Bài viết này dành cho người ở Thanh Hóa đang cần làm được việc văn thư, lưu trữ trong cơ quan hoặc doanh nghiệp của mình. Nó bắt đầu bằng một câu hỏi ít ai hỏi: tấm chứng chỉ bạn sắp học có phải là tấm chứng chỉ mà pháp luật nhắc tên không. Tỉnh có nhiều đơn vị hành chính cấp xã nhất cả nước thì khối tài liệu phải chỉnh lý trong mười năm tới cũng lớn nhất. Câu trả lời quyết định bạn nên bỏ tiền vào đâu.
Thông tin nhanh
| Bài viết cho người ở | Thanh Hóa. Sau sắp xếp có 166 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 19 phường và 147 xã |
| Cách gọi trên thị trường | Chứng chỉ văn thư lưu trữ, tên đầy đủ là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ |
| Điều kiện dự học | Người đang làm hoặc chuẩn bị làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, doanh nghiệp |
| Học trong bao lâu | Theo chương trình của cơ sở đào tạo, có kiểm tra đánh giá cuối khóa |
| Kết quả nhận được | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ sở đào tạo cấp |
| Điều dễ bị nhầm | Không phải Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo Điều 56 Luật Lưu trữ |
| Tấm chứng chỉ do Nhà nước cấp | Do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp, điều kiện là bằng tốt nghiệp chứ không phải chứng chỉ |
| Mức lệ phí theo quy định | Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ 300.000 đồng, cấp lại 200.000 đồng theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC |
| Cơ sở pháp lý của nghề | Nghị định 30/2020/NĐ-CP cho công tác văn thư và Luật Lưu trữ 33/2024/QH15 cho công tác lưu trữ |
| Học phí và lịch khai giảng | Gọi 083.906.1718 để nhận bảng của đợt gần nhất |
166 đơn vị cấp xã nghĩa là 166 khối hồ sơ
Nhịp công việc ở Thanh Hóa tạo ra nhu cầu gì
Luật Lưu trữ 2024 đặt cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh một việc có thời hạn: trong mười năm phải chỉnh lý và nộp vào lưu trữ lịch sử tài liệu bảo quản vĩnh viễn của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã hình thành trước ngày 01/7/2025. Ở tỉnh có số đơn vị cấp xã lớn nhất nước, việc ấy là một khối lượng đếm được.
Ba điều về địa bàn nên biết trước khi chọn nghề
Tỉnh sau sắp xếp có 166 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 19 phường và 147 xã, cao nhất trong 34 tỉnh, thành phố.
Địa bàn trải từ dải ven biển phía nam lên vùng núi phía tây giáp Lào, nên tài liệu của bộ máy cũ nằm rải rác chứ không tập trung ở một chỗ. Khu kinh tế Nghi Sơn kéo theo một lớp doanh nghiệp có hồ sơ dự án, hồ sơ môi trường và hồ sơ lao động phải lưu nhiều năm.
Một lưu ý riêng của Thanh Hóa
Khối lượng việc lớn không đồng nghĩa với việc tuyển dụng lớn. Phần lớn phần việc chỉnh lý được giao theo hợp đồng dịch vụ, nên người học nên nhìn đây là thị trường lao động thời vụ có kỹ năng chứ không phải một suất biên chế.
Người nào ở Thanh Hóa cần tấm chứng chỉ này
Ba nhóm hay gặp: người kiêm nhiệm văn thư ở cơ quan, người làm hành chính trong doanh nghiệp, và người có bằng ngành khác muốn chuyển sang công việc quản lý hồ sơ, tài liệu.
Kênh dùng nhiều nhất ở đây là ủy ban nhân dân cấp xã và đơn vị sự nghiệp trên toàn tỉnh.
Nền pháp lý của nghề sau ngày 01/7/2025
Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết
Phần chi tiết của Luật nằm ở Nghị định 113/2025/NĐ-CP, hiệu lực 21/7/2025. Đây là văn bản trả lời các câu hỏi rất cụ thể, chẳng hạn kho lưu trữ cần gì và tổ chức muốn kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải đáp ứng điều kiện nào.
Điều 36 và Điều 37 của Nghị định đặt cùng một yêu cầu cho hai loại hạ tầng: mỗi địa điểm lắp đặt phải có tối thiểu một nhân sự phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ có chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Thông tư 06/2025/TT-BNV và Thông tư 05/2025/TT-BNV
Ngày 15/5/2025, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Thông tư 06/2025/TT-BNV. Thông tư có 8 chương, 44 điều, trong đó Chương VI dành trọn cho Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và Chương VII cho việc quản lý tài liệu khi cơ quan giải thể, kết thúc hoạt động hoặc tổ chức lại.
