Từ ngày 01/7/2025, nghề lưu trữ ở Hải Phòng cũng như cả nước bước sang một khung pháp lý khác. Luật Lưu trữ năm 2011 hết hiệu lực, Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 thay vào, kèm Nghị định 113/2025/NĐ-CP và hai thông tư của Bộ Nội vụ. Thành phố sống bằng chứng từ thì nghề văn thư ở đây bắt đầu từ việc quản lý văn bản đi và đến chứ không bắt đầu từ kho tài liệu. Bài này viết theo đúng bộ văn bản đang có hiệu lực.
Thông tin nhanh
| Bài viết cho người ở | Hải Phòng, gồm Hải Dương cũ. Sau sắp xếp có 114 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 45 phường, 67 xã và 2 đặc khu |
| Cách gọi trên thị trường | Chứng chỉ nghiệp vụ văn thư và lưu trữ |
| Điều kiện dự học | Người cần làm được việc lập hồ sơ, quản lý văn bản và nộp lưu tài liệu |
| Học trong bao lâu | Trọn một chương trình bồi dưỡng, có kiểm tra đánh giá |
| Kết quả nhận được | Chứng chỉ do cơ sở đào tạo cấp theo pháp luật về giáo dục |
| Điều dễ bị nhầm | Không phải giấy phép để kinh doanh dịch vụ lưu trữ |
| Tấm chứng chỉ do Nhà nước cấp | Cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề |
| Mức lệ phí theo quy định | Theo Thông tư 15/2025/TT-BTC, hiệu lực từ 01/7/2025 |
| Cơ sở pháp lý của nghề | Bộ ba Luật Lưu trữ 33/2024/QH15, Thông tư 06/2025/TT-BNV và Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
| Học phí và lịch khai giảng | Gọi 083.906.1718 để nhận bảng của đợt gần nhất |
Chứng từ nhiều thì nghề văn thư nặng phần quản lý văn bản
Nhịp công việc ở Hải Phòng tạo ra nhu cầu gì
Một lô hàng qua cảng để lại một tập giấy tờ. Một dự án khu công nghiệp để lại một tập khác. Sau khi Hải Dương nhập về, thành phố này có thêm cả một vành đai sản xuất nữa cùng kiểu. Phần việc nặng nhất của người làm văn thư ở đây nằm ở khâu quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ công việc, tức đúng phạm vi Nghị định 30/2020.
Ba điều về địa bàn nên biết trước khi chọn nghề
Thành phố sau sắp xếp có 114 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 45 phường, 67 xã và 2 đặc khu.
Cụm cảng biển, các khu công nghiệp Tràng Duệ, VSIP, Nomura cùng vành đai Nam Sách, Phúc Điền của Hải Dương cũ tạo ra mật độ doanh nghiệp có bộ phận hành chính riêng rất cao. Việc hợp nhất hai tỉnh, thành cũ khiến khối tài liệu của hai bộ máy trước đây phải được sắp xếp lại theo đúng nguyên tắc phông lưu trữ.
Một lưu ý riêng của Hải Phòng
Nghề văn thư trong doanh nghiệp không chịu sự điều chỉnh trực tiếp của Nghị định 30/2020 như cơ quan nhà nước, nhưng phần lớn doanh nghiệp vẫn dựng quy trình theo văn bản này. Học đúng chuẩn nhà nước thì làm ở đâu cũng xuôi.
Khóa này hợp với ai tại Hải Phòng
Ba nhóm hay gặp: người kiêm nhiệm văn thư ở cơ quan, người làm hành chính trong doanh nghiệp, và người có bằng ngành khác muốn chuyển sang công việc quản lý hồ sơ, tài liệu.
Ở địa bàn này, nhóm tuyển nhiều nhất là doanh nghiệp cảng, logistics và khối hành chính thành phố mở rộng.
Những văn bản người làm nghề phải đọc trước
Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 thay Luật năm 2011
Ngày 21/6/2024 Quốc hội thông qua Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15. Luật có 65 điều, hiệu lực từ 01/7/2025, và đưa Luật Lưu trữ năm 2011 ra khỏi hệ thống văn bản đang áp dụng, trừ phần chuyển tiếp mà chính Luật mới giữ lại.
Với người học nghề, hai chương đáng đọc nhất là chương về nghiệp vụ lưu trữ và chương về hoạt động dịch vụ lưu trữ. Chương thứ hai là chỗ tấm Chứng chỉ hành nghề lưu trữ xuất hiện.
Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết
Chính phủ ban hành Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 để quy định chi tiết Luật Lưu trữ. Nghị định có hiệu lực từ 21/7/2025 và là nơi đặt các yêu cầu kỹ thuật: quy mô kho tài liệu giấy, hạ tầng Kho lưu trữ số, lưu trữ dự phòng.
Chương VII của Nghị định dành riêng cho kinh doanh dịch vụ lưu trữ, trong đó Điều 38 chốt một chi tiết đáng nhớ: Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ do Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cấp.
Thông tư 06/2025/TT-BNV và Thông tư 05/2025/TT-BNV
Ngày 15/5/2025, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Thông tư 06/2025/TT-BNV. Thông tư có 8 chương, 44 điều, trong đó Chương VI dành trọn cho Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và Chương VII cho việc quản lý tài liệu khi cơ quan giải thể, kết thúc hoạt động hoặc tổ chức lại.
Thông tư 05/2025 là văn bản mà người nhận việc số hóa phải đọc trước khi ký hợp đồng, vì nó đặt chuẩn cho nghiệp vụ tài liệu số.
Chỗ luật chạm tới thực tế ở Hải Phòng
Không phải điều khoản nào cũng có sức nặng như nhau với mọi người. Với hoàn cảnh của địa bàn này, điều đáng đọc trước nằm ngay bên dưới.
Điểm c khoản 2 Điều 39 Thông tư 06/2025/TT-BNV. Trường hợp sáp nhập, hợp nhất các cơ quan, tổ chức để hình thành cơ quan, tổ chức mới thì tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức hình thành sau sáp nhập, hợp nhất quản lý. Đây là điều khoản chi phối toàn bộ khối tài liệu của hai bộ máy cũ trên địa bàn.
Chứng chỉ khóa học và chứng chỉ hành nghề khác nhau ở đâu
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là loại giấy khác hẳn
Khoản 1 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 viết: Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp cho cá nhân có đủ trình độ chuyên môn và các điều kiện theo quy định của pháp luật để thực hiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Nó gắn với việc kinh doanh dịch vụ, không gắn với việc ngồi làm văn thư trong một cơ quan.
Người được cấp không được cho người khác thuê, mượn hay sử dụng chứng chỉ của mình để hành nghề. Đó là nghĩa vụ ghi tại điểm c khoản 2 Điều 56.
Cửa vào của chứng chỉ hành nghề là bằng cấp
Cửa vào không phải là một khóa học ngắn mà là một tấm bằng. Luật ghi bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên, kèm kỳ kiểm tra nghiệp vụ; riêng người có bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ chỉ cần là công dân Việt Nam và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
Không có dòng nào trong Điều 56 hay Điều 32 nhắc tới chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ. Đây là chỗ nhiều lời quảng cáo nói quá.
Nội dung và hình thức kiểm tra nghiệp vụ
Kỳ kiểm tra do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức, thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng và cổng thông tin điện tử của Cục. Kết quả cũng công bố ở đó, và thời hạn nhận đơn phúc khảo là không quá 05 ngày làm việc.
Ba hình thức viết, trắc nghiệm và thực hành cho thấy kỳ kiểm tra không chỉ hỏi lý thuyết.
| Tiêu chí | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ | Chứng chỉ hành nghề lưu trữ |
|---|---|---|
| Chi phí phải nộp cho Nhà nước | Không có | Lệ phí 300.000 đồng khi cấp, 200.000 đồng khi cấp lại, theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC |
| Có bị thu hồi không | Theo quy chế của cơ sở đào tạo | Có, theo khoản 6 Điều 56 Luật Lưu trữ và Điều 36 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Cho người khác mượn được không | Không đặt ra vì đây là giấy xác nhận quá trình học | Bị cấm, theo điểm c khoản 2 Điều 56 Luật Lưu trữ |
| Cấp theo nhóm việc hay cấp chung | Cấp chung cho cả chương trình đã học | Cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký, theo Điều 33 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Ai cấp | Cơ sở đào tạo | Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Điều kiện để có | Ghi danh và hoàn thành chương trình bồi dưỡng, đạt bài kiểm tra cuối khóa | Bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ |
Ranh giới giữa văn thư và lưu trữ
Công việc của người làm văn thư
Phần văn thư là phần gắn với văn bản đang sống: đang soạn, đang ký, đang chuyển, đang giải quyết. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cũng nằm ở đây.
Ký số trên văn bản điện tử đã là chuyện thường ngày, nên phần thiết bị lưu khóa bí mật trong nghị định càng đáng đọc.
Phần lưu trữ bắt đầu từ đâu
Lưu trữ bắt đầu ở chỗ văn thư kết thúc. Ranh giới là khâu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, và ranh giới ấy được cả hai văn bản cùng nhắc tới.
