Ở Hà Tĩnh, cụm từ chứng chỉ văn thư lưu trữ được dùng cho hai thứ khác nhau. Một là giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghiệp vụ. Hai là Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, thứ mà Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 quy định tại Điều 56 và chỉ cấp cho người có bằng tốt nghiệp. Tỉnh có một tổ hợp công nghiệp lớn thì hồ sơ dự án, hồ sơ môi trường và hồ sơ lao động là ba nhóm tài liệu phải giữ lâu nhất. Bài này tách bạch hai thứ đó trước, rồi mới nói tới chuyện học ở đâu.
Thông tin nhanh
| Phạm vi phục vụ | Hà Tĩnh. Sau sắp xếp có 69 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 9 phường và 60 xã |
| Tên khóa học | Chứng chỉ văn thư lưu trữ, tên đầy đủ là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ |
| Yêu cầu người học | Người đang làm hoặc chuẩn bị làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, doanh nghiệp |
| Độ dài chương trình | Theo chương trình của cơ sở đào tạo, có kiểm tra đánh giá cuối khóa |
| Văn bằng chứng chỉ | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ sở đào tạo cấp |
| Ranh giới cần nhớ | Không phải Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo Điều 56 Luật Lưu trữ |
| Giấy hành nghề dịch vụ lưu trữ | Do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp, điều kiện là bằng tốt nghiệp chứ không phải chứng chỉ |
| Lệ phí theo Thông tư | Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ 300.000 đồng, cấp lại 200.000 đồng theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC |
| Văn bản dẫn chiếu | Nghị định 30/2020/NĐ-CP cho công tác văn thư và Luật Lưu trữ 33/2024/QH15 cho công tác lưu trữ |
| Học phí và đợt gần nhất | Gọi 083.906.1718 để nhận bảng của đợt gần nhất |
Hồ sơ dự án là loại tài liệu sống lâu
Nhịp công việc ở Hà Tĩnh tạo ra nhu cầu gì
Một dự án công nghiệp lớn để lại hồ sơ trong nhiều chục năm: hồ sơ thiết kế, hồ sơ hoàn công, hồ sơ quan trắc môi trường, hồ sơ an toàn lao động. Không nhóm nào trong số đó được phép mất. Người giữ chúng phải biết cách lập hồ sơ và biết thời hạn lưu của từng loại, chứ không phải chỉ biết xếp vào tủ.
Ba điều về địa bàn nên biết trước khi chọn nghề
Tỉnh sau sắp xếp có 69 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 9 phường và 60 xã.
Khu kinh tế Vũng Áng với tổ hợp công nghiệp nặng tạo ra khối hồ sơ kỹ thuật và hồ sơ môi trường có thời hạn lưu rất dài. Tỷ lệ lao động đi làm việc ở nước ngoài cao khiến nhóm hồ sơ nhân sự và hồ sơ hợp đồng lao động luân chuyển nhiều hơn mặt bằng chung.
Một lưu ý riêng của Hà Tĩnh
Thời hạn lưu của hồ sơ chuyên ngành do pháp luật chuyên ngành quy định. Người làm lưu trữ có nhiệm vụ áp đúng thời hạn ấy chứ không được tự rút ngắn cho gọn kho.
Ai ở Hà Tĩnh nên học khóa này
Người học đông nhất vẫn là người đã ngồi vào bàn văn thư rồi mới đi tìm khóa học. Kế đó là người làm hành chính nhân sự trong doanh nghiệp, nơi một người thường giữ cả hợp đồng, hồ sơ lao động lẫn công văn đi đến.
Kênh dùng nhiều nhất ở đây là khối doanh nghiệp công nghiệp nặng và cơ quan hành chính cấp xã.
Bộ văn bản đang chi phối nghề văn thư, lưu trữ
Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 thay Luật năm 2011
Văn bản gốc của phần lưu trữ hiện nay là Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, hiệu lực 01/7/2025. Ai còn dẫn Luật Lưu trữ năm 2011 như luật hiện hành là đang dẫn một văn bản đã hết hiệu lực.
Luật cũng lần đầu đặt ra chế định lưu trữ tư và chế định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, hai thứ mà giáo trình cũ chưa có.
Phần chi tiết nằm ở nghị định
Phần chi tiết của Luật nằm ở Nghị định 113/2025/NĐ-CP, hiệu lực 21/7/2025. Đây là văn bản trả lời các câu hỏi rất cụ thể, chẳng hạn kho lưu trữ cần gì và tổ chức muốn kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải đáp ứng điều kiện nào.
Chương VII của Nghị định dành riêng cho kinh doanh dịch vụ lưu trữ, trong đó Điều 38 chốt một chi tiết đáng nhớ: Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ do Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cấp.
Hai thông tư của Bộ Nội vụ ban hành tháng 5/2025
Ngày 15/5/2025, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Thông tư 06/2025/TT-BNV. Thông tư có 8 chương, 44 điều, trong đó Chương VI dành trọn cho Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và Chương VII cho việc quản lý tài liệu khi cơ quan giải thể, kết thúc hoạt động hoặc tổ chức lại.
Đây là chỗ người đi học nên đọc kỹ nhất, vì thông tư nói rõ hồ sơ gồm những gì và ai phải qua kỳ kiểm tra nghiệp vụ, ai được miễn.
Một điều khoản đáng đọc kỹ nếu bạn ở Hà Tĩnh
Không phải điều khoản nào cũng có sức nặng như nhau với mọi người. Với hoàn cảnh của địa bàn này, điều đáng đọc trước nằm ngay bên dưới.
Điểm c khoản 2 Điều 14 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15. Luật chốt một nguyên tắc mà người mới vào nghề hay bỏ qua: xác định thời hạn lưu trữ tài liệu không được thấp hơn thời hạn lưu trữ tài liệu do cơ quan có thẩm quyền quy định. Muốn giữ lâu hơn thì được, muốn giữ ngắn hơn thì không.
Hai tấm giấy mang tên gần giống nhau
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là loại giấy khác hẳn
Khoản 1 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 viết: Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp cho cá nhân có đủ trình độ chuyên môn và các điều kiện theo quy định của pháp luật để thực hiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Nó gắn với việc kinh doanh dịch vụ, không gắn với việc ngồi làm văn thư trong một cơ quan.
Người được cấp không được cho người khác thuê, mượn hay sử dụng chứng chỉ của mình để hành nghề. Đó là nghĩa vụ ghi tại điểm c khoản 2 Điều 56.
Cửa vào của chứng chỉ hành nghề là bằng cấp
Cửa vào không phải là một khóa học ngắn mà là một tấm bằng. Luật ghi bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên, kèm kỳ kiểm tra nghiệp vụ; riêng người có bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ chỉ cần là công dân Việt Nam và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
Điểm c khoản 1 Điều 32 Thông tư 06/2025/TT-BNV còn liệt kê rõ nhóm ngành nào được coi là phù hợp ngoài ngành lưu trữ: máy tính và công nghệ thông tin, toán học, sinh học, hóa học. Danh sách chỉ có bấy nhiêu.
Kỳ kiểm tra nghiệp vụ diễn ra thế nào
Kỳ kiểm tra do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức, thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng và cổng thông tin điện tử của Cục. Kết quả cũng công bố ở đó, và thời hạn nhận đơn phúc khảo là không quá 05 ngày làm việc.
Chứng chỉ được cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký, chứ không phải một tấm dùng chung cho cả năm nhóm.
| Tiêu chí | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ | Chứng chỉ hành nghề lưu trữ |
|---|---|---|
| Có bị thu hồi không | Theo quy chế của cơ sở đào tạo | Có, theo khoản 6 Điều 56 Luật Lưu trữ và Điều 36 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Cho người khác mượn được không | Không đặt ra vì đây là giấy xác nhận quá trình học | Bị cấm, theo điểm c khoản 2 Điều 56 Luật Lưu trữ |
| Cấp theo nhóm việc hay cấp chung | Cấp chung cho cả chương trình đã học | Cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký, theo Điều 33 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Ai cấp | Cơ sở đào tạo | Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Điều kiện để có | Ghi danh và hoàn thành chương trình bồi dưỡng, đạt bài kiểm tra cuối khóa | Bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ |
| Dùng để làm gì | Chứng minh đã được đào tạo nghiệp vụ, dùng trong hồ sơ dự tuyển và hồ sơ nhân sự | Điều kiện để kinh doanh dịch vụ lưu trữ theo Điều 53 Luật Lưu trữ |
Công tác văn thư và công tác lưu trữ khác nhau chỗ nào
Lưu trữ là phần sau của dòng chảy
Khi hồ sơ đã giải quyết xong và được nộp vào lưu trữ cơ quan, tài liệu bước sang phạm vi của Luật Lưu trữ. Từ đây là các nghiệp vụ xác định giá trị, chỉnh lý, thống kê, bảo quản, thu nộp vào lưu trữ lịch sử và phục vụ sử dụng.
Luật chốt rằng thời hạn lưu trữ do người xác định đặt ra không được thấp hơn thời hạn do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Một người thường phải làm cả hai
Học chung một khóa hợp lý vì hai phần việc nối nhau. Người chỉ biết nửa đầu sẽ lập hồ sơ theo kiểu khiến nửa sau không dùng được, và ngược lại.
Điều đáng nhớ là hai phần việc ấy chịu hai hệ thống quy định khác nhau. Khi trả lời phỏng vấn, nhầm chỗ này là mất điểm ngay.
Phần trách nhiệm ít người hỏi trước
Người giữ con dấu chịu trách nhiệm về việc đóng dấu, và trách nhiệm ấy có tên trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Người lập danh mục hồ sơ chịu trách nhiệm về việc hồ sơ có tra cứu được hay không sau nhiều năm. Hai việc ấy nên hỏi rõ khi nhận bàn giao.
Biên bản bàn giao là thứ bảo vệ chính người nhận việc, nên đừng coi là thủ tục hình thức.
Nội dung một khóa bồi dưỡng nghiệp vụ
Học phần văn thư
Phần này đi theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP: thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, quy trình soạn thảo và ký ban hành, quản lý văn bản đến và văn bản đi, lập danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc, quản lý và sử dụng con dấu.
Lập danh mục hồ sơ là việc làm từ đầu năm, không phải việc chữa cháy cuối năm.
Phần tài liệu số
Số hóa tài liệu là một trong năm nhóm hoạt động dịch vụ lưu trữ mà luật liệt kê, nên phần này vừa là nghiệp vụ vừa là hướng nghề.
Với người có nền công nghệ thông tin, đây là phần dễ nhất và cũng là phần mở ra hướng đi riêng.
Phần thực hành và kiểm tra cuối khóa
Phần thực hành thường xoay quanh ba việc: lập một danh mục hồ sơ, lập một hồ sơ công việc hoàn chỉnh, và chỉnh lý một khối tài liệu mẫu.
Trước khi ghi danh nên hỏi rõ: cơ sở nào đứng tên cấp chứng chỉ, chương trình bao nhiêu giờ, có kiểm tra cuối khóa hay không.
Chỗ tuyển người làm văn thư, lưu trữ tại Hà Tĩnh
Kênh chính: khối doanh nghiệp công nghiệp nặng và cơ quan hành chính cấp xã
Phòng hành chính của doanh nghiệp và nhà thầu trong khu kinh tế.
Đây là nhóm hay tuyển bổ sung khi khối lượng hồ sơ tăng đột ngột.
Kênh thứ hai
Bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn.
Nhóm này thường nhận cả người mới nếu có chứng chỉ nghiệp vụ.
Kênh thứ ba
Doanh nghiệp dịch vụ tư vấn, cung ứng lao động cần người quản lý hồ sơ chặt chẽ.
Chỗ này đánh giá cao người biết tra thời hạn lưu trữ của từng loại hồ sơ.
Khối lượng việc mà luật mới tạo ra
Năm năm để chỉnh lý xong tài liệu cũ
Luật đặt một hạn cứng: trong 05 năm kể từ ngày 01/7/2025, tài liệu cũ chưa chỉnh lý của cơ quan thuộc nguồn nộp lưu phải được chỉnh lý xong và nộp vào lưu trữ lịch sử.
Năm năm nghe dài, nhưng chỉnh lý là việc tính bằng mét giá tài liệu chứ không tính bằng ngày công.
Hạn mười năm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
Khối tài liệu lớn nhất không nằm ở tỉnh mà nằm ở xã. Luật cho mười năm để chỉnh lý và nộp lưu phần tài liệu vĩnh viễn ấy, tính từ ngày 01/7/2025.
Đây là phần việc phải làm dù có ai đi học hay không, nên nó là nhu cầu bền chứ không phải một đợt cao điểm.
696 đầu mối cũ để lại tài liệu cho ai
Với tài liệu số, thông tư yêu cầu xác định phạm vi tài liệu của từng cơ quan theo tài khoản hoặc theo mã định danh, trích xuất rồi bàn giao cho lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, trong khi hệ thống cũ vẫn phải vận hành cho tới khi chuyển xong.
Nguyên tắc xuyên suốt là không phân tán phông lưu trữ và đóng phông kể từ ngày cơ quan kết thúc hoạt động.
Đăng ký học thế nào
Giấy tờ cần chuẩn bị
Người học chuẩn bị phiếu đăng ký, bản sao giấy tờ tùy thân, bản sao văn bằng và ảnh chân dung. Danh mục cụ thể có thể khác nhau giữa các đợt.
Giữ lại một bản phiếu đăng ký có xác nhận để đối chiếu khi nhận chứng chỉ.
Hình thức học cho người đang đi làm
Với người ở địa bàn xa trung tâm đào tạo, hình thức tổ chức lớp là yếu tố quyết định có theo được hết khóa hay không, nên hỏi kỹ ngay từ đầu.
Số buổi và cách bố trí lịch khác nhau giữa các đợt, nên thông tin chính xác nhất là thông tin của đợt đang mở.
Học phí và đợt khai giảng gần nhất
Học phí và lịch khai giảng thay đổi theo từng đợt và theo hình thức tổ chức lớp, nên trang này không ghi con số. Gọi 083.906.1718 để nhận bảng của đợt gần nhất.
Một khoản khác cần phân biệt: lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là 300.000 đồng theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC. Khoản đó nộp cho Nhà nước và không liên quan tới học phí khóa bồi dưỡng.
Câu hỏi thường gặp
Bằng ngành nào được coi là phù hợp để xin Chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
Điểm c khoản 1 Điều 32 Thông tư 06/2025/TT-BNV liệt kê bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên ngành lưu trữ, hoặc bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên thuộc bốn nhóm ngành: máy tính và công nghệ thông tin, toán học, sinh học, hóa học. Danh sách chỉ có bấy nhiêu.
Kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ thi những gì?
Điều 34 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định nội dung gồm kiến thức pháp luật về lưu trữ, tiêu chuẩn và nghiệp vụ về hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề, cùng các quy định pháp luật khác có liên quan. Hình thức gồm viết, trắc nghiệm và thực hành. Kỳ kiểm tra do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức và thông báo trên cổng thông tin điện tử của Cục.
Người ở Hà Tĩnh học xong làm việc được ở đâu?
Vị trí phổ biến nhất là văn thư kiêm lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp trên địa bàn. Ngoài nhóm đó còn có phần việc theo hợp đồng dịch vụ, chẳng hạn chỉnh lý, số hóa và lập mục lục hồ sơ cho các kho tài liệu, phần việc đang có khối lượng lớn do các mốc chuyển tiếp tại Điều 65 Luật Lưu trữ.
Doanh nghiệp có phải nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước không?
Doanh nghiệp nói chung không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước, trừ trường hợp pháp luật quy định khác. Nhưng doanh nghiệp vẫn phải giữ hồ sơ theo thời hạn mà pháp luật chuyên ngành quy định, và khi tổ chức lại thì áp dụng Điều 41 Thông tư 06/2025/TT-BNV.
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có giá trị ở tỉnh khác không?
Có. Điểm a khoản 2 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ghi rõ cá nhân được cấp chứng chỉ được hành nghề trên phạm vi toàn quốc theo quy định của pháp luật. Kèm theo đó là nghĩa vụ không cho người khác thuê, mượn hay sử dụng chứng chỉ để hành nghề.
Tài liệu mang tên đơn vị hành chính cũ có còn giá trị không?
Còn nguyên. Việc sắp xếp đơn vị hành chính không làm thay đổi nội dung và giá trị pháp lý của tài liệu. Thông tư 06/2025/TT-BNV chỉ quy định tài liệu được bàn giao cho cơ quan hình thành sau sáp nhập quản lý, và tài liệu vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử.
Lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là bao nhiêu?
Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 quy định cấp là 300.000 đồng một chứng chỉ và cấp lại là 200.000 đồng một chứng chỉ. Trường hợp cấp lại do lỗi của cơ quan nhà nước hoặc do thay đổi địa giới đơn vị hành chính thì không phải nộp lệ phí cấp lại.
Đăng ký tư vấn
Cần biết đợt gần nhất mở khi nào và học ở đâu, gọi 083.906.1718 hoặc nhắn Zalo 0909.674.234. Nói rõ bạn đang ở Hà Tĩnh và đang làm công việc gì, bộ phận tư vấn sẽ nói thẳng khóa này có hợp với bạn hay không.
Về tác giả: Bài viết được biên soạn bởi bộ phận tư vấn tuyển sinh CITC, đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật. Thông tin pháp lý dẫn theo bản gốc; người đọc nên đối chiếu bản hợp nhất mới nhất trước khi áp dụng.
Nguồn tham khảo: Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024, Công báo số 975+976 ngày 23/8/2024, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025, hiệu lực 21/7/2025; Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 và Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, hiệu lực 01/7/2025; Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư; Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15 ngày 16/6/2025; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (đã hết hiệu lực, dẫn để đối chiếu phần chuyển tiếp). Cập nhật 08/2026.
Bài liên quan: Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Nghệ An · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Quảng Trị · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Thanh Hóa · Chứng chỉ Nhân viên y tế cơ sở giáo dục · Chứng chỉ Bảo mẫu · Trung cấp Kế toán doanh nghiệp
