Từ ngày 01/7/2025, nghề lưu trữ ở Hà Nội cũng như cả nước bước sang một khung pháp lý khác. Luật Lưu trữ năm 2011 hết hiệu lực, Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 thay vào, kèm Nghị định 113/2025/NĐ-CP và hai thông tư của Bộ Nội vụ. Nơi tập trung nhiều cơ quan sinh ra tài liệu nhất cả nước cũng là nơi phân biệt tấm chứng chỉ khóa học với Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị soi kỹ nhất. Bài này viết theo đúng bộ văn bản đang có hiệu lực.
Thông tin nhanh
| Địa bàn bài này phục vụ | Hà Nội. Sau sắp xếp có 126 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 51 phường và 75 xã |
| Tên gọi thường gặp | Chứng chỉ văn thư lưu trữ, tên đầy đủ là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ |
| Hình thức tổ chức | Học tập trung hoặc học kết hợp, tùy đợt |
| Thời lượng khóa học | Theo chương trình của cơ sở đào tạo, có kiểm tra đánh giá cuối khóa |
| Giấy nhận được sau khóa | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ sở đào tạo cấp |
| Văn bản chi phối nghề | Nghị định 30/2020/NĐ-CP cho công tác văn thư và Luật Lưu trữ 33/2024/QH15 cho công tác lưu trữ |
| Không phải là giấy gì | Không phải Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo Điều 56 Luật Lưu trữ |
| Chứng chỉ hành nghề lưu trữ | Do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp, điều kiện là bằng tốt nghiệp chứ không phải chứng chỉ |
| Lệ phí nhà nước liên quan | Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ 300.000 đồng, cấp lại 200.000 đồng theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC |
| Học phí và khai giảng | Gọi 083.906.1718 để nhận bảng của đợt gần nhất |
Hà Nội và hai loại giấy hay bị gọi chung một tên
Nhịp công việc ở Hà Nội tạo ra nhu cầu gì
Ở Hà Nội, cụm từ chứng chỉ văn thư lưu trữ được dùng cho ít nhất hai thứ khác hẳn nhau: giấy chứng nhận hoàn thành một khóa bồi dưỡng nghiệp vụ, và Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp. Người tuyển dụng ở đây phân biệt được hai thứ đó, nên người đi học cũng nên phân biệt trước khi đóng tiền.
Ba điều về địa bàn nên biết trước khi chọn nghề
Thành phố sau sắp xếp có 126 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 51 phường và 75 xã, mỗi đơn vị là một nơi sinh ra hồ sơ và một nơi phải lập hồ sơ theo quy định.
Mật độ cơ quan trung ương, đơn vị sự nghiệp, tập đoàn và ngân hàng đóng trụ sở thuộc loại dày nhất nước, kéo theo cả một thị trường dịch vụ số hóa và chỉnh lý tài liệu. Đây cũng là nơi có nhiều cơ sở đào tạo ngành lưu trữ nhất, nên tỷ lệ người dự tuyển đã có bằng đúng ngành cao hơn hẳn các địa bàn khác.
Một lưu ý riêng của Hà Nội
Một tờ giấy chứng nhận tham dự lớp bồi dưỡng vài buổi không phải là chứng chỉ của một chương trình đào tạo có kiểm tra đánh giá, và càng không phải là Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Ở Hà Nội, nhầm chỗ này là mất thời gian phỏng vấn.
Khóa này hợp với ai tại Hà Nội
Ba nhóm hay gặp: người kiêm nhiệm văn thư ở cơ quan, người làm hành chính trong doanh nghiệp, và người có bằng ngành khác muốn chuyển sang công việc quản lý hồ sơ, tài liệu.
Chỗ cần người rõ nhất tại đây là cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp và khối doanh nghiệp lớn ở nội đô.
Những văn bản người làm nghề phải đọc trước
Phần chi tiết nằm ở nghị định
Phần chi tiết của Luật nằm ở Nghị định 113/2025/NĐ-CP, hiệu lực 21/7/2025. Đây là văn bản trả lời các câu hỏi rất cụ thể, chẳng hạn kho lưu trữ cần gì và tổ chức muốn kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải đáp ứng điều kiện nào.
Hồ sơ xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ có một thành phần rất cụ thể: danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ, làm theo mẫu ban hành kèm Nghị định.
Phần thủ tục nằm ở thông tư
Bộ Nội vụ ban hành liền hai thông tư trong tháng 5/2025: Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số, và Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ. Cả hai cùng hiệu lực từ 01/7/2025.