Luật chốt rằng thời hạn lưu trữ do người xác định đặt ra không được thấp hơn thời hạn do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Học chung có hợp lý không
Học chung một khóa hợp lý vì hai phần việc nối nhau. Người chỉ biết nửa đầu sẽ lập hồ sơ theo kiểu khiến nửa sau không dùng được, và ngược lại.
Biết cả hai phần cũng là cách tự bảo vệ, vì trách nhiệm lập hồ sơ thuộc về người được giao giải quyết công việc chứ không dồn hết cho bàn văn thư.
Học viên được làm quen với việc gì
Phần nghiệp vụ văn thư
Nhóm bài đầu tiên xoay quanh văn bản: soạn cho đúng thể thức, chuyển cho đúng người, theo dõi cho đúng hạn, rồi gom thành hồ sơ cho đúng danh mục.
Với người đã đi làm, đây là phần dễ tiếp thu nhất vì gần với việc đang làm hằng ngày.
Phần tài liệu số
Phần này nói về Kho lưu trữ số, về bản số hóa và về cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Nghị định 113/2025/NĐ-CP đặt yêu cầu kỹ thuật cho hạ tầng và phần mềm của Kho lưu trữ số.
Số hóa không phải là chụp ảnh rồi cất vào ổ cứng. Bản số hóa phải theo chuẩn thì mới tra cứu và sử dụng được về sau.
Bài thực hành trong khóa
Chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ thường kết thúc bằng bài kiểm tra đánh giá. Người đạt yêu cầu được cơ sở đào tạo cấp chứng chỉ theo quy định của pháp luật về giáo dục.
Giấy chứng nhận tham dự và chứng chỉ hoàn thành chương trình là hai thứ khác nhau, và người tuyển dụng biết điều đó.
Chỗ tuyển người làm văn thư, lưu trữ tại Hải Phòng
Kênh chính: doanh nghiệp cảng, logistics và khối hành chính thành phố mở rộng
Phòng hành chính của doanh nghiệp cảng, hãng tàu, công ty giao nhận và kho vận.
Chỗ này chuộng người đã cầm hồ sơ thật, không chỉ học lý thuyết.
Kênh thứ hai
Bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị sự nghiệp trong thành phố sau khi hợp nhất.
Người tuyển ở đây thường hỏi về cách lập danh mục hồ sơ.
Kênh thứ ba
Doanh nghiệp sản xuất trong các khu công nghiệp, nơi cần người quản lý hồ sơ chất lượng và hồ sơ nhân sự.
Nhóm này cần người làm được cả phần giấy lẫn phần trên máy.
Đồng hồ 05 năm và 10 năm của Điều 65
Năm năm để chỉnh lý xong tài liệu cũ
Điểm b khoản 1 Điều 65 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 cho các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu thời hạn 05 năm để hoàn thành việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu hình thành trước ngày 01/7/2025 mà chưa được chỉnh lý. Tính ra là hạn 01/7/2030.
Đây là lý do phần lớn hợp đồng dịch vụ chỉnh lý hiện nay được ký theo từng đợt, từng phông.
696 đầu mối cũ để lại tài liệu cho ai
Điều 40 Thông tư 06/2025/TT-BNV xử lý đúng tình huống này. Với tài liệu giấy, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao lưu trữ lịch sử cấp tỉnh tiếp nhận và tổ chức chỉnh lý theo Điều 65 Luật Lưu trữ. Sau khi chỉnh lý, tài liệu vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử.
Người biết chỉnh lý và biết làm việc với tài liệu số cùng lúc là người hiếm trong giai đoạn này.
Phần việc chuyển tiếp giao cho ai
Điểm d khoản 1 Điều 65 cho phép tổ chức, cá nhân đủ điều kiện thực hiện dịch vụ chỉnh lý tài liệu theo Luật Lưu trữ năm 2011, cùng tổ chức và cá nhân cung cấp dịch vụ tư vấn nghiệp vụ lưu trữ theo luật mới, được thực hiện phần việc chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu nói trên.
Tư vấn nghiệp vụ lưu trữ là nhóm dịch vụ mà cá nhân độc lập được phép kinh doanh, nếu có chứng chỉ hành nghề.
Đăng ký học thế nào
Giấy tờ cần chuẩn bị
Người học chuẩn bị phiếu đăng ký, bản sao giấy tờ tùy thân, bản sao văn bằng và ảnh chân dung. Danh mục cụ thể có thể khác nhau giữa các đợt.
