Từ ngày 01/7/2025, nghề lưu trữ ở Phú Thọ cũng như cả nước bước sang một khung pháp lý khác. Luật Lưu trữ năm 2011 hết hiệu lực, Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 thay vào, kèm Nghị định 113/2025/NĐ-CP và hai thông tư của Bộ Nội vụ. Tỉnh hợp nhất từ ba đơn vị cũ với số xã đứng thứ hai miền Bắc thì bài toán lớn nhất là thống kê xem đang có bao nhiêu mét giá tài liệu. Bài này viết theo đúng bộ văn bản đang có hiệu lực.
Thông tin nhanh
| Địa bàn bài này phục vụ | Phú Thọ, gồm Hòa Bình và Vĩnh Phúc cũ. Sau sắp xếp có 148 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 15 phường và 133 xã |
| Tên gọi thường gặp | Chứng chỉ nghiệp vụ văn thư và lưu trữ |
| Thời lượng khóa học | Trọn một chương trình bồi dưỡng, có kiểm tra đánh giá |
| Hình thức tổ chức | Lớp tập trung, hoặc lớp kết hợp cho người đang đi làm |
| Ai học được | Người cần làm được việc lập hồ sơ, quản lý văn bản và nộp lưu tài liệu |
| Giấy nhận được sau khóa | Chứng chỉ do cơ sở đào tạo cấp theo pháp luật về giáo dục |
| Không phải là giấy gì | Không phải giấy phép để kinh doanh dịch vụ lưu trữ |
| Văn bản chi phối nghề | Bộ ba Luật Lưu trữ 33/2024/QH15, Thông tư 06/2025/TT-BNV và Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
| Chứng chỉ hành nghề lưu trữ | Cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề |
| Học phí và khai giảng | Gọi 083.906.1718 để nhận bảng của đợt gần nhất |
Trước khi chỉnh lý phải biết đang có bao nhiêu
Nhịp công việc ở Phú Thọ tạo ra nhu cầu gì
Không ai chỉnh lý được một khối tài liệu chưa từng được thống kê. Bước đầu tiên của cả dây chuyền nghiệp vụ là lập danh mục, đếm và mô tả. Ở một tỉnh vừa gộp ba bộ máy cũ và có tới 148 đơn vị hành chính cấp xã, bước đầu tiên ấy đã là một khối lượng công việc đáng kể.
Ba điều về địa bàn nên biết trước khi chọn nghề
Tỉnh sau sắp xếp có 148 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 15 phường và 133 xã, chỉ đứng sau Thanh Hóa trong khu vực.
Địa bàn hợp nhất từ ba tỉnh cũ là Phú Thọ, Vĩnh Phúc và Hòa Bình, trong đó Vĩnh Phúc cũ mang theo khối hồ sơ của một vùng công nghiệp lắp ráp lâu năm. Khu di tích lịch sử Đền Hùng và hệ thống di tích kéo theo nhóm tài liệu quản lý văn hóa thuộc diện lưu vĩnh viễn.
Một lưu ý riêng của Phú Thọ
Người mới vào nghề thường nghĩ chỉnh lý là sắp xếp cho gọn. Thực tế chỉnh lý gắn liền với xác định giá trị tài liệu, tức quyết định cái nào giữ vĩnh viễn, cái nào giữ có thời hạn. Quyết định sai ở bước này thì không sửa lại được.
Ai ở Phú Thọ nên học khóa này
Người học đông nhất vẫn là người đã ngồi vào bàn văn thư rồi mới đi tìm khóa học. Kế đó là người làm hành chính nhân sự trong doanh nghiệp, nơi một người thường giữ cả hợp đồng, hồ sơ lao động lẫn công văn đi đến.
Chỗ cần người rõ nhất tại đây là cơ quan hành chính của tỉnh hợp nhất và khối doanh nghiệp lắp ráp.
Những văn bản người làm nghề phải đọc trước
Phần chi tiết nằm ở nghị định
Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, gồm 8 chương và 45 điều, hiệu lực từ ngày 21/7/2025. Nghị định phủ từ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ giấy, kho lưu trữ số cho tới điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.
Điều 36 và Điều 37 của Nghị định đặt cùng một yêu cầu cho hai loại hạ tầng: mỗi địa điểm lắp đặt phải có tối thiểu một nhân sự phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ có chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Phần thủ tục nằm ở thông tư
Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, hiệu lực từ 01/7/2025. Trong sáu nhóm nội dung của thông tư, nhóm thứ sáu là kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ và việc cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Thông tư 05/2025 là văn bản mà người nhận việc số hóa phải đọc trước khi ký hợp đồng, vì nó đặt chuẩn cho nghiệp vụ tài liệu số.
