Ở Quảng Ninh, cụm từ chứng chỉ văn thư lưu trữ được dùng cho hai thứ khác nhau. Một là giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghiệp vụ. Hai là Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, thứ mà Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 quy định tại Điều 56 và chỉ cấp cho người có bằng tốt nghiệp. Tỉnh có tỷ lệ phường cao nhất khu vực và hai đặc khu thì bản đồ hành chính mới buộc mọi mẫu văn bản phải sửa lại. Bài này tách bạch hai thứ đó trước, rồi mới nói tới chuyện học ở đâu.
Thông tin nhanh
| Bài viết cho người ở | Quảng Ninh. Sau sắp xếp có 54 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 30 phường, 22 xã và 2 đặc khu |
| Cách gọi trên thị trường | Chứng chỉ nghiệp vụ văn thư và lưu trữ |
| Điều kiện dự học | Người cần làm được việc lập hồ sơ, quản lý văn bản và nộp lưu tài liệu |
| Học trong bao lâu | Trọn một chương trình bồi dưỡng, có kiểm tra đánh giá |
| Kết quả nhận được | Chứng chỉ do cơ sở đào tạo cấp theo pháp luật về giáo dục |
| Điều dễ bị nhầm | Không phải giấy phép để kinh doanh dịch vụ lưu trữ |
| Tấm chứng chỉ do Nhà nước cấp | Cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề |
| Mức lệ phí theo quy định | Theo Thông tư 15/2025/TT-BTC, hiệu lực từ 01/7/2025 |
| Cơ sở pháp lý của nghề | Bộ ba Luật Lưu trữ 33/2024/QH15, Thông tư 06/2025/TT-BNV và Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
| Học phí và lịch khai giảng | Gọi 083.906.1718 để nhận bảng của đợt gần nhất |
Đặc khu, phường và chuyện thể thức văn bản
Nhịp công việc ở Quảng Ninh tạo ra nhu cầu gì
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là phần cứng nhất của nghề văn thư, và nó gắn với tên gọi đơn vị hành chính. Khi bản đồ hành chính đổi, mọi mẫu văn bản, mọi con dấu, mọi dòng nơi nhận đều phải rà lại. Ở tỉnh có cả phường, xã lẫn đặc khu, việc rà ấy không đơn giản là thay một cái tên.
Ba điều về địa bàn nên biết trước khi chọn nghề
Tỉnh sau sắp xếp có 54 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 30 phường, 22 xã và 2 đặc khu, tỷ lệ phường cao nhất khu vực.
Ngành than để lại khối hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ địa chất và hồ sơ an toàn lao động phải lưu rất dài. Hệ thống khách sạn, tàu du lịch và cửa khẩu tạo ra nhóm hồ sơ giấy phép, hợp đồng và hồ sơ lao động luân chuyển nhanh.
Một lưu ý riêng của Quảng Ninh
Thể thức văn bản của cơ quan nhà nước theo Nghị định 30/2020 khác với mẫu văn bản nội bộ của doanh nghiệp. Đừng bê nguyên mẫu của bên này sang bên kia, nhất là phần ghi tên cơ quan ban hành.
Ai ở Quảng Ninh nên học khóa này
Nhóm rõ nhất là người đang được giao làm văn thư mà chưa học đúng ngành: nhân viên hành chính văn phòng, kế toán kiêm văn thư, giáo viên kiêm công tác hồ sơ. Nhóm thứ hai là người chuẩn bị dự tuyển vào vị trí việc làm có yêu cầu nghiệp vụ văn thư.
Kênh dùng nhiều nhất ở đây là doanh nghiệp ngành than, du lịch và khối hành chính đô thị.
Những văn bản người làm nghề phải đọc trước
Nghị định hướng dẫn ban hành ngày 03/6/2025
Phần chi tiết của Luật nằm ở Nghị định 113/2025/NĐ-CP, hiệu lực 21/7/2025. Đây là văn bản trả lời các câu hỏi rất cụ thể, chẳng hạn kho lưu trữ cần gì và tổ chức muốn kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải đáp ứng điều kiện nào.
Hồ sơ xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ có một thành phần rất cụ thể: danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ, làm theo mẫu ban hành kèm Nghị định.
Thông tư 06/2025/TT-BNV và Thông tư 05/2025/TT-BNV
Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, hiệu lực từ 01/7/2025. Trong sáu nhóm nội dung của thông tư, nhóm thứ sáu là kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ và việc cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Hai thông tư này dẫn chiếu lẫn nhau, nên đọc một cái mà bỏ cái kia thì dễ hiểu thiếu.