Nên hỏi rõ cơ sở nào đứng tên cấp chứng chỉ ngay khi nộp hồ sơ, đừng để tới lúc nhận giấy mới hỏi.
Lớp tổ chức thế nào
Phần lớn học viên của khóa này là người đang đi làm, nên lớp thường xếp ngoài giờ hành chính hoặc theo đợt tập trung ngắn, có phần thực hành trên hồ sơ mẫu.
Số buổi và cách bố trí lịch khác nhau giữa các đợt, nên thông tin chính xác nhất là thông tin của đợt đang mở.
Chi phí và lịch mở lớp
Mức học phí phụ thuộc chương trình và hình thức lớp của từng đợt. Gọi 083.906.1718 để lấy thông tin chính xác thay vì tham khảo con số cũ trên mạng.
Đừng nhầm học phí khóa bồi dưỡng với lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Khoản sau là 300.000 đồng một chứng chỉ và nộp vào ngân sách nhà nước.
Câu hỏi thường gặp
Tài liệu mang tên đơn vị hành chính cũ có còn giá trị không?
Còn nguyên. Việc sắp xếp đơn vị hành chính không làm thay đổi nội dung và giá trị pháp lý của tài liệu. Thông tư 06/2025/TT-BNV chỉ quy định tài liệu được bàn giao cho cơ quan hình thành sau sáp nhập quản lý, và tài liệu vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử.
Lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là bao nhiêu?
Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 quy định cấp là 300.000 đồng một chứng chỉ và cấp lại là 200.000 đồng một chứng chỉ. Trường hợp cấp lại do lỗi của cơ quan nhà nước hoặc do thay đổi địa giới đơn vị hành chính thì không phải nộp lệ phí cấp lại.
Học chứng chỉ văn thư lưu trữ tại Hải Phòng xong có được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ không?
Không. Đây là hai loại giấy khác nhau. Chứng chỉ sau khóa học là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ sở đào tạo cấp. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV, và điều kiện tại khoản 3 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 là bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kỳ kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ.
Không có bằng ngành lưu trữ thì học khóa này có ích gì?
Có. Tấm chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ dùng để chứng minh người học đã được đào tạo về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nghiệp vụ lưu trữ cơ quan. Đây là phần hồ sơ mà người có bằng ngoài ngành thường được yêu cầu bổ sung khi làm công tác văn thư. Nó không thay được văn bằng khi xin Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Ai bắt buộc phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
Theo khoản 3 và khoản 5 Điều 53 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, đó là cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ, và cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Người làm văn thư, lưu trữ trong nội bộ một cơ quan hay doanh nghiệp thì không thuộc diện bắt buộc này.
Bằng ngành nào được coi là phù hợp để xin Chứng chỉ hành nghề lưu trữ?
Điểm c khoản 1 Điều 32 Thông tư 06/2025/TT-BNV liệt kê bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên ngành lưu trữ, hoặc bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên thuộc bốn nhóm ngành: máy tính và công nghệ thông tin, toán học, sinh học, hóa học. Danh sách chỉ có bấy nhiêu.
Kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ thi những gì?
Điều 34 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định nội dung gồm kiến thức pháp luật về lưu trữ, tiêu chuẩn và nghiệp vụ về hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề, cùng các quy định pháp luật khác có liên quan. Hình thức gồm viết, trắc nghiệm và thực hành. Kỳ kiểm tra do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức và thông báo trên cổng thông tin điện tử của Cục.
Đăng ký tư vấn
Muốn hỏi cho rõ trước khi ghi danh, gọi 083.906.1718 hoặc nhắn Zalo 0909.674.234. Người ở Hải Phòng thường hỏi ba việc: cơ sở nào cấp chứng chỉ, chương trình gồm những gì, và lớp học vào lúc nào.
Về tác giả: Bài viết được biên soạn bởi bộ phận tư vấn tuyển sinh CITC, đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật. Thông tin pháp lý dẫn theo bản gốc; người đọc nên đối chiếu bản hợp nhất mới nhất trước khi áp dụng.
Nguồn tham khảo: Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024, Công báo số 975+976 ngày 23/8/2024, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025, hiệu lực 21/7/2025; Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 và Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, hiệu lực 01/7/2025; Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư; Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15 ngày 16/6/2025; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (đã hết hiệu lực, dẫn để đối chiếu phần chuyển tiếp). Cập nhật 08/2026.
Bài liên quan: Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Hưng Yên · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Quảng Ninh · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Bắc Ninh · Danh mục khóa chứng chỉ · Chứng chỉ Nghiệp vụ Sư phạm sơ cấp · Chứng chỉ Nhân viên y tế cơ sở giáo dục