Nghị định 30/2020 chưa bị thay
Người học hay quên rằng hai chữ văn thư và hai chữ lưu trữ nằm ở hai văn bản khác nhau. Văn thư theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, lưu trữ theo Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15.
Doanh nghiệp tư nhân không bắt buộc theo nghị định này, nhưng phần lớn vẫn dựng quy trình nội bộ theo đúng khung của nó cho tiện.
Chỗ luật chạm tới thực tế ở Phú Thọ
Không phải điều khoản nào cũng có sức nặng như nhau với mọi người. Với hoàn cảnh của địa bàn này, điều đáng đọc trước nằm ngay bên dưới.
Khoản 2 Điều 14 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào nội dung tài liệu, vị trí của cơ quan có tài liệu, ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành, mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ, hình thức và tình trạng vật lý của tài liệu. Luật cũng chốt một câu quan trọng: thời hạn lưu trữ do người xác định đặt ra không được thấp hơn thời hạn do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Hai tấm giấy mang tên gần giống nhau
Giá trị thật của chứng chỉ khóa học
Chứng chỉ văn thư lưu trữ mà các trung tâm tuyển sinh là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ, do cơ sở đào tạo cấp cho người hoàn thành chương trình. Nó chứng minh người học đã được đào tạo về quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu và bảo quản tài liệu.
Phần lớn người học tìm tới khóa này vì đã ngồi vào công việc rồi mới thấy thiếu nghiệp vụ, và đó là lý do hợp lý.
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là loại giấy khác hẳn
Khoản 1 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 viết: Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp cho cá nhân có đủ trình độ chuyên môn và các điều kiện theo quy định của pháp luật để thực hiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Nó gắn với việc kinh doanh dịch vụ, không gắn với việc ngồi làm văn thư trong một cơ quan.
Người được cấp không được cho người khác thuê, mượn hay sử dụng chứng chỉ của mình để hành nghề. Đó là nghĩa vụ ghi tại điểm c khoản 2 Điều 56.
Kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ gồm những gì
Điều 34 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định nội dung kiểm tra gồm kiến thức pháp luật về lưu trữ, tiêu chuẩn và nghiệp vụ về hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề, cùng các quy định pháp luật khác có liên quan. Hình thức kiểm tra gồm viết, trắc nghiệm và thực hành.
Ba hình thức viết, trắc nghiệm và thực hành cho thấy kỳ kiểm tra không chỉ hỏi lý thuyết.
| Tiêu chí | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ | Chứng chỉ hành nghề lưu trữ |
|---|---|---|
| Ai cấp | Cơ sở đào tạo | Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Điều kiện để có | Ghi danh và hoàn thành chương trình bồi dưỡng, đạt bài kiểm tra cuối khóa | Bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ |
| Dùng để làm gì | Chứng minh đã được đào tạo nghiệp vụ, dùng trong hồ sơ dự tuyển và hồ sơ nhân sự | Điều kiện để kinh doanh dịch vụ lưu trữ theo Điều 53 Luật Lưu trữ |
| Phạm vi | Theo yêu cầu của nơi sử dụng lao động | Hành nghề trên phạm vi toàn quốc, theo điểm a khoản 2 Điều 56 |
| Chi phí phải nộp cho Nhà nước | Không có | Lệ phí 300.000 đồng khi cấp, 200.000 đồng khi cấp lại, theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC |
| Có bị thu hồi không | Theo quy chế của cơ sở đào tạo | Có, theo khoản 6 Điều 56 Luật Lưu trữ và Điều 36 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
Ranh giới giữa văn thư và lưu trữ
Phần lưu trữ bắt đầu từ đâu
Lưu trữ bắt đầu ở chỗ văn thư kết thúc. Ranh giới là khâu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, và ranh giới ấy được cả hai văn bản cùng nhắc tới.
Xác định giá trị tài liệu là khâu quan trọng nhất và cũng khó nhất, vì nó quyết định tài liệu nào giữ vĩnh viễn và tài liệu nào chỉ giữ có thời hạn.
Một người thường phải làm cả hai
Ở phần lớn cơ quan và doanh nghiệp, một người làm cả hai phần việc. Người nhận văn bản đến cũng là người lập hồ sơ, và cũng là người mang hồ sơ xuống kho. Vì thế chương trình bồi dưỡng thường dạy liền mạch từ khâu đầu tới khâu cuối.
