Bài viết này dành cho người ở Sơn La đang cần làm được việc văn thư, lưu trữ trong cơ quan hoặc doanh nghiệp của mình. Nó bắt đầu bằng một câu hỏi ít ai hỏi: tấm chứng chỉ bạn sắp học có phải là tấm chứng chỉ mà pháp luật nhắc tên không. Tỉnh miền núi rộng là nơi lưu trữ số không phải khẩu hiệu mà là cách duy nhất để tra cứu tài liệu mà không phải đi vài chục cây số. Câu trả lời quyết định bạn nên bỏ tiền vào đâu.
Thông tin nhanh
| Phạm vi phục vụ | Sơn La. Sau sắp xếp có 75 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 8 phường và 67 xã |
| Tên khóa học | Khóa bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ |
| Yêu cầu người học | Người làm hành chính văn phòng, người được giao kiêm nhiệm văn thư, người mới chuyển nghề |
| Độ dài chương trình | Theo đề cương từng đợt, kết thúc có bài kiểm tra |
| Văn bằng chứng chỉ | Chứng chỉ hoàn thành chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ |
| Ranh giới cần nhớ | Không thay được bằng trung cấp hoặc cao đẳng ngành lưu trữ |
| Giấy hành nghề dịch vụ lưu trữ | Một đầu mối cấp cho cả nước, người được cấp hành nghề trên phạm vi toàn quốc |
| Lệ phí theo Thông tư | 300.000 đồng một chứng chỉ khi cấp mới, 200.000 đồng khi cấp lại |
| Văn bản dẫn chiếu | Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Luật Lưu trữ 33/2024/QH15, Nghị định 113/2025/NĐ-CP |
| Học phí và đợt gần nhất | Gọi 083.906.1718 để nhận bảng của đợt gần nhất |
Lưu trữ số giải quyết bài toán khoảng cách
Nhịp công việc ở Sơn La tạo ra nhu cầu gì
Ở vùng cao, muốn tra một hồ sơ cũ mà bản giấy nằm ở kho tỉnh thì mất cả ngày đường. Đó là lý do phần lưu trữ tài liệu số trong Luật Lưu trữ 2024 và Thông tư 05/2025 có ý nghĩa thực tế ở đây hơn nhiều nơi khác. Người biết cả nghiệp vụ giấy lẫn nghiệp vụ số là người hiếm.
Ba điều về địa bàn nên biết trước khi chọn nghề
Tỉnh sau sắp xếp có 75 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 8 phường và 67 xã.
Địa bàn miền núi rộng với nhiều xã cách trung tâm tỉnh hàng chục cây số đường đèo. Vùng cao nguyên Mộc Châu và các vùng cây ăn quả tạo ra nhóm hồ sơ đất đai, hồ sơ dự án nông nghiệp cần tra cứu thường xuyên.
Một lưu ý riêng của Sơn La
Số hóa tài liệu không phải là chụp ảnh rồi lưu vào ổ cứng. Bản số hóa phải đáp ứng yêu cầu về định dạng, siêu dữ liệu và cách quản lý theo quy định, nếu không thì về sau không tra cứu được và cũng không có giá trị sử dụng.
Ai ở Sơn La nên học khóa này
Ba nhóm hay gặp: người kiêm nhiệm văn thư ở cơ quan, người làm hành chính trong doanh nghiệp, và người có bằng ngành khác muốn chuyển sang công việc quản lý hồ sơ, tài liệu.
Ở địa bàn này, nhóm tuyển nhiều nhất là cơ quan hành chính cấp xã và đơn vị sự nghiệp vùng cao.
Nền pháp lý của nghề sau ngày 01/7/2025
Phần chi tiết nằm ở nghị định
Phần chi tiết của Luật nằm ở Nghị định 113/2025/NĐ-CP, hiệu lực 21/7/2025. Đây là văn bản trả lời các câu hỏi rất cụ thể, chẳng hạn kho lưu trữ cần gì và tổ chức muốn kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải đáp ứng điều kiện nào.
Điều 36 và Điều 37 của Nghị định đặt cùng một yêu cầu cho hai loại hạ tầng: mỗi địa điểm lắp đặt phải có tối thiểu một nhân sự phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ có chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Thông tư 06/2025/TT-BNV và Thông tư 05/2025/TT-BNV
Ngày 15/5/2025, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Thông tư 06/2025/TT-BNV. Thông tư có 8 chương, 44 điều, trong đó Chương VI dành trọn cho Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và Chương VII cho việc quản lý tài liệu khi cơ quan giải thể, kết thúc hoạt động hoặc tổ chức lại.
Hai thông tư này dẫn chiếu lẫn nhau, nên đọc một cái mà bỏ cái kia thì dễ hiểu thiếu.
Nghị định 30/2020 chưa bị thay
Công tác văn thư chịu sự điều chỉnh của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản thay Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP. Đây là nơi đặt thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính mà mọi cơ quan phải theo.
Điểm mà nghị định này thêm so với văn bản cũ là phần thiết bị lưu khóa bí mật, tức phần ký số trên văn bản điện tử.
Một điều khoản đáng đọc kỹ nếu bạn ở Sơn La
Không phải điều khoản nào cũng có sức nặng như nhau với mọi người. Với hoàn cảnh của địa bàn này, điều đáng đọc trước nằm ngay bên dưới.
Điều 34 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 về bản số hóa tài liệu lưu trữ. Luật tách riêng khái niệm tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số và bản số hóa tài liệu lưu trữ. Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số, là văn bản mà người làm số hóa phải đọc trước khi nhận việc.
Phân biệt hai loại giấy trước khi đóng tiền
Giá trị thật của chứng chỉ khóa học
Tấm chứng chỉ sau khóa học là giấy của cơ sở đào tạo, xác nhận người học đã qua một chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ và đạt yêu cầu kiểm tra đánh giá cuối khóa.
Đây là tấm giấy có ích thật, miễn là đừng kỳ vọng nó làm được việc của một tấm giấy khác.
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là loại giấy khác hẳn
Khoản 1 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 viết: Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp cho cá nhân có đủ trình độ chuyên môn và các điều kiện theo quy định của pháp luật để thực hiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Nó gắn với việc kinh doanh dịch vụ, không gắn với việc ngồi làm văn thư trong một cơ quan.
Thông tư 15/2025/TT-BTC còn có một dòng đáng chú ý: cấp lại do lỗi của cơ quan nhà nước hoặc do thay đổi địa giới đơn vị hành chính thì không phải nộp lệ phí.
Kỳ kiểm tra nghiệp vụ diễn ra thế nào
Kỳ kiểm tra do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức, thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng và cổng thông tin điện tử của Cục. Kết quả cũng công bố ở đó, và thời hạn nhận đơn phúc khảo là không quá 05 ngày làm việc.
Sau khi có quyết định công nhận kết quả, thời hạn cấp chứng chỉ là 15 ngày.
| Tiêu chí | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ | Chứng chỉ hành nghề lưu trữ |
|---|---|---|
| Cấp theo nhóm việc hay cấp chung | Cấp chung cho cả chương trình đã học | Cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký, theo Điều 33 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Ai cấp | Cơ sở đào tạo | Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Điều kiện để có | Ghi danh và hoàn thành chương trình bồi dưỡng, đạt bài kiểm tra cuối khóa | Bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ |
| Dùng để làm gì | Chứng minh đã được đào tạo nghiệp vụ, dùng trong hồ sơ dự tuyển và hồ sơ nhân sự | Điều kiện để kinh doanh dịch vụ lưu trữ theo Điều 53 Luật Lưu trữ |
| Phạm vi | Theo yêu cầu của nơi sử dụng lao động | Hành nghề trên phạm vi toàn quốc, theo điểm a khoản 2 Điều 56 |
| Chi phí phải nộp cho Nhà nước | Không có | Lệ phí 300.000 đồng khi cấp, 200.000 đồng khi cấp lại, theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC |
Công tác văn thư và công tác lưu trữ khác nhau chỗ nào
Lưu trữ là phần sau của dòng chảy
Khi hồ sơ đã giải quyết xong và được nộp vào lưu trữ cơ quan, tài liệu bước sang phạm vi của Luật Lưu trữ. Từ đây là các nghiệp vụ xác định giá trị, chỉnh lý, thống kê, bảo quản, thu nộp vào lưu trữ lịch sử và phục vụ sử dụng.
Luật chốt rằng thời hạn lưu trữ do người xác định đặt ra không được thấp hơn thời hạn do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Học chung có hợp lý không
Học chung một khóa hợp lý vì hai phần việc nối nhau. Người chỉ biết nửa đầu sẽ lập hồ sơ theo kiểu khiến nửa sau không dùng được, và ngược lại.
