Bài viết này dành cho người ở Cao Bằng đang cần làm được việc văn thư, lưu trữ trong cơ quan hoặc doanh nghiệp của mình. Nó bắt đầu bằng một câu hỏi ít ai hỏi: tấm chứng chỉ bạn sắp học có phải là tấm chứng chỉ mà pháp luật nhắc tên không. Tỉnh biên giới xa trung tâm là nơi cần biết rằng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có giá trị trên phạm vi toàn quốc chứ không bó trong một tỉnh. Câu trả lời quyết định bạn nên bỏ tiền vào đâu.
Thông tin nhanh
| Phạm vi phục vụ | Cao Bằng. Sau sắp xếp có 56 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 3 phường và 53 xã |
| Tên khóa học | Chứng chỉ văn thư lưu trữ, tên đầy đủ là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ |
| Hình thức học | Học tập trung hoặc học kết hợp, tùy đợt |
| Độ dài chương trình | Theo chương trình của cơ sở đào tạo, có kiểm tra đánh giá cuối khóa |
| Văn bằng chứng chỉ | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ sở đào tạo cấp |
| Văn bản dẫn chiếu | Nghị định 30/2020/NĐ-CP cho công tác văn thư và Luật Lưu trữ 33/2024/QH15 cho công tác lưu trữ |
| Ranh giới cần nhớ | Không phải Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo Điều 56 Luật Lưu trữ |
| Giấy hành nghề dịch vụ lưu trữ | Do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp, điều kiện là bằng tốt nghiệp chứ không phải chứng chỉ |
| Lệ phí theo Thông tư | Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ 300.000 đồng, cấp lại 200.000 đồng theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC |
| Học phí và đợt gần nhất | Gọi 083.906.1718 để nhận bảng của đợt gần nhất |
Một tấm chứng chỉ dùng được ở mọi tỉnh
Nhịp công việc ở Cao Bằng tạo ra nhu cầu gì
Luật Lưu trữ 2024 chuyển thẩm quyền cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ về một đầu mối duy nhất và ghi rõ người được cấp có quyền hành nghề trên phạm vi toàn quốc. Với người ở địa bàn xa, chi tiết ấy đáng giá: học và thi một lần, làm việc được ở bất cứ tỉnh nào.
Ba điều về địa bàn nên biết trước khi chọn nghề
Tỉnh sau sắp xếp có 56 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 3 phường và 53 xã.
Địa bàn miền núi biên giới, phần lớn cơ quan nằm ở cấp xã nên nhu cầu tập trung vào người làm văn thư kiêm lưu trữ cơ quan. Công viên địa chất toàn cầu và hệ thống điểm du lịch tạo ra nhóm hồ sơ quản lý tài nguyên và di sản cần lưu lâu dài.
Một lưu ý riêng của Cao Bằng
Chứng chỉ hành nghề có giá trị toàn quốc không đồng nghĩa với việc dễ xin. Cửa vào vẫn là bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kỳ kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ.
Người nào ở Cao Bằng cần tấm chứng chỉ này
Nhóm rõ nhất là người đang được giao làm văn thư mà chưa học đúng ngành: nhân viên hành chính văn phòng, kế toán kiêm văn thư, giáo viên kiêm công tác hồ sơ. Nhóm thứ hai là người chuẩn bị dự tuyển vào vị trí việc làm có yêu cầu nghiệp vụ văn thư.
Chỗ cần người rõ nhất tại đây là cơ quan hành chính cấp xã và đơn vị sự nghiệp miền núi.
Bộ văn bản đang chi phối nghề văn thư, lưu trữ
Luật mới có hiệu lực từ ngày 01/7/2025
Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 được Quốc hội khóa XV thông qua ngày 21/6/2024, gồm 8 chương và 65 điều, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025. Điều 64 ghi rõ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 hết hiệu lực kể từ ngày đó, trừ một số nội dung chuyển tiếp ở Điều 65.
Với người học nghề, hai chương đáng đọc nhất là chương về nghiệp vụ lưu trữ và chương về hoạt động dịch vụ lưu trữ. Chương thứ hai là chỗ tấm Chứng chỉ hành nghề lưu trữ xuất hiện.
Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết
Phần chi tiết của Luật nằm ở Nghị định 113/2025/NĐ-CP, hiệu lực 21/7/2025. Đây là văn bản trả lời các câu hỏi rất cụ thể, chẳng hạn kho lưu trữ cần gì và tổ chức muốn kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải đáp ứng điều kiện nào.
Điều 36 và Điều 37 của Nghị định đặt cùng một yêu cầu cho hai loại hạ tầng: mỗi địa điểm lắp đặt phải có tối thiểu một nhân sự phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ có chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Thông tư 06/2025/TT-BNV và Thông tư 05/2025/TT-BNV
Bộ Nội vụ ban hành liền hai thông tư trong tháng 5/2025: Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số, và Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ. Cả hai cùng hiệu lực từ 01/7/2025.
Hai thông tư này dẫn chiếu lẫn nhau, nên đọc một cái mà bỏ cái kia thì dễ hiểu thiếu.
Điều khoản gắn với hoàn cảnh của Cao Bằng
Không phải điều khoản nào cũng có sức nặng như nhau với mọi người. Với hoàn cảnh của địa bàn này, điều đáng đọc trước nằm ngay bên dưới.
Điểm a khoản 2 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15. Cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được hành nghề trên phạm vi toàn quốc theo quy định của pháp luật. Đi kèm là nghĩa vụ ở điểm c cùng khoản: không được cho người khác thuê, mượn, sử dụng chứng chỉ được cấp để hành nghề lưu trữ.
Chứng chỉ khóa học và chứng chỉ hành nghề khác nhau ở đâu
Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ là gì
Chứng chỉ văn thư lưu trữ mà các trung tâm tuyển sinh là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ, do cơ sở đào tạo cấp cho người hoàn thành chương trình. Nó chứng minh người học đã được đào tạo về quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu và bảo quản tài liệu.
Với người có bằng tốt nghiệp ngoài ngành văn thư mà được giao làm công tác văn thư, đây chính là tấm giấy lấp vào chỗ trống về nghiệp vụ.
Điều kiện được cấp chứng chỉ hành nghề
Điều 56 phân người xin chứng chỉ làm hai nhóm. Nhóm có bằng cao đẳng trở lên đúng ngành lưu trữ được xét hồ sơ. Nhóm còn lại, gồm cả người có bằng trung cấp ngành lưu trữ, phải qua kỳ kiểm tra nghiệp vụ.
Điểm c khoản 1 Điều 32 Thông tư 06/2025/TT-BNV còn liệt kê rõ nhóm ngành nào được coi là phù hợp ngoài ngành lưu trữ: máy tính và công nghệ thông tin, toán học, sinh học, hóa học. Danh sách chỉ có bấy nhiêu.
Kỳ kiểm tra nghiệp vụ diễn ra thế nào
Kỳ kiểm tra do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức, thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng và cổng thông tin điện tử của Cục. Kết quả cũng công bố ở đó, và thời hạn nhận đơn phúc khảo là không quá 05 ngày làm việc.
Chứng chỉ được cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký, chứ không phải một tấm dùng chung cho cả năm nhóm.
| Tiêu chí | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ | Chứng chỉ hành nghề lưu trữ |
|---|---|---|
| Dùng để làm gì | Chứng minh đã được đào tạo nghiệp vụ, dùng trong hồ sơ dự tuyển và hồ sơ nhân sự | Điều kiện để kinh doanh dịch vụ lưu trữ theo Điều 53 Luật Lưu trữ |
| Phạm vi | Theo yêu cầu của nơi sử dụng lao động | Hành nghề trên phạm vi toàn quốc, theo điểm a khoản 2 Điều 56 |
| Chi phí phải nộp cho Nhà nước | Không có | Lệ phí 300.000 đồng khi cấp, 200.000 đồng khi cấp lại, theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC |
| Có bị thu hồi không | Theo quy chế của cơ sở đào tạo | Có, theo khoản 6 Điều 56 Luật Lưu trữ và Điều 36 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Cho người khác mượn được không | Không đặt ra vì đây là giấy xác nhận quá trình học | Bị cấm, theo điểm c khoản 2 Điều 56 Luật Lưu trữ |
| Cấp theo nhóm việc hay cấp chung | Cấp chung cho cả chương trình đã học | Cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký, theo Điều 33 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
Ranh giới giữa văn thư và lưu trữ
Phần văn thư làm những việc gì
Nghị định 30/2020/NĐ-CP gói công tác văn thư vào bốn nhóm việc: soạn thảo và ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
Ký số trên văn bản điện tử đã là chuyện thường ngày, nên phần thiết bị lưu khóa bí mật trong nghị định càng đáng đọc.
Học chung có hợp lý không
Chia hai phần việc cho hai người chỉ hợp lý ở cơ quan lớn. Ở quy mô vừa và nhỏ, tách ra là lãng phí, nên khóa học đi trọn dòng chảy tài liệu từ lúc văn bản sinh ra tới lúc nó nằm trong kho.
Biết cả hai phần cũng là cách tự bảo vệ, vì trách nhiệm lập hồ sơ thuộc về người được giao giải quyết công việc chứ không dồn hết cho bàn văn thư.
Con dấu, danh mục hồ sơ và trách nhiệm
Trách nhiệm lập hồ sơ thuộc về người được giao giải quyết công việc, còn người làm văn thư có trách nhiệm hướng dẫn và đôn đốc. Ranh giới ấy nên được nói rõ ngay từ đầu.
Người mới thường ngại hỏi phần này, rồi vài tháng sau mới thấy hậu quả.
Học viên được làm quen với việc gì
Phần nghiệp vụ lưu trữ
Nhóm bài thứ hai xoay quanh hồ sơ đã đóng: đánh giá, sắp xếp, mô tả, bảo quản và đưa ra phục vụ khi có người cần tra cứu.
Phần chỉnh lý luôn có bài thực hành, vì đọc lý thuyết mà chưa cầm hồ sơ thật thì không hình dung được.
Phần tài liệu số
Luật Lưu trữ 2024 dành hẳn một chương cho nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử, phân biệt tài liệu tạo lập dạng số với bản số hóa tài liệu lưu trữ. Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 quy định chi tiết nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.
Số hóa không phải là chụp ảnh rồi cất vào ổ cứng. Bản số hóa phải theo chuẩn thì mới tra cứu và sử dụng được về sau.
Bài thực hành trong khóa
Kết thúc khóa có kiểm tra đánh giá. Đây là điểm phân biệt một chương trình bồi dưỡng thật với một buổi tập huấn phát giấy chứng nhận tham dự.
Trước khi ghi danh nên hỏi rõ: cơ sở nào đứng tên cấp chứng chỉ, chương trình bao nhiêu giờ, có kiểm tra cuối khóa hay không.
Chỗ tuyển người làm văn thư, lưu trữ tại Cao Bằng
Kênh chính: cơ quan hành chính cấp xã và đơn vị sự nghiệp miền núi
Bộ phận văn thư của Ủy ban nhân dân cấp xã và cơ quan chuyên môn.
Nhóm này thường yêu cầu ứng viên biết việc ngay từ tuần đầu.
Kênh thứ hai
Trường học, cơ sở y tế và đơn vị sự nghiệp công lập.
Hồ sơ dự tuyển ở nhóm này hay hỏi tới phần nghiệp vụ đã được đào tạo.
Kênh thứ ba
Doanh nghiệp du lịch, thương mại biên giới quy mô vừa và nhỏ.
Nhóm này tuyển theo nhu cầu phát sinh, không theo mùa cố định.
Khối lượng việc mà luật mới tạo ra
Hạn năm năm áp cho cơ quan thuộc nguồn nộp lưu
Điểm b khoản 1 Điều 65 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 cho các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu thời hạn 05 năm để hoàn thành việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu hình thành trước ngày 01/7/2025 mà chưa được chỉnh lý. Tính ra là hạn 01/7/2030.
Đây là lý do phần lớn hợp đồng dịch vụ chỉnh lý hiện nay được ký theo từng đợt, từng phông.
696 đầu mối cũ để lại tài liệu cho ai
Điều 40 Thông tư 06/2025/TT-BNV xử lý đúng tình huống này. Với tài liệu giấy, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao lưu trữ lịch sử cấp tỉnh tiếp nhận và tổ chức chỉnh lý theo Điều 65 Luật Lưu trữ. Sau khi chỉnh lý, tài liệu vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử.
Đây là phần việc có thời hạn, có địa chỉ và có người chịu trách nhiệm, nên nó tạo ra nhu cầu nhân lực rất cụ thể.
Ai được nhận phần việc chuyển tiếp này
Luật giữ lại một cửa cho các đơn vị đã làm dịch vụ chỉnh lý theo quy định cũ, đồng thời mở cửa cho nhóm cung cấp dịch vụ tư vấn nghiệp vụ lưu trữ theo Luật Lưu trữ 2024.
Với người mới, con đường thực tế là vào làm cho một đơn vị đã đủ điều kiện, tích lũy tay nghề, rồi tính chuyện văn bằng và chứng chỉ hành nghề sau.
Thủ tục ghi danh và lịch khai giảng
Hồ sơ ghi danh gồm gì
Hồ sơ ghi danh thường gồm phiếu đăng ký theo mẫu, bản sao giấy tờ tùy thân và bản sao văn bằng cao nhất. Một số đợt có thêm ảnh chân dung để làm chứng chỉ.
Nên hỏi rõ cơ sở nào đứng tên cấp chứng chỉ ngay khi nộp hồ sơ, đừng để tới lúc nhận giấy mới hỏi.
Học kiểu gì để không phải nghỉ việc
Lớp được tổ chức theo đợt, có lớp tập trung và có lớp kết hợp cho người ở xa. Phần thực hành luôn cần có mặt, vì chỉnh lý và lập hồ sơ phải cầm tài liệu thật.
Số buổi và cách bố trí lịch khác nhau giữa các đợt, nên thông tin chính xác nhất là thông tin của đợt đang mở.
Hỏi học phí ở đâu
Trang này không ghi học phí vì con số ấy đổi theo đợt. Gọi 083.906.1718 để nhận bảng học phí và lịch khai giảng đang áp dụng.
Người có ý định đi tiếp tới Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nên tính luôn khoản lệ phí 300.000 đồng theo Thông tư 15/2025/TT-BTC vào kế hoạch của mình.
Câu hỏi thường gặp
Ai bắt buộc phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
Theo khoản 3 và khoản 5 Điều 53 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, đó là cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ, và cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Người làm văn thư, lưu trữ trong nội bộ một cơ quan hay doanh nghiệp thì không thuộc diện bắt buộc này.
Bằng ngành nào được coi là phù hợp để xin Chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
Điểm c khoản 1 Điều 32 Thông tư 06/2025/TT-BNV liệt kê bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên ngành lưu trữ, hoặc bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên thuộc bốn nhóm ngành: máy tính và công nghệ thông tin, toán học, sinh học, hóa học. Danh sách chỉ có bấy nhiêu.
Kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ thi những gì?
Điều 34 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định nội dung gồm kiến thức pháp luật về lưu trữ, tiêu chuẩn và nghiệp vụ về hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề, cùng các quy định pháp luật khác có liên quan. Hình thức gồm viết, trắc nghiệm và thực hành. Kỳ kiểm tra do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức và thông báo trên cổng thông tin điện tử của Cục.
Người ở Cao Bằng học xong làm việc được ở đâu?
Vị trí phổ biến nhất là văn thư kiêm lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp trên địa bàn. Ngoài nhóm đó còn có phần việc theo hợp đồng dịch vụ, chẳng hạn chỉnh lý, số hóa và lập mục lục hồ sơ cho các kho tài liệu, phần việc đang có khối lượng lớn do các mốc chuyển tiếp tại Điều 65 Luật Lưu trữ.
Doanh nghiệp có phải nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước không?
Doanh nghiệp nói chung không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước, trừ trường hợp pháp luật quy định khác. Nhưng doanh nghiệp vẫn phải giữ hồ sơ theo thời hạn mà pháp luật chuyên ngành quy định, và khi tổ chức lại thì áp dụng Điều 41 Thông tư 06/2025/TT-BNV.
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có giá trị ở tỉnh khác không?
Có. Điểm a khoản 2 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ghi rõ cá nhân được cấp chứng chỉ được hành nghề trên phạm vi toàn quốc theo quy định của pháp luật. Kèm theo đó là nghĩa vụ không cho người khác thuê, mượn hay sử dụng chứng chỉ để hành nghề.
Tài liệu mang tên đơn vị hành chính cũ có còn giá trị không?
Còn nguyên. Việc sắp xếp đơn vị hành chính không làm thay đổi nội dung và giá trị pháp lý của tài liệu. Thông tư 06/2025/TT-BNV chỉ quy định tài liệu được bàn giao cho cơ quan hình thành sau sáp nhập quản lý, và tài liệu vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử.
Đăng ký tư vấn
Gọi 083.906.1718 hoặc nhắn Zalo 0909.674.234 để nhận lịch khai giảng và bảng học phí của đợt đang mở. Bạn ở Cao Bằng thì nên hỏi luôn về hình thức tổ chức lớp trước khi quyết định.
Về tác giả: Bài viết được biên soạn bởi bộ phận tư vấn tuyển sinh CITC, đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật. Thông tin pháp lý dẫn theo bản gốc; người đọc nên đối chiếu bản hợp nhất mới nhất trước khi áp dụng.
Nguồn tham khảo: Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024, Công báo số 975+976 ngày 23/8/2024, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025, hiệu lực 21/7/2025; Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 và Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, hiệu lực 01/7/2025; Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư; Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15 ngày 16/6/2025; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (đã hết hiệu lực, dẫn để đối chiếu phần chuyển tiếp). Cập nhật 08/2026.
Bài liên quan: Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Lạng Sơn · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Thái Nguyên · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Tuyên Quang · Chứng chỉ Nhân viên y tế cơ sở giáo dục · Chứng chỉ Bảo mẫu · Trung cấp Kế toán doanh nghiệp