Điều đáng nhớ là hai phần việc ấy chịu hai hệ thống quy định khác nhau. Khi trả lời phỏng vấn, nhầm chỗ này là mất điểm ngay.
Hai thứ hay bị hỏi khi nhận việc
Khi nhận bàn giao công việc, hai thứ cần biên bản là con dấu và khối hồ sơ đang giữ. Thiếu biên bản thì người mới gánh phần của người cũ mà không biết mình đang gánh gì.
Người mới thường ngại hỏi phần này, rồi vài tháng sau mới thấy hậu quả.
Học viên được làm quen với việc gì
Nhóm bài về hồ sơ và kho tài liệu
Phần này bám Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15: xác định giá trị tài liệu, thời hạn lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, thống kê, bảo quản, thu nộp vào lưu trữ lịch sử và phục vụ sử dụng tài liệu.
Người học nên hỏi trước xem chương trình có phần lập mục lục hồ sơ hay không, vì đó là kỹ năng được dùng ngay.
Phần tài liệu số
Số hóa tài liệu là một trong năm nhóm hoạt động dịch vụ lưu trữ mà luật liệt kê, nên phần này vừa là nghiệp vụ vừa là hướng nghề.
Với người có nền công nghệ thông tin, đây là phần dễ nhất và cũng là phần mở ra hướng đi riêng.
Phần thực hành và kiểm tra cuối khóa
Phần thực hành thường xoay quanh ba việc: lập một danh mục hồ sơ, lập một hồ sơ công việc hoàn chỉnh, và chỉnh lý một khối tài liệu mẫu.
Ba câu hỏi ấy lọc được phần lớn các lớp học chỉ để lấy giấy.
Chỗ tuyển người làm văn thư, lưu trữ tại Phú Thọ
Kênh chính: cơ quan hành chính của tỉnh hợp nhất và khối doanh nghiệp lắp ráp
Bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh sau hợp nhất.
Chỗ này chuộng người đã cầm hồ sơ thật, không chỉ học lý thuyết.
Kênh thứ hai
Doanh nghiệp lắp ráp và công nghiệp phụ trợ ở vùng Vĩnh Phúc cũ.
Người tuyển ở đây thường hỏi về cách lập danh mục hồ sơ.
Kênh thứ ba
Đơn vị nhận việc thống kê, lập danh mục và số hóa tài liệu theo hợp đồng.
Nhóm này cần người làm được cả phần giấy lẫn phần trên máy.
Đồng hồ 05 năm và 10 năm của Điều 65
Hạn năm năm áp cho cơ quan thuộc nguồn nộp lưu
Khoản 6 cùng điều còn chốt thêm một mốc: hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn hình thành trước ngày 01/7/2025 phải nộp vào lưu trữ lịch sử không quá ngày 01 tháng 7 năm 2030.
Mốc này áp cho cơ quan, tổ chức, không áp cho cá nhân, nhưng người làm nghề là người trực tiếp gánh phần việc.
Tài liệu của bộ máy đã kết thúc hoạt động
Với tài liệu số, thông tư yêu cầu xác định phạm vi tài liệu của từng cơ quan theo tài khoản hoặc theo mã định danh, trích xuất rồi bàn giao cho lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, trong khi hệ thống cũ vẫn phải vận hành cho tới khi chuyển xong.
Nguyên tắc xuyên suốt là không phân tán phông lưu trữ và đóng phông kể từ ngày cơ quan kết thúc hoạt động.
Phần việc chuyển tiếp giao cho ai
Khoản 5 Điều 65 cũng cho Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đã cấp theo Luật Lưu trữ năm 2011 được tiếp tục sử dụng đến khi hết thời hạn ghi trên chứng chỉ.
Điều đáng nhớ là cá nhân độc lập chỉ được kinh doanh ba nhóm dịch vụ, gồm số hóa, tu bổ và tư vấn nghiệp vụ, chứ không được kinh doanh hạ tầng kho.
Hồ sơ ghi danh, hình thức học và học phí
Giấy tờ cần chuẩn bị
Hồ sơ ghi danh thường gồm phiếu đăng ký theo mẫu, bản sao giấy tờ tùy thân và bản sao văn bằng cao nhất. Một số đợt có thêm ảnh chân dung để làm chứng chỉ.