Hai thông tư này dẫn chiếu lẫn nhau, nên đọc một cái mà bỏ cái kia thì dễ hiểu thiếu.
Công tác văn thư có văn bản riêng
Người học hay quên rằng hai chữ văn thư và hai chữ lưu trữ nằm ở hai văn bản khác nhau. Văn thư theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, lưu trữ theo Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15.
Ranh giới giữa hai văn bản nằm đúng ở khâu nộp lưu: hồ sơ đang giải quyết thuộc phần văn thư, hồ sơ đã nộp vào lưu trữ cơ quan thì bước sang phần lưu trữ.
Một điều khoản đáng đọc kỹ nếu bạn ở Thanh Hóa
Phần dưới đây tách riêng một điều khoản vì nó mô tả đúng tình huống đang diễn ra tại chỗ.
Điểm a khoản 1 Điều 65 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15. Trong thời hạn 10 năm kể từ ngày Luật có hiệu lực, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và nộp vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh đối với tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã trước ngày 01/7/2025.
Hai tấm giấy mang tên gần giống nhau
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là loại giấy khác hẳn
Luật đặt tấm chứng chỉ hành nghề vào đúng một chỗ: điều kiện để cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ của tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ, hoặc cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ, được làm nghề.
Lệ phí cấp là 300.000 đồng một chứng chỉ, cấp lại là 200.000 đồng, theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025.
Ai đủ điều kiện xin chứng chỉ hành nghề
Khoản 3 Điều 56 đặt ba điều kiện: là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, và có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ cộng với việc đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức. Ai có bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ thì được miễn phần kiểm tra.
Không có dòng nào trong Điều 56 hay Điều 32 nhắc tới chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ. Đây là chỗ nhiều lời quảng cáo nói quá.
Kỳ kiểm tra nghiệp vụ diễn ra thế nào
Người thuộc diện phải kiểm tra chỉ nộp hồ sơ khi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có thông báo tổ chức kỳ kiểm tra. Đây là chi tiết ở Điều 33 mà nhiều người bỏ qua rồi nộp hồ sơ sai thời điểm.
Chứng chỉ được cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký, chứ không phải một tấm dùng chung cho cả năm nhóm.
| Tiêu chí | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ | Chứng chỉ hành nghề lưu trữ |
|---|---|---|
| Dùng để làm gì | Chứng minh đã được đào tạo nghiệp vụ, dùng trong hồ sơ dự tuyển và hồ sơ nhân sự | Điều kiện để kinh doanh dịch vụ lưu trữ theo Điều 53 Luật Lưu trữ |
| Phạm vi | Theo yêu cầu của nơi sử dụng lao động | Hành nghề trên phạm vi toàn quốc, theo điểm a khoản 2 Điều 56 |
| Chi phí phải nộp cho Nhà nước | Không có | Lệ phí 300.000 đồng khi cấp, 200.000 đồng khi cấp lại, theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC |
| Có bị thu hồi không | Theo quy chế của cơ sở đào tạo | Có, theo khoản 6 Điều 56 Luật Lưu trữ và Điều 36 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Cho người khác mượn được không | Không đặt ra vì đây là giấy xác nhận quá trình học | Bị cấm, theo điểm c khoản 2 Điều 56 Luật Lưu trữ |
| Cấp theo nhóm việc hay cấp chung | Cấp chung cho cả chương trình đã học | Cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký, theo Điều 33 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
Công tác văn thư và công tác lưu trữ khác nhau chỗ nào
Công việc của người làm văn thư
Nghị định 30/2020/NĐ-CP gói công tác văn thư vào bốn nhóm việc: soạn thảo và ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
Khâu hay bị làm sai nhất là lập hồ sơ. Nhiều nơi để giấy tờ rời rồi cuối năm mới gom, và khi ấy thì không còn ai nhớ tài liệu nào thuộc việc nào.
Học chung có hợp lý không
Học chung một khóa hợp lý vì hai phần việc nối nhau. Người chỉ biết nửa đầu sẽ lập hồ sơ theo kiểu khiến nửa sau không dùng được, và ngược lại.
Biết cả hai phần cũng là cách tự bảo vệ, vì trách nhiệm lập hồ sơ thuộc về người được giao giải quyết công việc chứ không dồn hết cho bàn văn thư.
Con dấu, danh mục hồ sơ và trách nhiệm
Khi nhận bàn giao công việc, hai thứ cần biên bản là con dấu và khối hồ sơ đang giữ. Thiếu biên bản thì người mới gánh phần của người cũ mà không biết mình đang gánh gì.
Người mới thường ngại hỏi phần này, rồi vài tháng sau mới thấy hậu quả.
Khóa học dạy những gì
Phần nghiệp vụ văn thư
Nhóm bài đầu tiên xoay quanh văn bản: soạn cho đúng thể thức, chuyển cho đúng người, theo dõi cho đúng hạn, rồi gom thành hồ sơ cho đúng danh mục.
Với người đã đi làm, đây là phần dễ tiếp thu nhất vì gần với việc đang làm hằng ngày.
Nhóm bài về hồ sơ và kho tài liệu
Nhóm bài thứ hai xoay quanh hồ sơ đã đóng: đánh giá, sắp xếp, mô tả, bảo quản và đưa ra phục vụ khi có người cần tra cứu.
Bộ thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu là thứ phải tra chứ không phải thứ học thuộc.
Học xong thì làm được gì
Kết thúc khóa có kiểm tra đánh giá. Đây là điểm phân biệt một chương trình bồi dưỡng thật với một buổi tập huấn phát giấy chứng nhận tham dự.
Giấy chứng nhận tham dự và chứng chỉ hoàn thành chương trình là hai thứ khác nhau, và người tuyển dụng biết điều đó.
Chỗ tuyển người làm văn thư, lưu trữ tại Thanh Hóa
Kênh chính: ủy ban nhân dân cấp xã và đơn vị sự nghiệp trên toàn tỉnh
Bộ phận văn thư của Ủy ban nhân dân cấp xã và các đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh.
Chỗ này chuộng người đã cầm hồ sơ thật, không chỉ học lý thuyết.
Kênh thứ hai
Doanh nghiệp và nhà thầu quanh Khu kinh tế Nghi Sơn, nơi hồ sơ dự án phải lưu theo thời hạn dài.
Người tuyển ở đây thường hỏi về cách lập danh mục hồ sơ.
Kênh thứ ba
Đơn vị nhận việc chỉnh lý, số hóa tài liệu cho các cơ quan trong tỉnh theo hợp đồng từng đợt.
Nhóm này cần người làm được cả phần giấy lẫn phần trên máy.
Vì sao giai đoạn này nghề lưu trữ có nhiều việc
Việc lớn nhất nằm ở khối tài liệu cấp xã
Điểm c cùng khoản còn giao cho lưu trữ lịch sử thời hạn 10 năm để chỉnh lý xong khối tài liệu đang bảo quản trong kho mà chưa được chỉnh lý.
Nhân số đơn vị với số năm hoạt động của mỗi đơn vị thì ra quy mô công việc, và đó là con số rất lớn.
Tài liệu của bộ máy đã kết thúc hoạt động
Điều 40 Thông tư 06/2025/TT-BNV xử lý đúng tình huống này. Với tài liệu giấy, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao lưu trữ lịch sử cấp tỉnh tiếp nhận và tổ chức chỉnh lý theo Điều 65 Luật Lưu trữ. Sau khi chỉnh lý, tài liệu vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử.
Nguyên tắc xuyên suốt là không phân tán phông lưu trữ và đóng phông kể từ ngày cơ quan kết thúc hoạt động.
Phần việc chuyển tiếp giao cho ai
Luật giữ lại một cửa cho các đơn vị đã làm dịch vụ chỉnh lý theo quy định cũ, đồng thời mở cửa cho nhóm cung cấp dịch vụ tư vấn nghiệp vụ lưu trữ theo Luật Lưu trữ 2024.
Điều đáng nhớ là cá nhân độc lập chỉ được kinh doanh ba nhóm dịch vụ, gồm số hóa, tu bổ và tư vấn nghiệp vụ, chứ không được kinh doanh hạ tầng kho.
Thủ tục ghi danh và lịch khai giảng
Giấy tờ cần chuẩn bị
Người học chuẩn bị phiếu đăng ký, bản sao giấy tờ tùy thân, bản sao văn bằng và ảnh chân dung. Danh mục cụ thể có thể khác nhau giữa các đợt.
Giữ lại một bản phiếu đăng ký có xác nhận để đối chiếu khi nhận chứng chỉ.
Hình thức học cho người đang đi làm
Lớp được tổ chức theo đợt, có lớp tập trung và có lớp kết hợp cho người ở xa. Phần thực hành luôn cần có mặt, vì chỉnh lý và lập hồ sơ phải cầm tài liệu thật.
Số buổi và cách bố trí lịch khác nhau giữa các đợt, nên thông tin chính xác nhất là thông tin của đợt đang mở.
Hỏi học phí ở đâu
Trang này không ghi học phí vì con số ấy đổi theo đợt. Gọi 083.906.1718 để nhận bảng học phí và lịch khai giảng đang áp dụng.
Một khoản khác cần phân biệt: lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là 300.000 đồng theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC. Khoản đó nộp cho Nhà nước và không liên quan tới học phí khóa bồi dưỡng.
Câu hỏi thường gặp
Học chứng chỉ văn thư lưu trữ tại Thanh Hóa xong có được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ không?
Không. Đây là hai loại giấy khác nhau. Chứng chỉ sau khóa học là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ sở đào tạo cấp. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV, và điều kiện tại khoản 3 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 là bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kỳ kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ.
Không có bằng ngành lưu trữ thì học khóa này có ích gì?
Có. Tấm chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ dùng để chứng minh người học đã được đào tạo về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nghiệp vụ lưu trữ cơ quan. Đây là phần hồ sơ mà người có bằng ngoài ngành thường được yêu cầu bổ sung khi làm công tác văn thư. Nó không thay được văn bằng khi xin Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Ai bắt buộc phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
Theo khoản 3 và khoản 5 Điều 53 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, đó là cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ, và cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Người làm văn thư, lưu trữ trong nội bộ một cơ quan hay doanh nghiệp thì không thuộc diện bắt buộc này.
Bằng ngành nào được coi là phù hợp để xin Chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
Điểm c khoản 1 Điều 32 Thông tư 06/2025/TT-BNV liệt kê bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên ngành lưu trữ, hoặc bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên thuộc bốn nhóm ngành: máy tính và công nghệ thông tin, toán học, sinh học, hóa học. Danh sách chỉ có bấy nhiêu.
Kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ thi những gì?
Điều 34 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định nội dung gồm kiến thức pháp luật về lưu trữ, tiêu chuẩn và nghiệp vụ về hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề, cùng các quy định pháp luật khác có liên quan. Hình thức gồm viết, trắc nghiệm và thực hành. Kỳ kiểm tra do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức và thông báo trên cổng thông tin điện tử của Cục.
Người ở Thanh Hóa học xong làm việc được ở đâu?
Vị trí phổ biến nhất là văn thư kiêm lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp trên địa bàn. Ngoài nhóm đó còn có phần việc theo hợp đồng dịch vụ, chẳng hạn chỉnh lý, số hóa và lập mục lục hồ sơ cho các kho tài liệu, phần việc đang có khối lượng lớn do các mốc chuyển tiếp tại Điều 65 Luật Lưu trữ.
Doanh nghiệp có phải nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước không?
Doanh nghiệp nói chung không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước, trừ trường hợp pháp luật quy định khác. Nhưng doanh nghiệp vẫn phải giữ hồ sơ theo thời hạn mà pháp luật chuyên ngành quy định, và khi tổ chức lại thì áp dụng Điều 41 Thông tư 06/2025/TT-BNV.
Đăng ký tư vấn
Cần biết đợt gần nhất mở khi nào và học ở đâu, gọi 083.906.1718 hoặc nhắn Zalo 0909.674.234. Nói rõ bạn đang ở Thanh Hóa và đang làm công việc gì, bộ phận tư vấn sẽ nói thẳng khóa này có hợp với bạn hay không.
Về tác giả: Bài viết được biên soạn bởi bộ phận tư vấn tuyển sinh CITC, đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật. Thông tin pháp lý dẫn theo bản gốc; người đọc nên đối chiếu bản hợp nhất mới nhất trước khi áp dụng.
Nguồn tham khảo: Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024, Công báo số 975+976 ngày 23/8/2024, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025, hiệu lực 21/7/2025; Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 và Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, hiệu lực 01/7/2025; Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư; Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15 ngày 16/6/2025; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (đã hết hiệu lực, dẫn để đối chiếu phần chuyển tiếp). Cập nhật 08/2026.
Bài liên quan: Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Nghệ An · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Ninh Bình · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Hà Tĩnh · Chứng chỉ Nhân viên y tế cơ sở giáo dục · Chứng chỉ Bảo mẫu · Trung cấp Kế toán doanh nghiệp