Hai thông tư này dẫn chiếu lẫn nhau, nên đọc một cái mà bỏ cái kia thì dễ hiểu thiếu.
Công tác văn thư có văn bản riêng
Nửa còn lại của nghề, tức công tác văn thư, vẫn theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020. Nghị định này quy định về soạn thảo và ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật.
Điểm mà nghị định này thêm so với văn bản cũ là phần thiết bị lưu khóa bí mật, tức phần ký số trên văn bản điện tử.
Chỗ luật chạm tới thực tế ở Hà Nội
Không phải điều khoản nào cũng có sức nặng như nhau với mọi người. Với hoàn cảnh của địa bàn này, điều đáng đọc trước nằm ngay bên dưới.
Khoản 1 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15. Luật viết rõ Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp cho cá nhân có đủ trình độ chuyên môn và các điều kiện theo quy định của pháp luật để thực hiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Nghĩa là tấm chứng chỉ ấy gắn với việc kinh doanh dịch vụ, không phải giấy thông hành để ngồi vào bàn văn thư của một cơ quan.
Phân biệt hai loại giấy trước khi đóng tiền
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ dùng để làm gì
Khoản 1 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 viết: Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp cho cá nhân có đủ trình độ chuyên môn và các điều kiện theo quy định của pháp luật để thực hiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Nó gắn với việc kinh doanh dịch vụ, không gắn với việc ngồi làm văn thư trong một cơ quan.
Người được cấp không được cho người khác thuê, mượn hay sử dụng chứng chỉ của mình để hành nghề. Đó là nghĩa vụ ghi tại điểm c khoản 2 Điều 56.
Cửa vào của chứng chỉ hành nghề là bằng cấp
Cửa vào không phải là một khóa học ngắn mà là một tấm bằng. Luật ghi bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên, kèm kỳ kiểm tra nghiệp vụ; riêng người có bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ chỉ cần là công dân Việt Nam và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
Bốn nhóm ngành được liệt kê thêm không phải chọn ngẫu nhiên: chúng khớp với các nhóm dịch vụ số hóa, khử trùng, khử axit mà luật cho phép kinh doanh.
Kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ gồm những gì
Kỳ kiểm tra do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức, thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng và cổng thông tin điện tử của Cục. Kết quả cũng công bố ở đó, và thời hạn nhận đơn phúc khảo là không quá 05 ngày làm việc.
Sau khi có quyết định công nhận kết quả, thời hạn cấp chứng chỉ là 15 ngày.
| Tiêu chí | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ | Chứng chỉ hành nghề lưu trữ |
|---|---|---|
| Có bị thu hồi không | Theo quy chế của cơ sở đào tạo | Có, theo khoản 6 Điều 56 Luật Lưu trữ và Điều 36 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Cho người khác mượn được không | Không đặt ra vì đây là giấy xác nhận quá trình học | Bị cấm, theo điểm c khoản 2 Điều 56 Luật Lưu trữ |
| Cấp theo nhóm việc hay cấp chung | Cấp chung cho cả chương trình đã học | Cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký, theo Điều 33 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Ai cấp | Cơ sở đào tạo | Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Điều kiện để có | Ghi danh và hoàn thành chương trình bồi dưỡng, đạt bài kiểm tra cuối khóa | Bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ |
| Dùng để làm gì | Chứng minh đã được đào tạo nghiệp vụ, dùng trong hồ sơ dự tuyển và hồ sơ nhân sự | Điều kiện để kinh doanh dịch vụ lưu trữ theo Điều 53 Luật Lưu trữ |
Công tác văn thư và công tác lưu trữ khác nhau chỗ nào
Phần văn thư làm những việc gì
Nghị định 30/2020/NĐ-CP gói công tác văn thư vào bốn nhóm việc: soạn thảo và ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
Ký số trên văn bản điện tử đã là chuyện thường ngày, nên phần thiết bị lưu khóa bí mật trong nghị định càng đáng đọc.
Vì sao hai phần việc được dạy chung một khóa
Ở phần lớn cơ quan và doanh nghiệp, một người làm cả hai phần việc. Người nhận văn bản đến cũng là người lập hồ sơ, và cũng là người mang hồ sơ xuống kho. Vì thế chương trình bồi dưỡng thường dạy liền mạch từ khâu đầu tới khâu cuối.
Người tuyển dụng thường hỏi đúng chỗ ranh giới: hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan khi nào và ai chịu trách nhiệm lập.