Bản sao văn bằng dùng để xếp lớp cho phù hợp, vì người có nền hành chính và người mới hoàn toàn học với nhịp khác nhau.
Học kiểu gì để không phải nghỉ việc
Với người ở địa bàn xa trung tâm đào tạo, hình thức tổ chức lớp là yếu tố quyết định có theo được hết khóa hay không, nên hỏi kỹ ngay từ đầu.
Số buổi và cách bố trí lịch khác nhau giữa các đợt, nên thông tin chính xác nhất là thông tin của đợt đang mở.
Chi phí và lịch mở lớp
Mức học phí phụ thuộc chương trình và hình thức lớp của từng đợt. Gọi 083.906.1718 để lấy thông tin chính xác thay vì tham khảo con số cũ trên mạng.
Người có ý định đi tiếp tới Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nên tính luôn khoản lệ phí 300.000 đồng theo Thông tư 15/2025/TT-BTC vào kế hoạch của mình.
Câu hỏi thường gặp
Tài liệu mang tên đơn vị hành chính cũ có còn giá trị không?
Còn nguyên. Việc sắp xếp đơn vị hành chính không làm thay đổi nội dung và giá trị pháp lý của tài liệu. Thông tư 06/2025/TT-BNV chỉ quy định tài liệu được bàn giao cho cơ quan hình thành sau sáp nhập quản lý, và tài liệu vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử.
Lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là bao nhiêu?
Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 quy định cấp là 300.000 đồng một chứng chỉ và cấp lại là 200.000 đồng một chứng chỉ. Trường hợp cấp lại do lỗi của cơ quan nhà nước hoặc do thay đổi địa giới đơn vị hành chính thì không phải nộp lệ phí cấp lại.
Học chứng chỉ văn thư lưu trữ tại Phú Thọ xong có được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ không?
Không. Đây là hai loại giấy khác nhau. Chứng chỉ sau khóa học là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ sở đào tạo cấp. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV, và điều kiện tại khoản 3 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 là bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kỳ kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ.
Không có bằng ngành lưu trữ thì học khóa này có ích gì?
Có. Tấm chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ dùng để chứng minh người học đã được đào tạo về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nghiệp vụ lưu trữ cơ quan. Đây là phần hồ sơ mà người có bằng ngoài ngành thường được yêu cầu bổ sung khi làm công tác văn thư. Nó không thay được văn bằng khi xin Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Ai bắt buộc phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
Theo khoản 3 và khoản 5 Điều 53 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, đó là cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ, và cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Người làm văn thư, lưu trữ trong nội bộ một cơ quan hay doanh nghiệp thì không thuộc diện bắt buộc này.
Bằng ngành nào được coi là phù hợp để xin Chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
Điểm c khoản 1 Điều 32 Thông tư 06/2025/TT-BNV liệt kê bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên ngành lưu trữ, hoặc bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên thuộc bốn nhóm ngành: máy tính và công nghệ thông tin, toán học, sinh học, hóa học. Danh sách chỉ có bấy nhiêu.
Kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ thi những gì?
Điều 34 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định nội dung gồm kiến thức pháp luật về lưu trữ, tiêu chuẩn và nghiệp vụ về hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề, cùng các quy định pháp luật khác có liên quan. Hình thức gồm viết, trắc nghiệm và thực hành. Kỳ kiểm tra do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức và thông báo trên cổng thông tin điện tử của Cục.
Đăng ký tư vấn
Muốn hỏi cho rõ trước khi ghi danh, gọi 083.906.1718 hoặc nhắn Zalo 0909.674.234. Người ở Phú Thọ thường hỏi ba việc: cơ sở nào cấp chứng chỉ, chương trình gồm những gì, và lớp học vào lúc nào.
Về tác giả: Bài viết được biên soạn bởi bộ phận tư vấn tuyển sinh CITC, đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật. Thông tin pháp lý dẫn theo bản gốc; người đọc nên đối chiếu bản hợp nhất mới nhất trước khi áp dụng.
Nguồn tham khảo: Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024, Công báo số 975+976 ngày 23/8/2024, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025, hiệu lực 21/7/2025; Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 và Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, hiệu lực 01/7/2025; Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư; Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15 ngày 16/6/2025; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (đã hết hiệu lực, dẫn để đối chiếu phần chuyển tiếp). Cập nhật 08/2026.
Bài liên quan: Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Hà Nội · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Thái Nguyên · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Tuyên Quang · Chứng chỉ Bảo mẫu · Trung cấp Kế toán doanh nghiệp · Trung cấp Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ
