Từ ngày 01/7/2025, nghề lưu trữ ở Bắc Ninh cũng như cả nước bước sang một khung pháp lý khác. Luật Lưu trữ năm 2011 hết hiệu lực, Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 thay vào, kèm Nghị định 113/2025/NĐ-CP và hai thông tư của Bộ Nội vụ. Vành đai điện tử dài nhất miền Bắc tạo ra một loại hồ sơ mà cơ quan nhà nước không có: hồ sơ chất lượng, hồ sơ kiểm toán và hồ sơ lao động phải lưu nhiều năm. Bài này viết theo đúng bộ văn bản đang có hiệu lực.
Thông tin nhanh
| Phạm vi phục vụ | Bắc Ninh, gồm Bắc Giang cũ. Sau sắp xếp có 99 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 33 phường và 66 xã |
| Tên khóa học | Khóa bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ |
| Hình thức học | Tổ chức theo lớp, có phần thực hành trên hồ sơ mẫu |
| Độ dài chương trình | Theo đề cương từng đợt, kết thúc có bài kiểm tra |
| Văn bằng chứng chỉ | Chứng chỉ hoàn thành chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ |
| Văn bản dẫn chiếu | Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Luật Lưu trữ 33/2024/QH15, Nghị định 113/2025/NĐ-CP |
| Ranh giới cần nhớ | Không thay được bằng trung cấp hoặc cao đẳng ngành lưu trữ |
| Giấy hành nghề dịch vụ lưu trữ | Một đầu mối cấp cho cả nước, người được cấp hành nghề trên phạm vi toàn quốc |
| Lệ phí theo Thông tư | 300.000 đồng một chứng chỉ khi cấp mới, 200.000 đồng khi cấp lại |
| Học phí và đợt gần nhất | Gọi 083.906.1718 để nhận bảng của đợt gần nhất |
Hồ sơ doanh nghiệp là một thị trường riêng
Nhịp công việc ở Bắc Ninh tạo ra nhu cầu gì
Ở vùng có mật độ nhà máy dày, người làm văn thư hiếm khi chỉ đóng dấu và vào sổ. Họ giữ hợp đồng, giữ hồ sơ nhân sự, giữ tài liệu kiểm toán và tài liệu chất lượng, những thứ có thời hạn lưu bắt buộc theo quy định của từng lĩnh vực. Đó là phần việc mà một khóa học đúng chuẩn nhà nước vẫn dùng được, vì bộ khung nghiệp vụ là một.
Ba điều về địa bàn nên biết trước khi chọn nghề
Tỉnh sau sắp xếp có 99 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 33 phường và 66 xã, tỷ lệ phường cao rõ rệt so với các tỉnh lân cận.
Mật độ khu công nghiệp thuộc loại cao nhất cả nước, với các tổ hợp điện tử lớn ở Yên Phong, Quế Võ và vùng Việt Yên, Quang Châu của Bắc Giang cũ. Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thường yêu cầu song song hai hệ thống hồ sơ, một theo quy định Việt Nam và một theo chuẩn nội bộ của tập đoàn.
Một lưu ý riêng của Bắc Ninh
Doanh nghiệp tư nhân không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước, trừ trường hợp pháp luật quy định khác. Vì vậy đừng mang bộ thời hạn nộp lưu của cơ quan nhà nước áp thẳng vào một nhà máy.
Người nào ở Bắc Ninh cần tấm chứng chỉ này
Người học đông nhất vẫn là người đã ngồi vào bàn văn thư rồi mới đi tìm khóa học. Kế đó là người làm hành chính nhân sự trong doanh nghiệp, nơi một người thường giữ cả hợp đồng, hồ sơ lao động lẫn công văn đi đến.
Ở địa bàn này, nhóm tuyển nhiều nhất là khối doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và nhà cung ứng trong chuỗi.
Bộ văn bản đang chi phối nghề văn thư, lưu trữ
Luật mới có hiệu lực từ ngày 01/7/2025
Văn bản gốc của phần lưu trữ hiện nay là Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, hiệu lực 01/7/2025. Ai còn dẫn Luật Lưu trữ năm 2011 như luật hiện hành là đang dẫn một văn bản đã hết hiệu lực.
Luật cũng lần đầu đặt ra chế định lưu trữ tư và chế định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, hai thứ mà giáo trình cũ chưa có.
Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết
Chính phủ ban hành Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 để quy định chi tiết Luật Lưu trữ. Nghị định có hiệu lực từ 21/7/2025 và là nơi đặt các yêu cầu kỹ thuật: quy mô kho tài liệu giấy, hạ tầng Kho lưu trữ số, lưu trữ dự phòng.
Chương VII của Nghị định dành riêng cho kinh doanh dịch vụ lưu trữ, trong đó Điều 38 chốt một chi tiết đáng nhớ: Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ do Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cấp.
Công tác văn thư có văn bản riêng
Người học hay quên rằng hai chữ văn thư và hai chữ lưu trữ nằm ở hai văn bản khác nhau. Văn thư theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, lưu trữ theo Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15.
Doanh nghiệp tư nhân không bắt buộc theo nghị định này, nhưng phần lớn vẫn dựng quy trình nội bộ theo đúng khung của nó cho tiện.
Một điều khoản đáng đọc kỹ nếu bạn ở Bắc Ninh
Không phải điều khoản nào cũng có sức nặng như nhau với mọi người. Với hoàn cảnh của địa bàn này, điều đáng đọc trước nằm ngay bên dưới.
Điểm d khoản 2 Điều 41 Thông tư 06/2025/TT-BNV. Khi doanh nghiệp chuyển đổi loại hình, chẳng hạn từ công ty trách nhiệm hữu hạn thành công ty cổ phần, doanh nghiệp sau khi chuyển đổi tiếp tục quản lý tài liệu hình thành trong hoạt động của mình trước khi chuyển đổi. Tài liệu không đi đâu cả, người giữ nó mới là bên đổi tên.
Phân biệt hai loại giấy trước khi đóng tiền
Giá trị thật của chứng chỉ khóa học
Tấm chứng chỉ sau khóa học là giấy của cơ sở đào tạo, xác nhận người học đã qua một chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ và đạt yêu cầu kiểm tra đánh giá cuối khóa.
Với người có bằng tốt nghiệp ngoài ngành văn thư mà được giao làm công tác văn thư, đây chính là tấm giấy lấp vào chỗ trống về nghiệp vụ.
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ dùng để làm gì
Luật đặt tấm chứng chỉ hành nghề vào đúng một chỗ: điều kiện để cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ của tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ, hoặc cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ, được làm nghề.
Lệ phí cấp là 300.000 đồng một chứng chỉ, cấp lại là 200.000 đồng, theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025.
Ai đủ điều kiện xin chứng chỉ hành nghề
Khoản 3 Điều 56 đặt ba điều kiện: là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, và có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ cộng với việc đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức. Ai có bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ thì được miễn phần kiểm tra.
Không có dòng nào trong Điều 56 hay Điều 32 nhắc tới chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ. Đây là chỗ nhiều lời quảng cáo nói quá.
| Tiêu chí | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ | Chứng chỉ hành nghề lưu trữ |
|---|---|---|
| Cho người khác mượn được không | Không đặt ra vì đây là giấy xác nhận quá trình học | Bị cấm, theo điểm c khoản 2 Điều 56 Luật Lưu trữ |
| Cấp theo nhóm việc hay cấp chung | Cấp chung cho cả chương trình đã học | Cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký, theo Điều 33 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Ai cấp | Cơ sở đào tạo | Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Điều kiện để có | Ghi danh và hoàn thành chương trình bồi dưỡng, đạt bài kiểm tra cuối khóa | Bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ |
| Dùng để làm gì | Chứng minh đã được đào tạo nghiệp vụ, dùng trong hồ sơ dự tuyển và hồ sơ nhân sự | Điều kiện để kinh doanh dịch vụ lưu trữ theo Điều 53 Luật Lưu trữ |
| Phạm vi | Theo yêu cầu của nơi sử dụng lao động | Hành nghề trên phạm vi toàn quốc, theo điểm a khoản 2 Điều 56 |
Công tác văn thư và công tác lưu trữ khác nhau chỗ nào
Phần văn thư làm những việc gì
Người làm văn thư đứng ở đầu dòng chảy tài liệu: nhận văn bản đến, chuyển đúng người, theo dõi văn bản đi, giữ con dấu, và quan trọng nhất là lập hồ sơ công việc theo đúng danh mục.
Khâu hay bị làm sai nhất là lập hồ sơ. Nhiều nơi để giấy tờ rời rồi cuối năm mới gom, và khi ấy thì không còn ai nhớ tài liệu nào thuộc việc nào.
Lưu trữ là phần sau của dòng chảy
Người làm lưu trữ nhận hồ sơ đã đóng, xác định thời hạn lưu, chỉnh lý cho đúng phông, thống kê, bảo quản và phục vụ tra cứu. Đây là phần việc dài hơi, tính bằng chục năm.
Xác định giá trị tài liệu là khâu quan trọng nhất và cũng khó nhất, vì nó quyết định tài liệu nào giữ vĩnh viễn và tài liệu nào chỉ giữ có thời hạn.
Con dấu, danh mục hồ sơ và trách nhiệm
Khi nhận bàn giao công việc, hai thứ cần biên bản là con dấu và khối hồ sơ đang giữ. Thiếu biên bản thì người mới gánh phần của người cũ mà không biết mình đang gánh gì.
Biên bản bàn giao là thứ bảo vệ chính người nhận việc, nên đừng coi là thủ tục hình thức.
Học viên được làm quen với việc gì
Phần nghiệp vụ lưu trữ
Nhóm bài thứ hai xoay quanh hồ sơ đã đóng: đánh giá, sắp xếp, mô tả, bảo quản và đưa ra phục vụ khi có người cần tra cứu.
Bộ thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu là thứ phải tra chứ không phải thứ học thuộc.
Phần tài liệu số
Phần này nói về Kho lưu trữ số, về bản số hóa và về cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Nghị định 113/2025/NĐ-CP đặt yêu cầu kỹ thuật cho hạ tầng và phần mềm của Kho lưu trữ số.
Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là việc đang có nhu cầu thật, vì nhiều nơi đã số hóa nhưng dữ liệu không dùng chung được.
Bài thực hành trong khóa
Phần thực hành thường xoay quanh ba việc: lập một danh mục hồ sơ, lập một hồ sơ công việc hoàn chỉnh, và chỉnh lý một khối tài liệu mẫu.
Giấy chứng nhận tham dự và chứng chỉ hoàn thành chương trình là hai thứ khác nhau, và người tuyển dụng biết điều đó.
Chỗ tuyển người làm văn thư, lưu trữ tại Bắc Ninh
Kênh chính: khối doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và nhà cung ứng trong chuỗi
Phòng hành chính nhân sự của nhà máy trong các khu công nghiệp, tuyển quanh năm.
Nhóm này thường yêu cầu ứng viên biết việc ngay từ tuần đầu.
Kênh thứ hai
Nhà cung ứng cấp hai, cấp ba trong chuỗi, nơi một người thường kiêm cả văn thư và hồ sơ chất lượng.
Hồ sơ dự tuyển ở nhóm này hay hỏi tới phần nghiệp vụ đã được đào tạo.
Kênh thứ ba
Cơ quan, đơn vị sự nghiệp của tỉnh sau khi hợp nhất hai bộ máy cũ.
Nhóm này tuyển theo nhu cầu phát sinh, không theo mùa cố định.
Khối lượng việc mà luật mới tạo ra
Hạn năm năm áp cho cơ quan thuộc nguồn nộp lưu
Luật đặt một hạn cứng: trong 05 năm kể từ ngày 01/7/2025, tài liệu cũ chưa chỉnh lý của cơ quan thuộc nguồn nộp lưu phải được chỉnh lý xong và nộp vào lưu trữ lịch sử.
Đây là lý do phần lớn hợp đồng dịch vụ chỉnh lý hiện nay được ký theo từng đợt, từng phông.
Việc lớn nhất nằm ở khối tài liệu cấp xã
Điểm c cùng khoản còn giao cho lưu trữ lịch sử thời hạn 10 năm để chỉnh lý xong khối tài liệu đang bảo quản trong kho mà chưa được chỉnh lý.
Đây là phần việc phải làm dù có ai đi học hay không, nên nó là nhu cầu bền chứ không phải một đợt cao điểm.
Tài liệu của bộ máy đã kết thúc hoạt động
Điều 40 Thông tư 06/2025/TT-BNV xử lý đúng tình huống này. Với tài liệu giấy, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao lưu trữ lịch sử cấp tỉnh tiếp nhận và tổ chức chỉnh lý theo Điều 65 Luật Lưu trữ. Sau khi chỉnh lý, tài liệu vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử.
Người biết chỉnh lý và biết làm việc với tài liệu số cùng lúc là người hiếm trong giai đoạn này.
Đăng ký học thế nào
Giấy tờ cần chuẩn bị
Bộ hồ sơ cơ bản: phiếu đăng ký, giấy tờ tùy thân, bản sao bằng tốt nghiệp và ảnh. Người đang đi làm thường được nhận hồ sơ theo bản chụp trước, nộp bản giấy sau.
Giữ lại một bản phiếu đăng ký có xác nhận để đối chiếu khi nhận chứng chỉ.
Hình thức học cho người đang đi làm
Với người ở địa bàn xa trung tâm đào tạo, hình thức tổ chức lớp là yếu tố quyết định có theo được hết khóa hay không, nên hỏi kỹ ngay từ đầu.
Phần thực hành là phần không nên bỏ, vì đó là phần dùng được ngay khi về cơ quan.
Hỏi học phí ở đâu
Mức học phí phụ thuộc chương trình và hình thức lớp của từng đợt. Gọi 083.906.1718 để lấy thông tin chính xác thay vì tham khảo con số cũ trên mạng.
Người có ý định đi tiếp tới Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nên tính luôn khoản lệ phí 300.000 đồng theo Thông tư 15/2025/TT-BTC vào kế hoạch của mình.
Câu hỏi thường gặp
Tài liệu mang tên đơn vị hành chính cũ có còn giá trị không?
Còn nguyên. Việc sắp xếp đơn vị hành chính không làm thay đổi nội dung và giá trị pháp lý của tài liệu. Thông tư 06/2025/TT-BNV chỉ quy định tài liệu được bàn giao cho cơ quan hình thành sau sáp nhập quản lý, và tài liệu vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử.
Lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là bao nhiêu?
Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 quy định cấp là 300.000 đồng một chứng chỉ và cấp lại là 200.000 đồng một chứng chỉ. Trường hợp cấp lại do lỗi của cơ quan nhà nước hoặc do thay đổi địa giới đơn vị hành chính thì không phải nộp lệ phí cấp lại.
Học chứng chỉ văn thư lưu trữ tại Bắc Ninh xong có được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ không?
Không. Đây là hai loại giấy khác nhau. Chứng chỉ sau khóa học là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ sở đào tạo cấp. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV, và điều kiện tại khoản 3 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 là bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kỳ kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ.
Không có bằng ngành lưu trữ thì học khóa này có ích gì?
Có. Tấm chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ dùng để chứng minh người học đã được đào tạo về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nghiệp vụ lưu trữ cơ quan. Đây là phần hồ sơ mà người có bằng ngoài ngành thường được yêu cầu bổ sung khi làm công tác văn thư. Nó không thay được văn bằng khi xin Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Ai bắt buộc phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
Theo khoản 3 và khoản 5 Điều 53 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, đó là cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ, và cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Người làm văn thư, lưu trữ trong nội bộ một cơ quan hay doanh nghiệp thì không thuộc diện bắt buộc này.
Bằng ngành nào được coi là phù hợp để xin Chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
Điểm c khoản 1 Điều 32 Thông tư 06/2025/TT-BNV liệt kê bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên ngành lưu trữ, hoặc bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên thuộc bốn nhóm ngành: máy tính và công nghệ thông tin, toán học, sinh học, hóa học. Danh sách chỉ có bấy nhiêu.
Kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ thi những gì?
Điều 34 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định nội dung gồm kiến thức pháp luật về lưu trữ, tiêu chuẩn và nghiệp vụ về hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề, cùng các quy định pháp luật khác có liên quan. Hình thức gồm viết, trắc nghiệm và thực hành. Kỳ kiểm tra do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức và thông báo trên cổng thông tin điện tử của Cục.
Đăng ký tư vấn
Muốn hỏi cho rõ trước khi ghi danh, gọi 083.906.1718 hoặc nhắn Zalo 0909.674.234. Người ở Bắc Ninh thường hỏi ba việc: cơ sở nào cấp chứng chỉ, chương trình gồm những gì, và lớp học vào lúc nào.
Về tác giả: Bài viết được biên soạn bởi bộ phận tư vấn tuyển sinh CITC, đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật. Thông tin pháp lý dẫn theo bản gốc; người đọc nên đối chiếu bản hợp nhất mới nhất trước khi áp dụng.
Nguồn tham khảo: Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024, Công báo số 975+976 ngày 23/8/2024, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025, hiệu lực 21/7/2025; Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 và Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, hiệu lực 01/7/2025; Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư; Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15 ngày 16/6/2025; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (đã hết hiệu lực, dẫn để đối chiếu phần chuyển tiếp). Cập nhật 08/2026.
Bài liên quan: Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Hà Nội · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Hưng Yên · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Thái Nguyên · Chứng chỉ Nhân viên y tế cơ sở giáo dục · Chứng chỉ Bảo mẫu · Trung cấp Kế toán doanh nghiệp
