Bài viết này dành cho người ở Hưng Yên đang cần làm được việc văn thư, lưu trữ trong cơ quan hoặc doanh nghiệp của mình. Nó bắt đầu bằng một câu hỏi ít ai hỏi: tấm chứng chỉ bạn sắp học có phải là tấm chứng chỉ mà pháp luật nhắc tên không. Tỉnh có tỷ lệ xã cao thì phần lớn hồ sơ được sinh ra ở cấp xã, và đó cũng là nơi thiếu người biết nghiệp vụ nhất. Câu trả lời quyết định bạn nên bỏ tiền vào đâu.
Thông tin nhanh
| Bài viết cho người ở | Hưng Yên, gồm Thái Bình cũ. Sau sắp xếp có 104 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 11 phường và 93 xã |
| Cách gọi trên thị trường | Chứng chỉ văn thư lưu trữ, tên đầy đủ là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ |
| Cách tổ chức lớp | Học tập trung hoặc học kết hợp, tùy đợt |
| Học trong bao lâu | Theo chương trình của cơ sở đào tạo, có kiểm tra đánh giá cuối khóa |
| Kết quả nhận được | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ sở đào tạo cấp |
| Cơ sở pháp lý của nghề | Nghị định 30/2020/NĐ-CP cho công tác văn thư và Luật Lưu trữ 33/2024/QH15 cho công tác lưu trữ |
| Điều dễ bị nhầm | Không phải Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo Điều 56 Luật Lưu trữ |
| Tấm chứng chỉ do Nhà nước cấp | Do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp, điều kiện là bằng tốt nghiệp chứ không phải chứng chỉ |
| Mức lệ phí theo quy định | Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ 300.000 đồng, cấp lại 200.000 đồng theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC |
| Học phí và lịch khai giảng | Gọi 083.906.1718 để nhận bảng của đợt gần nhất |
Hồ sơ sinh ra ở xã thì phải lập ngay ở xã
Nhịp công việc ở Hưng Yên tạo ra nhu cầu gì
Chính quyền hai cấp đưa rất nhiều việc về thẳng cấp xã. Việc nhiều thì văn bản nhiều, và văn bản nhiều mà không lập hồ sơ ngay từ đầu thì vài năm sau sẽ thành một đống giấy không tra cứu được. Đây là phần việc mà Nghị định 30/2020 gọi tên rất rõ và cũng là phần dễ bị bỏ qua nhất.
Ba điều về địa bàn nên biết trước khi chọn nghề
Tỉnh sau sắp xếp có 104 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 11 phường và 93 xã, tức phần lớn địa bàn là xã.
Việc hợp nhất với Thái Bình đưa thêm một vùng đồng bằng đông dân vào chung một bộ máy quản lý. Các khu công nghiệp dọc quốc lộ 5 và vùng Phố Nối tạo ra nhóm doanh nghiệp cần người làm hành chính văn phòng ổn định.
Một lưu ý riêng của Hưng Yên
Lập hồ sơ công việc là trách nhiệm của người được giao giải quyết công việc, không phải chỉ của người ngồi ở bàn văn thư. Học khóa này để biết cách hướng dẫn cả cơ quan làm đúng, chứ không phải để làm thay cả cơ quan.
Khóa này hợp với ai tại Hưng Yên
Nhóm rõ nhất là người đang được giao làm văn thư mà chưa học đúng ngành: nhân viên hành chính văn phòng, kế toán kiêm văn thư, giáo viên kiêm công tác hồ sơ. Nhóm thứ hai là người chuẩn bị dự tuyển vào vị trí việc làm có yêu cầu nghiệp vụ văn thư.
Kênh dùng nhiều nhất ở đây là ủy ban nhân dân cấp xã và khối công nghiệp ven đô.
Những văn bản người làm nghề phải đọc trước
Văn bản gốc của nửa lưu trữ
Ngày 21/6/2024 Quốc hội thông qua Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15. Luật có 65 điều, hiệu lực từ 01/7/2025, và đưa Luật Lưu trữ năm 2011 ra khỏi hệ thống văn bản đang áp dụng, trừ phần chuyển tiếp mà chính Luật mới giữ lại.
Với người học nghề, hai chương đáng đọc nhất là chương về nghiệp vụ lưu trữ và chương về hoạt động dịch vụ lưu trữ. Chương thứ hai là chỗ tấm Chứng chỉ hành nghề lưu trữ xuất hiện.
Nghị định hướng dẫn ban hành ngày 03/6/2025
Chính phủ ban hành Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 để quy định chi tiết Luật Lưu trữ. Nghị định có hiệu lực từ 21/7/2025 và là nơi đặt các yêu cầu kỹ thuật: quy mô kho tài liệu giấy, hạ tầng Kho lưu trữ số, lưu trữ dự phòng.
Hồ sơ xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ có một thành phần rất cụ thể: danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ, làm theo mẫu ban hành kèm Nghị định.
Công tác văn thư có văn bản riêng
Người học hay quên rằng hai chữ văn thư và hai chữ lưu trữ nằm ở hai văn bản khác nhau. Văn thư theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, lưu trữ theo Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15.
Ranh giới giữa hai văn bản nằm đúng ở khâu nộp lưu: hồ sơ đang giải quyết thuộc phần văn thư, hồ sơ đã nộp vào lưu trữ cơ quan thì bước sang phần lưu trữ.
Một điều khoản đáng đọc kỹ nếu bạn ở Hưng Yên
Cùng một bộ văn bản, mỗi địa bàn lại chạm vào một điều khoản khác nhau trước tiên. Ở đây, điều khoản nên đọc trước là điều dưới đây.
Điểm b khoản 1 Điều 65 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15. Trong thời hạn 05 năm kể từ ngày Luật có hiệu lực, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu phải hoàn thành việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu đối với tài liệu hình thành trước ngày 01/7/2025 mà chưa được chỉnh lý, rồi nộp vào lưu trữ lịch sử. Mốc phải xong là ngày 01/7/2030.
Hai tấm giấy mang tên gần giống nhau
Tấm giấy do Nhà nước cấp
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là giấy do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp, theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV. Một đầu mối cho cả nước, và người được cấp hành nghề trên phạm vi toàn quốc.
Người được cấp không được cho người khác thuê, mượn hay sử dụng chứng chỉ của mình để hành nghề. Đó là nghĩa vụ ghi tại điểm c khoản 2 Điều 56.
Cửa vào của chứng chỉ hành nghề là bằng cấp
Khoản 3 Điều 56 đặt ba điều kiện: là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, và có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ cộng với việc đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức. Ai có bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ thì được miễn phần kiểm tra.
Bốn nhóm ngành được liệt kê thêm không phải chọn ngẫu nhiên: chúng khớp với các nhóm dịch vụ số hóa, khử trùng, khử axit mà luật cho phép kinh doanh.
Kỳ kiểm tra nghiệp vụ diễn ra thế nào
Người thuộc diện phải kiểm tra chỉ nộp hồ sơ khi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có thông báo tổ chức kỳ kiểm tra. Đây là chi tiết ở Điều 33 mà nhiều người bỏ qua rồi nộp hồ sơ sai thời điểm.
Ba hình thức viết, trắc nghiệm và thực hành cho thấy kỳ kiểm tra không chỉ hỏi lý thuyết.
| Tiêu chí | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ | Chứng chỉ hành nghề lưu trữ |
|---|---|---|
| Ai cấp | Cơ sở đào tạo | Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Điều kiện để có | Ghi danh và hoàn thành chương trình bồi dưỡng, đạt bài kiểm tra cuối khóa | Bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ |
| Dùng để làm gì | Chứng minh đã được đào tạo nghiệp vụ, dùng trong hồ sơ dự tuyển và hồ sơ nhân sự | Điều kiện để kinh doanh dịch vụ lưu trữ theo Điều 53 Luật Lưu trữ |
| Phạm vi | Theo yêu cầu của nơi sử dụng lao động | Hành nghề trên phạm vi toàn quốc, theo điểm a khoản 2 Điều 56 |
| Chi phí phải nộp cho Nhà nước | Không có | Lệ phí 300.000 đồng khi cấp, 200.000 đồng khi cấp lại, theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC |
| Có bị thu hồi không | Theo quy chế của cơ sở đào tạo | Có, theo khoản 6 Điều 56 Luật Lưu trữ và Điều 36 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
Công tác văn thư và công tác lưu trữ khác nhau chỗ nào
Phần văn thư làm những việc gì
Nghị định 30/2020/NĐ-CP gói công tác văn thư vào bốn nhóm việc: soạn thảo và ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
Khâu hay bị làm sai nhất là lập hồ sơ. Nhiều nơi để giấy tờ rời rồi cuối năm mới gom, và khi ấy thì không còn ai nhớ tài liệu nào thuộc việc nào.
Lưu trữ là phần sau của dòng chảy
Người làm lưu trữ nhận hồ sơ đã đóng, xác định thời hạn lưu, chỉnh lý cho đúng phông, thống kê, bảo quản và phục vụ tra cứu. Đây là phần việc dài hơi, tính bằng chục năm.
Luật chốt rằng thời hạn lưu trữ do người xác định đặt ra không được thấp hơn thời hạn do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Con dấu, danh mục hồ sơ và trách nhiệm
Khi nhận bàn giao công việc, hai thứ cần biên bản là con dấu và khối hồ sơ đang giữ. Thiếu biên bản thì người mới gánh phần của người cũ mà không biết mình đang gánh gì.
Biên bản bàn giao là thứ bảo vệ chính người nhận việc, nên đừng coi là thủ tục hình thức.
Học viên được làm quen với việc gì
Học phần lưu trữ
Phần này bám Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15: xác định giá trị tài liệu, thời hạn lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, thống kê, bảo quản, thu nộp vào lưu trữ lịch sử và phục vụ sử dụng tài liệu.
Bộ thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu là thứ phải tra chứ không phải thứ học thuộc.
Nhóm bài về lưu trữ số và số hóa
Số hóa tài liệu là một trong năm nhóm hoạt động dịch vụ lưu trữ mà luật liệt kê, nên phần này vừa là nghiệp vụ vừa là hướng nghề.
Với người có nền công nghệ thông tin, đây là phần dễ nhất và cũng là phần mở ra hướng đi riêng.
Phần thực hành và kiểm tra cuối khóa
Phần thực hành thường xoay quanh ba việc: lập một danh mục hồ sơ, lập một hồ sơ công việc hoàn chỉnh, và chỉnh lý một khối tài liệu mẫu.
Giấy chứng nhận tham dự và chứng chỉ hoàn thành chương trình là hai thứ khác nhau, và người tuyển dụng biết điều đó.
Chỗ tuyển người làm văn thư, lưu trữ tại Hưng Yên
Kênh chính: ủy ban nhân dân cấp xã và khối công nghiệp ven đô
Bộ phận văn thư và một cửa của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Đây là nhóm hay tuyển bổ sung khi khối lượng hồ sơ tăng đột ngột.
Kênh thứ hai
Doanh nghiệp trong các khu, cụm công nghiệp ven quốc lộ.
Nhóm này thường nhận cả người mới nếu có chứng chỉ nghiệp vụ.
Kênh thứ ba
Đơn vị sự nghiệp trong lĩnh vực giáo dục và y tế trên địa bàn.
Chỗ này đánh giá cao người biết tra thời hạn lưu trữ của từng loại hồ sơ.
Vì sao giai đoạn này nghề lưu trữ có nhiều việc
Mốc 01/7/2030 cho tài liệu chưa chỉnh lý
Luật đặt một hạn cứng: trong 05 năm kể từ ngày 01/7/2025, tài liệu cũ chưa chỉnh lý của cơ quan thuộc nguồn nộp lưu phải được chỉnh lý xong và nộp vào lưu trữ lịch sử.
Năm năm nghe dài, nhưng chỉnh lý là việc tính bằng mét giá tài liệu chứ không tính bằng ngày công.
Mốc mười năm cho tài liệu cấp xã
Khối tài liệu lớn nhất không nằm ở tỉnh mà nằm ở xã. Luật cho mười năm để chỉnh lý và nộp lưu phần tài liệu vĩnh viễn ấy, tính từ ngày 01/7/2025.
Cả nước có 3.321 đơn vị hành chính cấp xã sau sắp xếp, và mỗi đơn vị đều kế thừa hồ sơ của các đơn vị trước đó.
Ai được nhận phần việc chuyển tiếp này
Điểm d khoản 1 Điều 65 cho phép tổ chức, cá nhân đủ điều kiện thực hiện dịch vụ chỉnh lý tài liệu theo Luật Lưu trữ năm 2011, cùng tổ chức và cá nhân cung cấp dịch vụ tư vấn nghiệp vụ lưu trữ theo luật mới, được thực hiện phần việc chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu nói trên.
Tư vấn nghiệp vụ lưu trữ là nhóm dịch vụ mà cá nhân độc lập được phép kinh doanh, nếu có chứng chỉ hành nghề.
Thủ tục ghi danh và lịch khai giảng
Giấy tờ cần chuẩn bị
Bộ hồ sơ cơ bản: phiếu đăng ký, giấy tờ tùy thân, bản sao bằng tốt nghiệp và ảnh. Người đang đi làm thường được nhận hồ sơ theo bản chụp trước, nộp bản giấy sau.
Nên hỏi rõ cơ sở nào đứng tên cấp chứng chỉ ngay khi nộp hồ sơ, đừng để tới lúc nhận giấy mới hỏi.
Học kiểu gì để không phải nghỉ việc
Với người ở địa bàn xa trung tâm đào tạo, hình thức tổ chức lớp là yếu tố quyết định có theo được hết khóa hay không, nên hỏi kỹ ngay từ đầu.
Ở Hưng Yên, nên hỏi thẳng về lịch học và địa điểm học của đợt gần nhất trước khi quyết định.
Hỏi học phí ở đâu
Học phí và lịch khai giảng thay đổi theo từng đợt và theo hình thức tổ chức lớp, nên trang này không ghi con số. Gọi 083.906.1718 để nhận bảng của đợt gần nhất.
Một khoản khác cần phân biệt: lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là 300.000 đồng theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC. Khoản đó nộp cho Nhà nước và không liên quan tới học phí khóa bồi dưỡng.
Câu hỏi thường gặp
Kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ thi những gì?
Điều 34 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định nội dung gồm kiến thức pháp luật về lưu trữ, tiêu chuẩn và nghiệp vụ về hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề, cùng các quy định pháp luật khác có liên quan. Hình thức gồm viết, trắc nghiệm và thực hành. Kỳ kiểm tra do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức và thông báo trên cổng thông tin điện tử của Cục.
Người ở Hưng Yên học xong làm việc được ở đâu?
Vị trí phổ biến nhất là văn thư kiêm lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp trên địa bàn. Ngoài nhóm đó còn có phần việc theo hợp đồng dịch vụ, chẳng hạn chỉnh lý, số hóa và lập mục lục hồ sơ cho các kho tài liệu, phần việc đang có khối lượng lớn do các mốc chuyển tiếp tại Điều 65 Luật Lưu trữ.
Doanh nghiệp có phải nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước không?
Doanh nghiệp nói chung không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước, trừ trường hợp pháp luật quy định khác. Nhưng doanh nghiệp vẫn phải giữ hồ sơ theo thời hạn mà pháp luật chuyên ngành quy định, và khi tổ chức lại thì áp dụng Điều 41 Thông tư 06/2025/TT-BNV.
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có giá trị ở tỉnh khác không?
Có. Điểm a khoản 2 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ghi rõ cá nhân được cấp chứng chỉ được hành nghề trên phạm vi toàn quốc theo quy định của pháp luật. Kèm theo đó là nghĩa vụ không cho người khác thuê, mượn hay sử dụng chứng chỉ để hành nghề.
Tài liệu mang tên đơn vị hành chính cũ có còn giá trị không?
Còn nguyên. Việc sắp xếp đơn vị hành chính không làm thay đổi nội dung và giá trị pháp lý của tài liệu. Thông tư 06/2025/TT-BNV chỉ quy định tài liệu được bàn giao cho cơ quan hình thành sau sáp nhập quản lý, và tài liệu vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử.
Lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là bao nhiêu?
Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 quy định cấp là 300.000 đồng một chứng chỉ và cấp lại là 200.000 đồng một chứng chỉ. Trường hợp cấp lại do lỗi của cơ quan nhà nước hoặc do thay đổi địa giới đơn vị hành chính thì không phải nộp lệ phí cấp lại.
Học chứng chỉ văn thư lưu trữ tại Hưng Yên xong có được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ không?
Không. Đây là hai loại giấy khác nhau. Chứng chỉ sau khóa học là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ sở đào tạo cấp. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV, và điều kiện tại khoản 3 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 là bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kỳ kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ.
Đăng ký tư vấn
Gọi 083.906.1718 hoặc nhắn Zalo 0909.674.234 để nhận lịch khai giảng và bảng học phí của đợt đang mở. Bạn ở Hưng Yên thì nên hỏi luôn về hình thức tổ chức lớp trước khi quyết định.
Về tác giả: Bài viết được biên soạn bởi bộ phận tư vấn tuyển sinh CITC, đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật. Thông tin pháp lý dẫn theo bản gốc; người đọc nên đối chiếu bản hợp nhất mới nhất trước khi áp dụng.
Nguồn tham khảo: Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024, Công báo số 975+976 ngày 23/8/2024, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025, hiệu lực 21/7/2025; Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 và Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, hiệu lực 01/7/2025; Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư; Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15 ngày 16/6/2025; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (đã hết hiệu lực, dẫn để đối chiếu phần chuyển tiếp). Cập nhật 08/2026.
Bài liên quan: Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Hà Nội · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Hải Phòng · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Bắc Ninh · Danh mục khóa chứng chỉ · Chứng chỉ Nghiệp vụ Sư phạm sơ cấp · Chứng chỉ Nhân viên y tế cơ sở giáo dục