Nghị định 30/2020 chưa bị thay
Người học hay quên rằng hai chữ văn thư và hai chữ lưu trữ nằm ở hai văn bản khác nhau. Văn thư theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, lưu trữ theo Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15.
Điểm mà nghị định này thêm so với văn bản cũ là phần thiết bị lưu khóa bí mật, tức phần ký số trên văn bản điện tử.
Điều khoản gắn với hoàn cảnh của Quảng Ninh
Phần dưới đây tách riêng một điều khoản vì nó mô tả đúng tình huống đang diễn ra tại chỗ.
Khoản 3 Điều 37 Thông tư 06/2025/TT-BNV. Đối với những công việc chưa giải quyết xong, cơ quan, tổ chức bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức mới thành lập hoặc cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ giải quyết công việc đó. Đây là điều khoản đứng sau mọi vụ hồ sơ đi lạc trong giai đoạn sắp xếp bộ máy.
Phân biệt hai loại giấy trước khi đóng tiền
Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ là gì
Chứng chỉ văn thư lưu trữ mà các trung tâm tuyển sinh là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ, do cơ sở đào tạo cấp cho người hoàn thành chương trình. Nó chứng minh người học đã được đào tạo về quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu và bảo quản tài liệu.
Với người có bằng tốt nghiệp ngoài ngành văn thư mà được giao làm công tác văn thư, đây chính là tấm giấy lấp vào chỗ trống về nghiệp vụ.
Cửa vào của chứng chỉ hành nghề là bằng cấp
Khoản 3 Điều 56 đặt ba điều kiện: là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, và có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ cộng với việc đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức. Ai có bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ thì được miễn phần kiểm tra.
Bốn nhóm ngành được liệt kê thêm không phải chọn ngẫu nhiên: chúng khớp với các nhóm dịch vụ số hóa, khử trùng, khử axit mà luật cho phép kinh doanh.
Kỳ kiểm tra nghiệp vụ diễn ra thế nào
Điều 34 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định nội dung kiểm tra gồm kiến thức pháp luật về lưu trữ, tiêu chuẩn và nghiệp vụ về hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề, cùng các quy định pháp luật khác có liên quan. Hình thức kiểm tra gồm viết, trắc nghiệm và thực hành.
Chứng chỉ được cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký, chứ không phải một tấm dùng chung cho cả năm nhóm.
| Tiêu chí | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ | Chứng chỉ hành nghề lưu trữ |
|---|---|---|
| Dùng để làm gì | Chứng minh đã được đào tạo nghiệp vụ, dùng trong hồ sơ dự tuyển và hồ sơ nhân sự | Điều kiện để kinh doanh dịch vụ lưu trữ theo Điều 53 Luật Lưu trữ |
| Phạm vi | Theo yêu cầu của nơi sử dụng lao động | Hành nghề trên phạm vi toàn quốc, theo điểm a khoản 2 Điều 56 |
| Chi phí phải nộp cho Nhà nước | Không có | Lệ phí 300.000 đồng khi cấp, 200.000 đồng khi cấp lại, theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC |
| Có bị thu hồi không | Theo quy chế của cơ sở đào tạo | Có, theo khoản 6 Điều 56 Luật Lưu trữ và Điều 36 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Cho người khác mượn được không | Không đặt ra vì đây là giấy xác nhận quá trình học | Bị cấm, theo điểm c khoản 2 Điều 56 Luật Lưu trữ |
| Cấp theo nhóm việc hay cấp chung | Cấp chung cho cả chương trình đã học | Cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký, theo Điều 33 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
Công tác văn thư và công tác lưu trữ khác nhau chỗ nào
Công việc của người làm lưu trữ
Người làm lưu trữ nhận hồ sơ đã đóng, xác định thời hạn lưu, chỉnh lý cho đúng phông, thống kê, bảo quản và phục vụ tra cứu. Đây là phần việc dài hơi, tính bằng chục năm.
Hủy tài liệu là việc có hội đồng và có thủ tục, không phải việc dọn kho cho gọn. Thông tư 06/2025 dành cả một chương cho trình tự này.
Học chung có hợp lý không
Ở phần lớn cơ quan và doanh nghiệp, một người làm cả hai phần việc. Người nhận văn bản đến cũng là người lập hồ sơ, và cũng là người mang hồ sơ xuống kho. Vì thế chương trình bồi dưỡng thường dạy liền mạch từ khâu đầu tới khâu cuối.
Biết cả hai phần cũng là cách tự bảo vệ, vì trách nhiệm lập hồ sơ thuộc về người được giao giải quyết công việc chứ không dồn hết cho bàn văn thư.
Con dấu, danh mục hồ sơ và trách nhiệm
Khi nhận bàn giao công việc, hai thứ cần biên bản là con dấu và khối hồ sơ đang giữ. Thiếu biên bản thì người mới gánh phần của người cũ mà không biết mình đang gánh gì.
Người mới thường ngại hỏi phần này, rồi vài tháng sau mới thấy hậu quả.
Nội dung một khóa bồi dưỡng nghiệp vụ
Nhóm bài về quản lý văn bản
Học viên được làm quen với bộ thể thức văn bản hành chính, cách vào sổ và theo dõi văn bản, cách lập danh mục hồ sơ của cơ quan và cách lập một hồ sơ công việc cho đúng.
Lập danh mục hồ sơ là việc làm từ đầu năm, không phải việc chữa cháy cuối năm.
Nhóm bài về lưu trữ số và số hóa
Số hóa tài liệu là một trong năm nhóm hoạt động dịch vụ lưu trữ mà luật liệt kê, nên phần này vừa là nghiệp vụ vừa là hướng nghề.
Với người có nền công nghệ thông tin, đây là phần dễ nhất và cũng là phần mở ra hướng đi riêng.
Phần thực hành và kiểm tra cuối khóa
Kết thúc khóa có kiểm tra đánh giá. Đây là điểm phân biệt một chương trình bồi dưỡng thật với một buổi tập huấn phát giấy chứng nhận tham dự.
Giấy chứng nhận tham dự và chứng chỉ hoàn thành chương trình là hai thứ khác nhau, và người tuyển dụng biết điều đó.
Chỗ tuyển người làm văn thư, lưu trữ tại Quảng Ninh
Kênh chính: doanh nghiệp ngành than, du lịch và khối hành chính đô thị
Phòng hành chính của doanh nghiệp ngành than và đơn vị dịch vụ mỏ.
Nhóm này thường yêu cầu ứng viên biết việc ngay từ tuần đầu.
Kênh thứ hai
Khách sạn, khu nghỉ dưỡng và doanh nghiệp du lịch cần người quản lý hợp đồng, hồ sơ nhân sự.
Hồ sơ dự tuyển ở nhóm này hay hỏi tới phần nghiệp vụ đã được đào tạo.
Kênh thứ ba
Cơ quan, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn, gồm cả các đơn vị mới lập ở đặc khu.
Nhóm này tuyển theo nhu cầu phát sinh, không theo mùa cố định.
Vì sao giai đoạn này nghề lưu trữ có nhiều việc
Mốc 01/7/2030 cho tài liệu chưa chỉnh lý
Luật đặt một hạn cứng: trong 05 năm kể từ ngày 01/7/2025, tài liệu cũ chưa chỉnh lý của cơ quan thuộc nguồn nộp lưu phải được chỉnh lý xong và nộp vào lưu trữ lịch sử.
Mốc này áp cho cơ quan, tổ chức, không áp cho cá nhân, nhưng người làm nghề là người trực tiếp gánh phần việc.
Tài liệu của bộ máy đã kết thúc hoạt động
Từ ngày 01/7/2025, cả nước chuyển sang mô hình chính quyền địa phương hai cấp theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15, và 696 đơn vị hành chính cấp huyện kết thúc hoạt động. Tài liệu của các đầu mối ấy không biến mất theo bộ máy.
Đây là phần việc có thời hạn, có địa chỉ và có người chịu trách nhiệm, nên nó tạo ra nhu cầu nhân lực rất cụ thể.
Tổ chức nào được làm chỉnh lý
Luật giữ lại một cửa cho các đơn vị đã làm dịch vụ chỉnh lý theo quy định cũ, đồng thời mở cửa cho nhóm cung cấp dịch vụ tư vấn nghiệp vụ lưu trữ theo Luật Lưu trữ 2024.
Điều đáng nhớ là cá nhân độc lập chỉ được kinh doanh ba nhóm dịch vụ, gồm số hóa, tu bổ và tư vấn nghiệp vụ, chứ không được kinh doanh hạ tầng kho.
Đăng ký học thế nào
Giấy tờ cần chuẩn bị
Bộ hồ sơ cơ bản: phiếu đăng ký, giấy tờ tùy thân, bản sao bằng tốt nghiệp và ảnh. Người đang đi làm thường được nhận hồ sơ theo bản chụp trước, nộp bản giấy sau.
Bản sao văn bằng dùng để xếp lớp cho phù hợp, vì người có nền hành chính và người mới hoàn toàn học với nhịp khác nhau.
Học kiểu gì để không phải nghỉ việc
Phần lớn học viên của khóa này là người đang đi làm, nên lớp thường xếp ngoài giờ hành chính hoặc theo đợt tập trung ngắn, có phần thực hành trên hồ sơ mẫu.
Số buổi và cách bố trí lịch khác nhau giữa các đợt, nên thông tin chính xác nhất là thông tin của đợt đang mở.
Hỏi học phí ở đâu
Mức học phí phụ thuộc chương trình và hình thức lớp của từng đợt. Gọi 083.906.1718 để lấy thông tin chính xác thay vì tham khảo con số cũ trên mạng.
Người có ý định đi tiếp tới Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nên tính luôn khoản lệ phí 300.000 đồng theo Thông tư 15/2025/TT-BTC vào kế hoạch của mình.
Câu hỏi thường gặp
Kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ thi những gì?
Điều 34 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định nội dung gồm kiến thức pháp luật về lưu trữ, tiêu chuẩn và nghiệp vụ về hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề, cùng các quy định pháp luật khác có liên quan. Hình thức gồm viết, trắc nghiệm và thực hành. Kỳ kiểm tra do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức và thông báo trên cổng thông tin điện tử của Cục.
Người ở Quảng Ninh học xong làm việc được ở đâu?
Vị trí phổ biến nhất là văn thư kiêm lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp trên địa bàn. Ngoài nhóm đó còn có phần việc theo hợp đồng dịch vụ, chẳng hạn chỉnh lý, số hóa và lập mục lục hồ sơ cho các kho tài liệu, phần việc đang có khối lượng lớn do các mốc chuyển tiếp tại Điều 65 Luật Lưu trữ.
Doanh nghiệp có phải nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước không?
Doanh nghiệp nói chung không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước, trừ trường hợp pháp luật quy định khác. Nhưng doanh nghiệp vẫn phải giữ hồ sơ theo thời hạn mà pháp luật chuyên ngành quy định, và khi tổ chức lại thì áp dụng Điều 41 Thông tư 06/2025/TT-BNV.
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có giá trị ở tỉnh khác không?
Có. Điểm a khoản 2 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ghi rõ cá nhân được cấp chứng chỉ được hành nghề trên phạm vi toàn quốc theo quy định của pháp luật. Kèm theo đó là nghĩa vụ không cho người khác thuê, mượn hay sử dụng chứng chỉ để hành nghề.
Tài liệu mang tên đơn vị hành chính cũ có còn giá trị không?
Còn nguyên. Việc sắp xếp đơn vị hành chính không làm thay đổi nội dung và giá trị pháp lý của tài liệu. Thông tư 06/2025/TT-BNV chỉ quy định tài liệu được bàn giao cho cơ quan hình thành sau sáp nhập quản lý, và tài liệu vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử.
Lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là bao nhiêu?
Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 quy định cấp là 300.000 đồng một chứng chỉ và cấp lại là 200.000 đồng một chứng chỉ. Trường hợp cấp lại do lỗi của cơ quan nhà nước hoặc do thay đổi địa giới đơn vị hành chính thì không phải nộp lệ phí cấp lại.
Học chứng chỉ văn thư lưu trữ tại Quảng Ninh xong có được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ không?
Không. Đây là hai loại giấy khác nhau. Chứng chỉ sau khóa học là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ sở đào tạo cấp. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV, và điều kiện tại khoản 3 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 là bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kỳ kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ.
Đăng ký tư vấn
Muốn hỏi cho rõ trước khi ghi danh, gọi 083.906.1718 hoặc nhắn Zalo 0909.674.234. Người ở Quảng Ninh thường hỏi ba việc: cơ sở nào cấp chứng chỉ, chương trình gồm những gì, và lớp học vào lúc nào.
Về tác giả: Bài viết được biên soạn bởi bộ phận tư vấn tuyển sinh CITC, đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật. Thông tin pháp lý dẫn theo bản gốc; người đọc nên đối chiếu bản hợp nhất mới nhất trước khi áp dụng.
Nguồn tham khảo: Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024, Công báo số 975+976 ngày 23/8/2024, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025, hiệu lực 21/7/2025; Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 và Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, hiệu lực 01/7/2025; Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư; Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15 ngày 16/6/2025; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (đã hết hiệu lực, dẫn để đối chiếu phần chuyển tiếp). Cập nhật 08/2026.
Bài liên quan: Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Hải Phòng · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Bắc Ninh · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Lạng Sơn · Chứng chỉ Nhân viên y tế cơ sở giáo dục · Chứng chỉ Bảo mẫu · Trung cấp Kế toán doanh nghiệp