Con dấu, danh mục hồ sơ và trách nhiệm
Trách nhiệm lập hồ sơ thuộc về người được giao giải quyết công việc, còn người làm văn thư có trách nhiệm hướng dẫn và đôn đốc. Ranh giới ấy nên được nói rõ ngay từ đầu.
Người mới thường ngại hỏi phần này, rồi vài tháng sau mới thấy hậu quả.
Nội dung một khóa bồi dưỡng nghiệp vụ
Phần nghiệp vụ văn thư
Phần này đi theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP: thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, quy trình soạn thảo và ký ban hành, quản lý văn bản đến và văn bản đi, lập danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc, quản lý và sử dụng con dấu.
Phần thể thức nghe khô nhưng lại là phần bị soi nhiều nhất khi văn bản đi ra ngoài cơ quan.
Nhóm bài về lưu trữ số và số hóa
Số hóa tài liệu là một trong năm nhóm hoạt động dịch vụ lưu trữ mà luật liệt kê, nên phần này vừa là nghiệp vụ vừa là hướng nghề.
Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là việc đang có nhu cầu thật, vì nhiều nơi đã số hóa nhưng dữ liệu không dùng chung được.
Học xong thì làm được gì
Chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ thường kết thúc bằng bài kiểm tra đánh giá. Người đạt yêu cầu được cơ sở đào tạo cấp chứng chỉ theo quy định của pháp luật về giáo dục.
Trước khi ghi danh nên hỏi rõ: cơ sở nào đứng tên cấp chứng chỉ, chương trình bao nhiêu giờ, có kiểm tra cuối khóa hay không.
Chỗ tuyển người làm văn thư, lưu trữ tại Hà Nội
Kênh chính: cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp và khối doanh nghiệp lớn ở nội đô
Bộ phận văn thư của cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập, tuyển theo kỳ tuyển dụng công chức, viên chức.
Nhóm này thường yêu cầu ứng viên biết việc ngay từ tuần đầu.
Kênh thứ hai
Phòng hành chính tổng hợp của doanh nghiệp lớn và văn phòng đại diện, tuyển hợp đồng quanh năm.
Hồ sơ dự tuyển ở nhóm này hay hỏi tới phần nghiệp vụ đã được đào tạo.
Kênh thứ ba
Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ số hóa, chỉnh lý và tư vấn nghiệp vụ lưu trữ, nhóm cần người biết việc ngay từ tuần đầu.
Nhóm này tuyển theo nhu cầu phát sinh, không theo mùa cố định.
Vì sao giai đoạn này nghề lưu trữ có nhiều việc
Hạn năm năm áp cho cơ quan thuộc nguồn nộp lưu
Khoản 6 cùng điều còn chốt thêm một mốc: hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn hình thành trước ngày 01/7/2025 phải nộp vào lưu trữ lịch sử không quá ngày 01 tháng 7 năm 2030.
Mốc này áp cho cơ quan, tổ chức, không áp cho cá nhân, nhưng người làm nghề là người trực tiếp gánh phần việc.
Mốc mười năm cho tài liệu cấp xã
Khối tài liệu lớn nhất không nằm ở tỉnh mà nằm ở xã. Luật cho mười năm để chỉnh lý và nộp lưu phần tài liệu vĩnh viễn ấy, tính từ ngày 01/7/2025.
Nhân số đơn vị với số năm hoạt động của mỗi đơn vị thì ra quy mô công việc, và đó là con số rất lớn.
Sắp xếp bộ máy và khối hồ sơ ở lại
Với tài liệu số, thông tư yêu cầu xác định phạm vi tài liệu của từng cơ quan theo tài khoản hoặc theo mã định danh, trích xuất rồi bàn giao cho lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, trong khi hệ thống cũ vẫn phải vận hành cho tới khi chuyển xong.
Đây là phần việc có thời hạn, có địa chỉ và có người chịu trách nhiệm, nên nó tạo ra nhu cầu nhân lực rất cụ thể.
Hồ sơ ghi danh, hình thức học và học phí
Hồ sơ ghi danh gồm gì
Bộ hồ sơ cơ bản: phiếu đăng ký, giấy tờ tùy thân, bản sao bằng tốt nghiệp và ảnh. Người đang đi làm thường được nhận hồ sơ theo bản chụp trước, nộp bản giấy sau.
Nên hỏi rõ cơ sở nào đứng tên cấp chứng chỉ ngay khi nộp hồ sơ, đừng để tới lúc nhận giấy mới hỏi.
