắt buộc phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
Theo khoản 3 và khoản 5 Điều 53 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, đó là cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ, và cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Người làm văn thư, lưu trữ trong nội bộ một cơ quan hay doanh nghiệp thì không thuộc diện bắt buộc này.
Bằng ngành nào được coi là phù hợp để xin Chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
Điểm c khoản 1 Điều 32 Thông tư 06/2025/TT-BNV liệt kê bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên ngành lưu trữ, hoặc bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên thuộc bốn nhóm ngành: máy tính và công nghệ thông tin, toán học, sinh học, hóa học. Danh sách chỉ có bấy nhiêu.
Đăng ký tư vấn
Cần biết đợt gần nhất mở khi nào và học ở đâu, gọi 083.906.1718 hoặc nhắn Zalo 0909.674.234. Nói rõ bạn đang ở Đà Nẵng và đang làm công việc gì, bộ phận tư vấn sẽ nói thẳng khóa này có hợp với bạn hay không.
Về tác giả: Bài viết được biên soạn bởi bộ phận tư vấn tuyển sinh CITC, đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật. Thông tin pháp lý dẫn theo bản gốc; người đọc nên đối chiếu bản hợp nhất mới nhất trước khi áp dụng.
Nguồn tham khảo: Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024, Công báo số 975+976 ngày 23/8/2024, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025, hiệu lực 21/7/2025; Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 và Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, hiệu lực 01/7/2025; Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư; Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15 ngày 16/6/2025; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (đã hết hiệu lực, dẫn để đối chiếu phần chuyển tiếp). Cập nhật 08/2026.
Bài liên quan: Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Quảng Nam · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Huế · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Quảng Trị · Chứng chỉ Bảo mẫu · Trung cấp Kế toán doanh nghiệp · Trung cấp Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ
