Ở Nghệ An, cụm từ chứng chỉ văn thư lưu trữ được dùng cho hai thứ khác nhau. Một là giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghiệp vụ. Hai là Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, thứ mà Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 quy định tại Điều 56 và chỉ cấp cho người có bằng tốt nghiệp. Tỉnh rộng nhất nước thì bài toán của nghề lưu trữ trước hết là bài toán vận chuyển và bảo quản tài liệu giấy trên quãng đường dài. Bài này tách bạch hai thứ đó trước, rồi mới nói tới chuyện học ở đâu.
Thông tin nhanh
| Phạm vi phục vụ | Nghệ An. Sau sắp xếp có 130 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 11 phường và 119 xã |
| Tên khóa học | Chứng chỉ nghiệp vụ văn thư và lưu trữ |
| Hình thức học | Lớp tập trung, hoặc lớp kết hợp cho người đang đi làm |
| Độ dài chương trình | Trọn một chương trình bồi dưỡng, có kiểm tra đánh giá |
| Văn bằng chứng chỉ | Chứng chỉ do cơ sở đào tạo cấp theo pháp luật về giáo dục |
| Văn bản dẫn chiếu | Bộ ba Luật Lưu trữ 33/2024/QH15, Thông tư 06/2025/TT-BNV và Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
| Ranh giới cần nhớ | Không phải giấy phép để kinh doanh dịch vụ lưu trữ |
| Giấy hành nghề dịch vụ lưu trữ | Cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề |
| Lệ phí theo Thông tư | Theo Thông tư 15/2025/TT-BTC, hiệu lực từ 01/7/2025 |
| Học phí và đợt gần nhất | Gọi 083.906.1718 để nhận bảng của đợt gần nhất |
Tài liệu giấy và quãng đường ở một tỉnh rộng
Nhịp công việc ở Nghệ An tạo ra nhu cầu gì
Khi một bộ máy kết thúc hoạt động, tài liệu giấy của nó không tự đi về kho tỉnh. Có người phải thống kê, đóng gói, vận chuyển, rồi chỉnh lý lại từ đầu. Ở tỉnh có diện tích lớn nhất nước, quãng đường ấy tính bằng giờ chứ không tính bằng cây số, và đó là lý do phần việc này luôn cần người tại chỗ.
Ba điều về địa bàn nên biết trước khi chọn nghề
Tỉnh sau sắp xếp có 130 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 11 phường và 119 xã.
Diện tích lớn nhất cả nước với vùng núi phía tây rộng, khiến việc tập trung tài liệu về một đầu mối trở thành công việc có chi phí thật. Khu kinh tế Đông Nam và các khu công nghiệp quanh khu vực thành phố Vinh cũ tạo ra nhóm hồ sơ doanh nghiệp có nhịp hoàn toàn khác nhóm hồ sơ hành chính.
Một lưu ý riêng của Nghệ An
Tu bổ, khử trùng, khử axit và vệ sinh tài liệu là một trong năm nhóm hoạt động dịch vụ lưu trữ được luật liệt kê. Đây là phần việc chân tay có kỹ thuật, và nó khác hẳn với công việc bàn giấy mà nhiều người hình dung khi nghe hai chữ lưu trữ.
Khóa này hợp với ai tại Nghệ An
Người học đông nhất vẫn là người đã ngồi vào bàn văn thư rồi mới đi tìm khóa học. Kế đó là người làm hành chính nhân sự trong doanh nghiệp, nơi một người thường giữ cả hợp đồng, hồ sơ lao động lẫn công văn đi đến.
Chỗ cần người rõ nhất tại đây là cơ quan hành chính cấp xã ở tỉnh rộng nhất nước.
Bộ văn bản đang chi phối nghề văn thư, lưu trữ
Văn bản gốc của nửa lưu trữ
Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 được Quốc hội khóa XV thông qua ngày 21/6/2024, gồm 8 chương và 65 điều, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025. Điều 64 ghi rõ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 hết hiệu lực kể từ ngày đó, trừ một số nội dung chuyển tiếp ở Điều 65.
Điểm mới lớn nhất với người đi học không nằm ở nghiệp vụ mà nằm ở chỗ luật lần này dựng hẳn một chương về hoạt động dịch vụ lưu trữ và đưa nó vào danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.
Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết
Phần chi tiết của Luật nằm ở Nghị định 113/2025/NĐ-CP, hiệu lực 21/7/2025. Đây là văn bản trả lời các câu hỏi rất cụ thể, chẳng hạn kho lưu trữ cần gì và tổ chức muốn kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải đáp ứng điều kiện nào.
Chương VII của Nghị định dành riêng cho kinh doanh dịch vụ lưu trữ, trong đó Điều 38 chốt một chi tiết đáng nhớ: Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ do Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cấp.
Công tác văn thư có văn bản riêng
Nửa còn lại của nghề, tức công tác văn thư, vẫn theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020. Nghị định này quy định về soạn thảo và ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật.
Điểm mà nghị định này thêm so với văn bản cũ là phần thiết bị lưu khóa bí mật, tức phần ký số trên văn bản điện tử.
Chỗ luật chạm tới thực tế ở Nghệ An
Cùng một bộ văn bản, mỗi địa bàn lại chạm vào một điều khoản khác nhau trước tiên. Ở đây, điều khoản nên đọc trước là điều dưới đây.
Điểm d khoản 1 Điều 53 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15. Trong năm nhóm hoạt động dịch vụ lưu trữ, nhóm thứ tư là tu bổ, khử trùng, khử axit, vệ sinh tài liệu và kho lưu trữ tài liệu. Nhóm này thuộc ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, và người phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ của tổ chức làm việc đó phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Chứng chỉ khóa học và chứng chỉ hành nghề khác nhau ở đâu
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ dùng để làm gì
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là giấy do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp, theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV. Một đầu mối cho cả nước, và người được cấp hành nghề trên phạm vi toàn quốc.
Thông tư 15/2025/TT-BTC còn có một dòng đáng chú ý: cấp lại do lỗi của cơ quan nhà nước hoặc do thay đổi địa giới đơn vị hành chính thì không phải nộp lệ phí.
Ai đủ điều kiện xin chứng chỉ hành nghề
Khoản 3 Điều 56 đặt ba điều kiện: là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, và có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ cộng với việc đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức. Ai có bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ thì được miễn phần kiểm tra.
Điểm c khoản 1 Điều 32 Thông tư 06/2025/TT-BNV còn liệt kê rõ nhóm ngành nào được coi là phù hợp ngoài ngành lưu trữ: máy tính và công nghệ thông tin, toán học, sinh học, hóa học. Danh sách chỉ có bấy nhiêu.
Kỳ kiểm tra nghiệp vụ diễn ra thế nào
Điều 34 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định nội dung kiểm tra gồm kiến thức pháp luật về lưu trữ, tiêu chuẩn và nghiệp vụ về hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề, cùng các quy định pháp luật khác có liên quan. Hình thức kiểm tra gồm viết, trắc nghiệm và thực hành.
Sau khi có quyết định công nhận kết quả, thời hạn cấp chứng chỉ là 15 ngày.
| Tiêu chí | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ | Chứng chỉ hành nghề lưu trữ |
|---|---|---|
| Cấp theo nhóm việc hay cấp chung | Cấp chung cho cả chương trình đã học | Cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký, theo Điều 33 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Ai cấp | Cơ sở đào tạo | Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Điều kiện để có | Ghi danh và hoàn thành chương trình bồi dưỡng, đạt bài kiểm tra cuối khóa | Bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ |
| Dùng để làm gì | Chứng minh đã được đào tạo nghiệp vụ, dùng trong hồ sơ dự tuyển và hồ sơ nhân sự | Điều kiện để kinh doanh dịch vụ lưu trữ theo Điều 53 Luật Lưu trữ |
| Phạm vi | Theo yêu cầu của nơi sử dụng lao động | Hành nghề trên phạm vi toàn quốc, theo điểm a khoản 2 Điều 56 |
| Chi phí phải nộp cho Nhà nước | Không có | Lệ phí 300.000 đồng khi cấp, 200.000 đồng khi cấp lại, theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC |
Ranh giới giữa văn thư và lưu trữ
Văn thư là phần đầu của dòng chảy tài liệu
Nghị định 30/2020/NĐ-CP gói công tác văn thư vào bốn nhóm việc: soạn thảo và ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
Việc giữ con dấu là việc có trách nhiệm pháp lý riêng, không phải việc phụ.
Lưu trữ là phần sau của dòng chảy
Người làm lưu trữ nhận hồ sơ đã đóng, xác định thời hạn lưu, chỉnh lý cho đúng phông, thống kê, bảo quản và phục vụ tra cứu. Đây là phần việc dài hơi, tính bằng chục năm.
Hủy tài liệu là việc có hội đồng và có thủ tục, không phải việc dọn kho cho gọn. Thông tư 06/2025 dành cả một chương cho trình tự này.
Vì sao hai phần việc được dạy chung một khóa
Chia hai phần việc cho hai người chỉ hợp lý ở cơ quan lớn. Ở quy mô vừa và nhỏ, tách ra là lãng phí, nên khóa học đi trọn dòng chảy tài liệu từ lúc văn bản sinh ra tới lúc nó nằm trong kho.
Người tuyển dụng thường hỏi đúng chỗ ranh giới: hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan khi nào và ai chịu trách nhiệm lập.
Học viên được làm quen với việc gì
Học phần văn thư
Phần này đi theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP: thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, quy trình soạn thảo và ký ban hành, quản lý văn bản đến và văn bản đi, lập danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc, quản lý và sử dụng con dấu.
Phần thể thức nghe khô nhưng lại là phần bị soi nhiều nhất khi văn bản đi ra ngoài cơ quan.
Nhóm bài về hồ sơ và kho tài liệu
Phần này bám Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15: xác định giá trị tài liệu, thời hạn lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, thống kê, bảo quản, thu nộp vào lưu trữ lịch sử và phục vụ sử dụng tài liệu.
Bộ thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu là thứ phải tra chứ không phải thứ học thuộc.
Học xong thì làm được gì
Kết thúc khóa có kiểm tra đánh giá. Đây là điểm phân biệt một chương trình bồi dưỡng thật với một buổi tập huấn phát giấy chứng nhận tham dự.
Giấy chứng nhận tham dự và chứng chỉ hoàn thành chương trình là hai thứ khác nhau, và người tuyển dụng biết điều đó.
Chỗ tuyển người làm văn thư, lưu trữ tại Nghệ An
Kênh chính: cơ quan hành chính cấp xã ở tỉnh rộng nhất nước
Bộ phận văn thư của cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp trên địa bàn.
Nhóm này thường yêu cầu ứng viên biết việc ngay từ tuần đầu.
Kênh thứ hai
Đơn vị nhận hợp đồng chỉnh lý, vệ sinh và tu bổ tài liệu cho các kho trong tỉnh.
Hồ sơ dự tuyển ở nhóm này hay hỏi tới phần nghiệp vụ đã được đào tạo.
Kênh thứ ba
Doanh nghiệp trong khu kinh tế, nơi bộ phận hành chính kiêm luôn phần lưu hồ sơ nội bộ.
Nhóm này tuyển theo nhu cầu phát sinh, không theo mùa cố định.
Khối lượng việc mà luật mới tạo ra
Mốc 01/7/2030 cho tài liệu chưa chỉnh lý
Luật đặt một hạn cứng: trong 05 năm kể từ ngày 01/7/2025, tài liệu cũ chưa chỉnh lý của cơ quan thuộc nguồn nộp lưu phải được chỉnh lý xong và nộp vào lưu trữ lịch sử.
Đây là lý do phần lớn hợp đồng dịch vụ chỉnh lý hiện nay được ký theo từng đợt, từng phông.
Mốc mười năm cho tài liệu cấp xã
Khối tài liệu lớn nhất không nằm ở tỉnh mà nằm ở xã. Luật cho mười năm để chỉnh lý và nộp lưu phần tài liệu vĩnh viễn ấy, tính từ ngày 01/7/2025.
Đây là phần việc phải làm dù có ai đi học hay không, nên nó là nhu cầu bền chứ không phải một đợt cao điểm.
Tổ chức nào được làm chỉnh lý
Khoản 5 Điều 65 cũng cho Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đã cấp theo Luật Lưu trữ năm 2011 được tiếp tục sử dụng đến khi hết thời hạn ghi trên chứng chỉ.
Điều đáng nhớ là cá nhân độc lập chỉ được kinh doanh ba nhóm dịch vụ, gồm số hóa, tu bổ và tư vấn nghiệp vụ, chứ không được kinh doanh hạ tầng kho.
Đăng ký học thế nào
Giấy tờ cần chuẩn bị
Hồ sơ ghi danh thường gồm phiếu đăng ký theo mẫu, bản sao giấy tờ tùy thân và bản sao văn bằng cao nhất. Một số đợt có thêm ảnh chân dung để làm chứng chỉ.
Bản sao văn bằng dùng để xếp lớp cho phù hợp, vì người có nền hành chính và người mới hoàn toàn học với nhịp khác nhau.
Hình thức học cho người đang đi làm
Phần lớn học viên của khóa này là người đang đi làm, nên lớp thường xếp ngoài giờ hành chính hoặc theo đợt tập trung ngắn, có phần thực hành trên hồ sơ mẫu.
Phần thực hành là phần không nên bỏ, vì đó là phần dùng được ngay khi về cơ quan.
Hỏi học phí ở đâu
Mức học phí phụ thuộc chương trình và hình thức lớp của từng đợt. Gọi 083.906.1718 để lấy thông tin chính xác thay vì tham khảo con số cũ trên mạng.
Người có ý định đi tiếp tới Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nên tính luôn khoản lệ phí 300.000 đồng theo Thông tư 15/2025/TT-BTC vào kế hoạch của mình.
Câu hỏi thường gặp
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có giá trị ở tỉnh khác không?
Có. Điểm a khoản 2 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ghi rõ cá nhân được cấp chứng chỉ được hành nghề trên phạm vi toàn quốc theo quy định của pháp luật. Kèm theo đó là nghĩa vụ không cho người khác thuê, mượn hay sử dụng chứng chỉ để hành nghề.
Tài liệu mang tên đơn vị hành chính cũ có còn giá trị không?
Còn nguyên. Việc sắp xếp đơn vị hành chính không làm thay đổi nội dung và giá trị pháp lý của tài liệu. Thông tư 06/2025/TT-BNV chỉ quy định tài liệu được bàn giao cho cơ quan hình thành sau sáp nhập quản lý, và tài liệu vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử.
Lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là bao nhiêu?
Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 quy định cấp là 300.000 đồng một chứng chỉ và cấp lại là 200.000 đồng một chứng chỉ. Trường hợp cấp lại do lỗi của cơ quan nhà nước hoặc do thay đổi địa giới đơn vị hành chính thì không phải nộp lệ phí cấp lại.
Học chứng chỉ văn thư lưu trữ tại Nghệ An xong có được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ không?
Không. Đây là hai loại giấy khác nhau. Chứng chỉ sau khóa học là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ sở đào tạo cấp. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV, và điều kiện tại khoản 3 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 là bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kỳ kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ.
Không có bằng ngành lưu trữ thì học khóa này có ích gì?
Có. Tấm chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ dùng để chứng minh người học đã được đào tạo về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nghiệp vụ lưu trữ cơ quan. Đây là phần hồ sơ mà người có bằng ngoài ngành thường được yêu cầu bổ sung khi làm công tác văn thư. Nó không thay được văn bằng khi xin Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Ai bắt buộc phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
Theo khoản 3 và khoản 5 Điều 53 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, đó là cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ, và cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Người làm văn thư, lưu trữ trong nội bộ một cơ quan hay doanh nghiệp thì không thuộc diện bắt buộc này.
Bằng ngành nào được coi là phù hợp để xin Chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
Điểm c khoản 1 Điều 32 Thông tư 06/2025/TT-BNV liệt kê bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên ngành lưu trữ, hoặc bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên thuộc bốn nhóm ngành: máy tính và công nghệ thông tin, toán học, sinh học, hóa học. Danh sách chỉ có bấy nhiêu.
Đăng ký tư vấn
Gọi 083.906.1718 hoặc nhắn Zalo 0909.674.234 để nhận lịch khai giảng và bảng học phí của đợt đang mở. Bạn ở Nghệ An thì nên hỏi luôn về hình thức tổ chức lớp trước khi quyết định.
Về tác giả: Bài viết được biên soạn bởi bộ phận tư vấn tuyển sinh CITC, đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật. Thông tin pháp lý dẫn theo bản gốc; người đọc nên đối chiếu bản hợp nhất mới nhất trước khi áp dụng.
Nguồn tham khảo: Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024, Công báo số 975+976 ngày 23/8/2024, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025, hiệu lực 21/7/2025; Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 và Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, hiệu lực 01/7/2025; Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư; Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15 ngày 16/6/2025; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (đã hết hiệu lực, dẫn để đối chiếu phần chuyển tiếp). Cập nhật 08/2026.
Bài liên quan: Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Hà Tĩnh · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Thanh Hóa · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Quảng Trị · Danh mục khóa chứng chỉ · Chứng chỉ Nghiệp vụ Sư phạm sơ cấp · Chứng chỉ Nhân viên y tế cơ sở giáo dục