Người tuyển dụng thường hỏi đúng chỗ ranh giới: hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan khi nào và ai chịu trách nhiệm lập.
Phần trách nhiệm ít người hỏi trước
Trách nhiệm lập hồ sơ thuộc về người được giao giải quyết công việc, còn người làm văn thư có trách nhiệm hướng dẫn và đôn đốc. Ranh giới ấy nên được nói rõ ngay từ đầu.
Đây là phần mà một khóa bồi dưỡng nghiêm túc luôn có, vì nó liên quan tới trách nhiệm chứ không chỉ tới thao tác.
Học viên được làm quen với việc gì
Học phần văn thư
Phần này đi theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP: thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, quy trình soạn thảo và ký ban hành, quản lý văn bản đến và văn bản đi, lập danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc, quản lý và sử dụng con dấu.
Lập danh mục hồ sơ là việc làm từ đầu năm, không phải việc chữa cháy cuối năm.
Nhóm bài về lưu trữ số và số hóa
Số hóa tài liệu là một trong năm nhóm hoạt động dịch vụ lưu trữ mà luật liệt kê, nên phần này vừa là nghiệp vụ vừa là hướng nghề.
Với người có nền công nghệ thông tin, đây là phần dễ nhất và cũng là phần mở ra hướng đi riêng.
Bài thực hành trong khóa
Kết thúc khóa có kiểm tra đánh giá. Đây là điểm phân biệt một chương trình bồi dưỡng thật với một buổi tập huấn phát giấy chứng nhận tham dự.
Ba câu hỏi ấy lọc được phần lớn các lớp học chỉ để lấy giấy.
Chỗ tuyển người làm văn thư, lưu trữ tại Sơn La
Kênh chính: cơ quan hành chính cấp xã và đơn vị sự nghiệp vùng cao
Bộ phận văn thư của Ủy ban nhân dân cấp xã và đơn vị sự nghiệp.
Chỗ này chuộng người đã cầm hồ sơ thật, không chỉ học lý thuyết.
Kênh thứ hai
Đơn vị nhận việc số hóa tài liệu cho các cơ quan trong tỉnh.
Người tuyển ở đây thường hỏi về cách lập danh mục hồ sơ.
Kênh thứ ba
Doanh nghiệp nông nghiệp, chế biến và du lịch cộng đồng quy mô vừa.
Nhóm này cần người làm được cả phần giấy lẫn phần trên máy.
Đồng hồ 05 năm và 10 năm của Điều 65
Năm năm để chỉnh lý xong tài liệu cũ
Khoản 6 cùng điều còn chốt thêm một mốc: hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn hình thành trước ngày 01/7/2025 phải nộp vào lưu trữ lịch sử không quá ngày 01 tháng 7 năm 2030.
Đây là lý do phần lớn hợp đồng dịch vụ chỉnh lý hiện nay được ký theo từng đợt, từng phông.
Sắp xếp bộ máy và khối hồ sơ ở lại
Điều 40 Thông tư 06/2025/TT-BNV xử lý đúng tình huống này. Với tài liệu giấy, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao lưu trữ lịch sử cấp tỉnh tiếp nhận và tổ chức chỉnh lý theo Điều 65 Luật Lưu trữ. Sau khi chỉnh lý, tài liệu vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử.
Đây là phần việc có thời hạn, có địa chỉ và có người chịu trách nhiệm, nên nó tạo ra nhu cầu nhân lực rất cụ thể.
Ai được nhận phần việc chuyển tiếp này
Khoản 5 Điều 65 cũng cho Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đã cấp theo Luật Lưu trữ năm 2011 được tiếp tục sử dụng đến khi hết thời hạn ghi trên chứng chỉ.
Tư vấn nghiệp vụ lưu trữ là nhóm dịch vụ mà cá nhân độc lập được phép kinh doanh, nếu có chứng chỉ hành nghề.
Đăng ký học thế nào
Giấy tờ cần chuẩn bị
Bộ hồ sơ cơ bản: phiếu đăng ký, giấy tờ tùy thân, bản sao bằng tốt nghiệp và ảnh. Người đang đi làm thường được nhận hồ sơ theo bản chụp trước, nộp bản giấy sau.
Giữ lại một bản phiếu đăng ký có xác nhận để đối chiếu khi nhận chứng chỉ.
Hình thức học cho người đang đi làm
Phần lớn học viên của khóa này là người đang đi làm, nên lớp thường xếp ngoài giờ hành chính hoặc theo đợt tập trung ngắn, có phần thực hành trên hồ sơ mẫu.
Ở Sơn La, nên hỏi thẳng về lịch học và địa điểm học của đợt gần nhất trước khi quyết định.
Học phí và đợt khai giảng gần nhất
Học phí và lịch khai giảng thay đổi theo từng đợt và theo hình thức tổ chức lớp, nên trang này không ghi con số. Gọi 083.906.1718 để nhận bảng của đợt gần nhất.
Người có ý định đi tiếp tới Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nên tính luôn khoản lệ phí 300.000 đồng theo Thông tư 15/2025/TT-BTC vào kế hoạch của mình.
Câu hỏi thường gặp
Học chứng chỉ văn thư lưu trữ tại Sơn La xong có được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ không?
Không. Đây là hai loại giấy khác nhau. Chứng chỉ sau khóa học là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ sở đào tạo cấp. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV, và điều kiện tại khoản 3 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 là bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kỳ kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ.
Không có bằng ngành lưu trữ thì học khóa này có ích gì?
Có. Tấm chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ dùng để chứng minh người học đã được đào tạo về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nghiệp vụ lưu trữ cơ quan. Đây là phần hồ sơ mà người có bằng ngoài ngành thường được yêu cầu bổ sung khi làm công tác văn thư. Nó không thay được văn bằng khi xin Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Ai bắt buộc phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
Theo khoản 3 và khoản 5 Điều 53 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, đó là cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ, và cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Người làm văn thư, lưu trữ trong nội bộ một cơ quan hay doanh nghiệp thì không thuộc diện bắt buộc này.
Bằng ngành nào được coi là phù hợp để xin Chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
Điểm c khoản 1 Điều 32 Thông tư 06/2025/TT-BNV liệt kê bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên ngành lưu trữ, hoặc bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên thuộc bốn nhóm ngành: máy tính và công nghệ thông tin, toán học, sinh học, hóa học. Danh sách chỉ có bấy nhiêu.
Kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ thi những gì?
Điều 34 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định nội dung gồm kiến thức pháp luật về lưu trữ, tiêu chuẩn và nghiệp vụ về hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề, cùng các quy định pháp luật khác có liên quan. Hình thức gồm viết, trắc nghiệm và thực hành. Kỳ kiểm tra do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức và thông báo trên cổng thông tin điện tử của Cục.
Người ở Sơn La học xong làm việc được ở đâu?
Vị trí phổ biến nhất là văn thư kiêm lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp trên địa bàn. Ngoài nhóm đó còn có phần việc theo hợp đồng dịch vụ, chẳng hạn chỉnh lý, số hóa và lập mục lục hồ sơ cho các kho tài liệu, phần việc đang có khối lượng lớn do các mốc chuyển tiếp tại Điều 65 Luật Lưu trữ.
Doanh nghiệp có phải nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước không?
Doanh nghiệp nói chung không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước, trừ trường hợp pháp luật quy định khác. Nhưng doanh nghiệp vẫn phải giữ hồ sơ theo thời hạn mà pháp luật chuyên ngành quy định, và khi tổ chức lại thì áp dụng Điều 41 Thông tư 06/2025/TT-BNV.
Đăng ký tư vấn
Cần biết đợt gần nhất mở khi nào và học ở đâu, gọi 083.906.1718 hoặc nhắn Zalo 0909.674.234. Nói rõ bạn đang ở Sơn La và đang làm công việc gì, bộ phận tư vấn sẽ nói thẳng khóa này có hợp với bạn hay không.
Về tác giả: Bài viết được biên soạn bởi bộ phận tư vấn tuyển sinh CITC, đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật. Thông tin pháp lý dẫn theo bản gốc; người đọc nên đối chiếu bản hợp nhất mới nhất trước khi áp dụng.
Nguồn tham khảo: Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024, Công báo số 975+976 ngày 23/8/2024, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025, hiệu lực 21/7/2025; Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 và Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, hiệu lực 01/7/2025; Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư; Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15 ngày 16/6/2025; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (đã hết hiệu lực, dẫn để đối chiếu phần chuyển tiếp). Cập nhật 08/2026.
Bài liên quan: Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Điện Biên · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Lai Châu · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Phú Thọ · Chứng chỉ Bảo mẫu · Trung cấp Kế toán doanh nghiệp · Trung cấp Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ
