Ở Ninh Bình, cụm từ chứng chỉ văn thư lưu trữ được dùng cho hai thứ khác nhau. Một là giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghiệp vụ. Hai là Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, thứ mà Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 quy định tại Điều 56 và chỉ cấp cho người có bằng tốt nghiệp. Ba bộ máy tỉnh cũ nhập làm một nghĩa là ba khối tài liệu phải giữ nguyên phông chứ không được trộn vào nhau. Bài này tách bạch hai thứ đó trước, rồi mới nói tới chuyện học ở đâu.
Thông tin nhanh
| Bài viết cho người ở | Ninh Bình, gồm Hà Nam và Nam Định cũ. Sau sắp xếp có 129 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 32 phường và 97 xã |
| Cách gọi trên thị trường | Chứng chỉ văn thư lưu trữ, tên đầy đủ là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ |
| Điều kiện dự học | Người đang làm hoặc chuẩn bị làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, doanh nghiệp |
| Học trong bao lâu | Theo chương trình của cơ sở đào tạo, có kiểm tra đánh giá cuối khóa |
| Kết quả nhận được | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ sở đào tạo cấp |
| Điều dễ bị nhầm | Không phải Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo Điều 56 Luật Lưu trữ |
| Tấm chứng chỉ do Nhà nước cấp | Do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp, điều kiện là bằng tốt nghiệp chứ không phải chứng chỉ |
| Mức lệ phí theo quy định | Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ 300.000 đồng, cấp lại 200.000 đồng theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC |
| Cơ sở pháp lý của nghề | Nghị định 30/2020/NĐ-CP cho công tác văn thư và Luật Lưu trữ 33/2024/QH15 cho công tác lưu trữ |
| Học phí và lịch khai giảng | Gọi 083.906.1718 để nhận bảng của đợt gần nhất |
Ba phông lưu trữ, một tỉnh
Nhịp công việc ở Ninh Bình tạo ra nhu cầu gì
Nguyên tắc xương sống của nghề lưu trữ là tài liệu của cơ quan nào phải được quản lý theo phông lưu trữ của cơ quan đó, không phân tán và cũng không trộn lẫn. Ở một tỉnh vừa hợp nhất từ ba đơn vị hành chính cũ, nguyên tắc ấy không còn là lý thuyết trong giáo trình mà là việc phải làm trong năm nay.
Ba điều về địa bàn nên biết trước khi chọn nghề
Tỉnh sau sắp xếp có 129 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 32 phường và 97 xã.
Địa bàn hợp nhất từ ba tỉnh cũ là Ninh Bình, Hà Nam và Nam Định, tức ba hệ thống hồ sơ hành chính đã tồn tại độc lập nhiều chục năm. Quần thể danh thắng Tràng An và hệ thống di tích kéo theo nhóm tài liệu về quản lý di sản, thứ luôn thuộc diện bảo quản vĩnh viễn.
Một lưu ý riêng của Ninh Bình
Việc gộp ba tên tỉnh cũ không làm mất giá trị của tài liệu mang tên cũ. Ngược lại, càng phải giữ đúng tên phông để về sau còn tra cứu được.
Người nào ở Ninh Bình cần tấm chứng chỉ này
Người học đông nhất vẫn là người đã ngồi vào bàn văn thư rồi mới đi tìm khóa học. Kế đó là người làm hành chính nhân sự trong doanh nghiệp, nơi một người thường giữ cả hợp đồng, hồ sơ lao động lẫn công văn đi đến.
Kênh dùng nhiều nhất ở đây là cơ quan, đơn vị của tỉnh hợp nhất từ ba bộ máy cũ.
Nền pháp lý của nghề sau ngày 01/7/2025
Luật mới có hiệu lực từ ngày 01/7/2025
Ngày 21/6/2024 Quốc hội thông qua Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15. Luật có 65 điều, hiệu lực từ 01/7/2025, và đưa Luật Lưu trữ năm 2011 ra khỏi hệ thống văn bản đang áp dụng, trừ phần chuyển tiếp mà chính Luật mới giữ lại.
Điểm mới lớn nhất với người đi học không nằm ở nghiệp vụ mà nằm ở chỗ luật lần này dựng hẳn một chương về hoạt động dịch vụ lưu trữ và đưa nó vào danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.
Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết
Chính phủ ban hành Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 để quy định chi tiết Luật Lưu trữ. Nghị định có hiệu lực từ 21/7/2025 và là nơi đặt các yêu cầu kỹ thuật: quy mô kho tài liệu giấy, hạ tầng Kho lưu trữ số, lưu trữ dự phòng.
Chương VII của Nghị định dành riêng cho kinh doanh dịch vụ lưu trữ, trong đó Điều 38 chốt một chi tiết đáng nhớ: Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ do Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cấp.
Công tác văn thư có văn bản riêng
Người học hay quên rằng hai chữ văn thư và hai chữ lưu trữ nằm ở hai văn bản khác nhau. Văn thư theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, lưu trữ theo Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15.
Điểm mà nghị định này thêm so với văn bản cũ là phần thiết bị lưu khóa bí mật, tức phần ký số trên văn bản điện tử.
Điều khoản gắn với hoàn cảnh của Ninh Bình
Không phải điều khoản nào cũng có sức nặng như nhau với mọi người. Với hoàn cảnh của địa bàn này, điều đáng đọc trước nằm ngay bên dưới.
Khoản 1 Điều 37 Thông tư 06/2025/TT-BNV. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trước khi cơ quan giải thể, kết thúc hoạt động hoặc tổ chức lại phải được nộp, chỉnh lý, thống kê, bàn giao theo quy định. Tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được quản lý theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó, bảo đảm nguyên tắc tập trung, không phân tán phông lưu trữ, và thực hiện việc đóng phông lưu trữ kể từ ngày kết thúc hoạt động.
Hai tấm giấy mang tên gần giống nhau
Tấm giấy do Nhà nước cấp
Khoản 1 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 viết: Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp cho cá nhân có đủ trình độ chuyên môn và các điều kiện theo quy định của pháp luật để thực hiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Nó gắn với việc kinh doanh dịch vụ, không gắn với việc ngồi làm văn thư trong một cơ quan.
Người được cấp không được cho người khác thuê, mượn hay sử dụng chứng chỉ của mình để hành nghề. Đó là nghĩa vụ ghi tại điểm c khoản 2 Điều 56.
Ai đủ điều kiện xin chứng chỉ hành nghề
Điều 56 phân người xin chứng chỉ làm hai nhóm. Nhóm có bằng cao đẳng trở lên đúng ngành lưu trữ được xét hồ sơ. Nhóm còn lại, gồm cả người có bằng trung cấp ngành lưu trữ, phải qua kỳ kiểm tra nghiệp vụ.
Bốn nhóm ngành được liệt kê thêm không phải chọn ngẫu nhiên: chúng khớp với các nhóm dịch vụ số hóa, khử trùng, khử axit mà luật cho phép kinh doanh.
Kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ gồm những gì
Kỳ kiểm tra do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức, thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng và cổng thông tin điện tử của Cục. Kết quả cũng công bố ở đó, và thời hạn nhận đơn phúc khảo là không quá 05 ngày làm việc.
Chứng chỉ được cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký, chứ không phải một tấm dùng chung cho cả năm nhóm.
| Tiêu chí | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ | Chứng chỉ hành nghề lưu trữ |
|---|---|---|
| Cấp theo nhóm việc hay cấp chung | Cấp chung cho cả chương trình đã học | Cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký, theo Điều 33 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Ai cấp | Cơ sở đào tạo | Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Điều kiện để có | Ghi danh và hoàn thành chương trình bồi dưỡng, đạt bài kiểm tra cuối khóa | Bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ |
| Dùng để làm gì | Chứng minh đã được đào tạo nghiệp vụ, dùng trong hồ sơ dự tuyển và hồ sơ nhân sự | Điều kiện để kinh doanh dịch vụ lưu trữ theo Điều 53 Luật Lưu trữ |
| Phạm vi | Theo yêu cầu của nơi sử dụng lao động | Hành nghề trên phạm vi toàn quốc, theo điểm a khoản 2 Điều 56 |
| Chi phí phải nộp cho Nhà nước | Không có | Lệ phí 300.000 đồng khi cấp, 200.000 đồng khi cấp lại, theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC |
Ranh giới giữa văn thư và lưu trữ
Văn thư là phần đầu của dòng chảy tài liệu
Người làm văn thư đứng ở đầu dòng chảy tài liệu: nhận văn bản đến, chuyển đúng người, theo dõi văn bản đi, giữ con dấu, và quan trọng nhất là lập hồ sơ công việc theo đúng danh mục.
Việc giữ con dấu là việc có trách nhiệm pháp lý riêng, không phải việc phụ.
Công việc của người làm lưu trữ
Người làm lưu trữ nhận hồ sơ đã đóng, xác định thời hạn lưu, chỉnh lý cho đúng phông, thống kê, bảo quản và phục vụ tra cứu. Đây là phần việc dài hơi, tính bằng chục năm.
Hủy tài liệu là việc có hội đồng và có thủ tục, không phải việc dọn kho cho gọn. Thông tư 06/2025 dành cả một chương cho trình tự này.
Hai thứ hay bị hỏi khi nhận việc
Khi nhận bàn giao công việc, hai thứ cần biên bản là con dấu và khối hồ sơ đang giữ. Thiếu biên bản thì người mới gánh phần của người cũ mà không biết mình đang gánh gì.
Người mới thường ngại hỏi phần này, rồi vài tháng sau mới thấy hậu quả.
Khóa học dạy những gì
Nhóm bài về quản lý văn bản
Học viên được làm quen với bộ thể thức văn bản hành chính, cách vào sổ và theo dõi văn bản, cách lập danh mục hồ sơ của cơ quan và cách lập một hồ sơ công việc cho đúng.
Phần thể thức nghe khô nhưng lại là phần bị soi nhiều nhất khi văn bản đi ra ngoài cơ quan.
Học phần lưu trữ
Nhóm bài thứ hai xoay quanh hồ sơ đã đóng: đánh giá, sắp xếp, mô tả, bảo quản và đưa ra phục vụ khi có người cần tra cứu.
Bộ thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu là thứ phải tra chứ không phải thứ học thuộc.
Học xong thì làm được gì
Phần thực hành thường xoay quanh ba việc: lập một danh mục hồ sơ, lập một hồ sơ công việc hoàn chỉnh, và chỉnh lý một khối tài liệu mẫu.
Trước khi ghi danh nên hỏi rõ: cơ sở nào đứng tên cấp chứng chỉ, chương trình bao nhiêu giờ, có kiểm tra cuối khóa hay không.
Chỗ tuyển người làm văn thư, lưu trữ tại Ninh Bình
Kênh chính: cơ quan, đơn vị của tỉnh hợp nhất từ ba bộ máy cũ
Bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh sau hợp nhất.
Chỗ này chuộng người đã cầm hồ sơ thật, không chỉ học lý thuyết.
Kênh thứ hai
Ban quản lý di tích và đơn vị làm công tác văn hóa, nơi hồ sơ hiện vật và hồ sơ tu bổ phải lưu lâu dài.
Người tuyển ở đây thường hỏi về cách lập danh mục hồ sơ.
Kênh thứ ba
Doanh nghiệp du lịch, khách sạn quy mô vừa cần người quản lý hợp đồng và hồ sơ nhân sự.
Nhóm này cần người làm được cả phần giấy lẫn phần trên máy.
Vì sao giai đoạn này nghề lưu trữ có nhiều việc
Hạn năm năm áp cho cơ quan thuộc nguồn nộp lưu
Điểm b khoản 1 Điều 65 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 cho các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu thời hạn 05 năm để hoàn thành việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu hình thành trước ngày 01/7/2025 mà chưa được chỉnh lý. Tính ra là hạn 01/7/2030.
Mốc này áp cho cơ quan, tổ chức, không áp cho cá nhân, nhưng người làm nghề là người trực tiếp gánh phần việc.
696 đầu mối cũ để lại tài liệu cho ai
Điều 40 Thông tư 06/2025/TT-BNV xử lý đúng tình huống này. Với tài liệu giấy, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao lưu trữ lịch sử cấp tỉnh tiếp nhận và tổ chức chỉnh lý theo Điều 65 Luật Lưu trữ. Sau khi chỉnh lý, tài liệu vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử.
Nguyên tắc xuyên suốt là không phân tán phông lưu trữ và đóng phông kể từ ngày cơ quan kết thúc hoạt động.
Phần việc chuyển tiếp giao cho ai
Luật giữ lại một cửa cho các đơn vị đã làm dịch vụ chỉnh lý theo quy định cũ, đồng thời mở cửa cho nhóm cung cấp dịch vụ tư vấn nghiệp vụ lưu trữ theo Luật Lưu trữ 2024.
Với người mới, con đường thực tế là vào làm cho một đơn vị đã đủ điều kiện, tích lũy tay nghề, rồi tính chuyện văn bằng và chứng chỉ hành nghề sau.
Đăng ký học thế nào
Chuẩn bị hồ sơ trước khi đăng ký
Hồ sơ ghi danh thường gồm phiếu đăng ký theo mẫu, bản sao giấy tờ tùy thân và bản sao văn bằng cao nhất. Một số đợt có thêm ảnh chân dung để làm chứng chỉ.
Nên hỏi rõ cơ sở nào đứng tên cấp chứng chỉ ngay khi nộp hồ sơ, đừng để tới lúc nhận giấy mới hỏi.
Lớp tổ chức thế nào
Phần lớn học viên của khóa này là người đang đi làm, nên lớp thường xếp ngoài giờ hành chính hoặc theo đợt tập trung ngắn, có phần thực hành trên hồ sơ mẫu.
Ở Ninh Bình, nên hỏi thẳng về lịch học và địa điểm học của đợt gần nhất trước khi quyết định.
Chi phí và lịch mở lớp
Mức học phí phụ thuộc chương trình và hình thức lớp của từng đợt. Gọi 083.906.1718 để lấy thông tin chính xác thay vì tham khảo con số cũ trên mạng.
Một khoản khác cần phân biệt: lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là 300.000 đồng theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC. Khoản đó nộp cho Nhà nước và không liên quan tới học phí khóa bồi dưỡng.
Câu hỏi thường gặp
Bằng ngành nào được coi là phù hợp để xin Chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
Điểm c khoản 1 Điều 32 Thông tư 06/2025/TT-BNV liệt kê bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên ngành lưu trữ, hoặc bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên thuộc bốn nhóm ngành: máy tính và công nghệ thông tin, toán học, sinh học, hóa học. Danh sách chỉ có bấy nhiêu.
Kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ thi những gì?
Điều 34 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định nội dung gồm kiến thức pháp luật về lưu trữ, tiêu chuẩn và nghiệp vụ về hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề, cùng các quy định pháp luật khác có liên quan. Hình thức gồm viết, trắc nghiệm và thực hành. Kỳ kiểm tra do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức và thông báo trên cổng thông tin điện tử của Cục.
Người ở Ninh Bình học xong làm việc được ở đâu?
Vị trí phổ biến nhất là văn thư kiêm lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp trên địa bàn. Ngoài nhóm đó còn có phần việc theo hợp đồng dịch vụ, chẳng hạn chỉnh lý, số hóa và lập mục lục hồ sơ cho các kho tài liệu, phần việc đang có khối lượng lớn do các mốc chuyển tiếp tại Điều 65 Luật Lưu trữ.
Doanh nghiệp có phải nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước không?
Doanh nghiệp nói chung không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước, trừ trường hợp pháp luật quy định khác. Nhưng doanh nghiệp vẫn phải giữ hồ sơ theo thời hạn mà pháp luật chuyên ngành quy định, và khi tổ chức lại thì áp dụng Điều 41 Thông tư 06/2025/TT-BNV.
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có giá trị ở tỉnh khác không?
Có. Điểm a khoản 2 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ghi rõ cá nhân được cấp chứng chỉ được hành nghề trên phạm vi toàn quốc theo quy định của pháp luật. Kèm theo đó là nghĩa vụ không cho người khác thuê, mượn hay sử dụng chứng chỉ để hành nghề.
Tài liệu mang tên đơn vị hành chính cũ có còn giá trị không?
Còn nguyên. Việc sắp xếp đơn vị hành chính không làm thay đổi nội dung và giá trị pháp lý của tài liệu. Thông tư 06/2025/TT-BNV chỉ quy định tài liệu được bàn giao cho cơ quan hình thành sau sáp nhập quản lý, và tài liệu vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử.
Lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là bao nhiêu?
Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 quy định cấp là 300.000 đồng một chứng chỉ và cấp lại là 200.000 đồng một chứng chỉ. Trường hợp cấp lại do lỗi của cơ quan nhà nước hoặc do thay đổi địa giới đơn vị hành chính thì không phải nộp lệ phí cấp lại.
Đăng ký tư vấn
Gọi 083.906.1718 hoặc nhắn Zalo 0909.674.234 để nhận lịch khai giảng và bảng học phí của đợt đang mở. Bạn ở Ninh Bình thì nên hỏi luôn về hình thức tổ chức lớp trước khi quyết định.
Về tác giả: Bài viết được biên soạn bởi bộ phận tư vấn tuyển sinh CITC, đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật. Thông tin pháp lý dẫn theo bản gốc; người đọc nên đối chiếu bản hợp nhất mới nhất trước khi áp dụng.
Nguồn tham khảo: Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024, Công báo số 975+976 ngày 23/8/2024, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025, hiệu lực 21/7/2025; Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 và Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, hiệu lực 01/7/2025; Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư; Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15 ngày 16/6/2025; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (đã hết hiệu lực, dẫn để đối chiếu phần chuyển tiếp). Cập nhật 08/2026.
Bài liên quan: Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Hà Nội · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Thanh Hóa · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Hưng Yên · Danh mục khóa chứng chỉ · Chứng chỉ Nghiệp vụ Sư phạm sơ cấp · Chứng chỉ Nhân viên y tế cơ sở giáo dục