Học kiểu gì để không phải nghỉ việc
Phần lớn học viên của khóa này là người đang đi làm, nên lớp thường xếp ngoài giờ hành chính hoặc theo đợt tập trung ngắn, có phần thực hành trên hồ sơ mẫu.
Số buổi và cách bố trí lịch khác nhau giữa các đợt, nên thông tin chính xác nhất là thông tin của đợt đang mở.
Hỏi học phí ở đâu
Mức học phí phụ thuộc chương trình và hình thức lớp của từng đợt. Gọi 083.906.1718 để lấy thông tin chính xác thay vì tham khảo con số cũ trên mạng.
Một khoản khác cần phân biệt: lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là 300.000 đồng theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC. Khoản đó nộp cho Nhà nước và không liên quan tới học phí khóa bồi dưỡng.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có phải nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước không?
Doanh nghiệp nói chung không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước, trừ trường hợp pháp luật quy định khác. Nhưng doanh nghiệp vẫn phải giữ hồ sơ theo thời hạn mà pháp luật chuyên ngành quy định, và khi tổ chức lại thì áp dụng Điều 41 Thông tư 06/2025/TT-BNV.
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có giá trị ở tỉnh khác không?
Có. Điểm a khoản 2 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ghi rõ cá nhân được cấp chứng chỉ được hành nghề trên phạm vi toàn quốc theo quy định của pháp luật. Kèm theo đó là nghĩa vụ không cho người khác thuê, mượn hay sử dụng chứng chỉ để hành nghề.
Tài liệu mang tên đơn vị hành chính cũ có còn giá trị không?
Còn nguyên. Việc sắp xếp đơn vị hành chính không làm thay đổi nội dung và giá trị pháp lý của tài liệu. Thông tư 06/2025/TT-BNV chỉ quy định tài liệu được bàn giao cho cơ quan hình thành sau sáp nhập quản lý, và tài liệu vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử.
Lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là bao nhiêu?
Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 quy định cấp là 300.000 đồng một chứng chỉ và cấp lại là 200.000 đồng một chứng chỉ. Trường hợp cấp lại do lỗi của cơ quan nhà nước hoặc do thay đổi địa giới đơn vị hành chính thì không phải nộp lệ phí cấp lại.
Học chứng chỉ văn thư lưu trữ tại Hà Nội xong có được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ không?
Không. Đây là hai loại giấy khác nhau. Chứng chỉ sau khóa học là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ sở đào tạo cấp. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV, và điều kiện tại khoản 3 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 là bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kỳ kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ.
Không có bằng ngành lưu trữ thì học khóa này có ích gì?
Có. Tấm chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ dùng để chứng minh người học đã được đào tạo về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nghiệp vụ lưu trữ cơ quan. Đây là phần hồ sơ mà người có bằng ngoài ngành thường được yêu cầu bổ sung khi làm công tác văn thư. Nó không thay được văn bằng khi xin Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Ai bắt buộc phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
Theo khoản 3 và khoản 5 Điều 53 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, đó là cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ, và cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Người làm văn thư, lưu trữ trong nội bộ một cơ quan hay doanh nghiệp thì không thuộc diện bắt buộc này.
Đăng ký tư vấn
Cần biết đợt gần nhất mở khi nào và học ở đâu, gọi 083.906.1718 hoặc nhắn Zalo 0909.674.234. Nói rõ bạn đang ở Hà Nội và đang làm công việc gì, bộ phận tư vấn sẽ nói thẳng khóa này có hợp với bạn hay không.
Về tác giả: Bài viết được biên soạn bởi bộ phận tư vấn tuyển sinh CITC, đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật. Thông tin pháp lý dẫn theo bản gốc; người đọc nên đối chiếu bản hợp nhất mới nhất trước khi áp dụng.
Nguồn tham khảo: Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024, Công báo số 975+976 ngày 23/8/2024, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025, hiệu lực 21/7/2025; Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 và Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, hiệu lực 01/7/2025; Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư; Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15 ngày 16/6/2025; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (đã hết hiệu lực, dẫn để đối chiếu phần chuyển tiếp). Cập nhật 08/2026.
Bài liên quan: Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Bắc Ninh · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Hưng Yên · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Ninh Bình · Danh mục khóa chứng chỉ · Chứng chỉ Nghiệp vụ Sư phạm sơ cấp · Chứng chỉ Nhân viên y tế cơ sở giáo dục
