Bài viết này dành cho người ở Huế đang cần làm được việc văn thư, lưu trữ trong cơ quan hoặc doanh nghiệp của mình. Nó bắt đầu bằng một câu hỏi ít ai hỏi: tấm chứng chỉ bạn sắp học có phải là tấm chứng chỉ mà pháp luật nhắc tên không. Thành phố di sản là nơi duy nhất trong khu vực mà nhóm dịch vụ tu bổ và khử axit tài liệu có thị trường thật. Câu trả lời quyết định bạn nên bỏ tiền vào đâu.
Thông tin nhanh
| Bài viết cho người ở | Huế, gồm Thừa Thiên – Huế cũ. Sau sắp xếp có 40 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 21 phường và 19 xã |
| Cách gọi trên thị trường | Chứng chỉ nghiệp vụ văn thư và lưu trữ |
| Học trong bao lâu | Trọn một chương trình bồi dưỡng, có kiểm tra đánh giá |
| Cách tổ chức lớp | Lớp tập trung, hoặc lớp kết hợp cho người đang đi làm |
| Điều kiện dự học | Người cần làm được việc lập hồ sơ, quản lý văn bản và nộp lưu tài liệu |
| Kết quả nhận được | Chứng chỉ do cơ sở đào tạo cấp theo pháp luật về giáo dục |
| Điều dễ bị nhầm | Không phải giấy phép để kinh doanh dịch vụ lưu trữ |
| Cơ sở pháp lý của nghề | Bộ ba Luật Lưu trữ 33/2024/QH15, Thông tư 06/2025/TT-BNV và Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
| Tấm chứng chỉ do Nhà nước cấp | Cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề |
| Học phí và lịch khai giảng | Gọi 083.906.1718 để nhận bảng của đợt gần nhất |
Tài liệu cũ và nghề tu bổ tài liệu
Nhịp công việc ở Huế tạo ra nhu cầu gì
Giấy cũ thì giòn, mực cũ thì phai, và tài liệu để lâu trong khí hậu ẩm thì mối mọt tìm đến trước con người. Vì thế luật xếp tu bổ, khử trùng, khử axit và vệ sinh tài liệu thành một nhóm dịch vụ riêng có điều kiện. Ở thành phố sống cùng di sản, nhóm nghề ấy không phải chuyện lý thuyết.
Ba điều về địa bàn nên biết trước khi chọn nghề
Thành phố sau sắp xếp có 40 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 21 phường và 19 xã, số đơn vị ít nhất trong khu vực.
Hệ thống cơ quan quản lý di sản, bảo tàng và thư viện tạo ra nhu cầu bảo quản tài liệu quý hiếm khác hẳn nhu cầu hành chính thông thường. Khối bệnh viện tuyến trung ương và trường đại học trên địa bàn sinh ra lượng hồ sơ chuyên môn lớn và có thời hạn lưu dài.
Một lưu ý riêng của Huế
Bảo quản tài liệu quý hiếm là việc có kỹ thuật riêng và thường đòi thêm đào tạo chuyên sâu. Khóa nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho người bắt đầu là bước đi vào nghề, không phải bước cuối.
Người nào ở Huế cần tấm chứng chỉ này
Ba nhóm hay gặp: người kiêm nhiệm văn thư ở cơ quan, người làm hành chính trong doanh nghiệp, và người có bằng ngành khác muốn chuyển sang công việc quản lý hồ sơ, tài liệu.
Kênh dùng nhiều nhất ở đây là cơ quan quản lý di sản, trường đại học và bệnh viện tuyến trung ương.
Những văn bản người làm nghề phải đọc trước
Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 thay Luật năm 2011
Văn bản gốc của phần lưu trữ hiện nay là Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, hiệu lực 01/7/2025. Ai còn dẫn Luật Lưu trữ năm 2011 như luật hiện hành là đang dẫn một văn bản đã hết hiệu lực.
Luật cũng lần đầu đặt ra chế định lưu trữ tư và chế định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, hai thứ mà giáo trình cũ chưa có.
Nghị định hướng dẫn ban hành ngày 03/6/2025
Phần chi tiết của Luật nằm ở Nghị định 113/2025/NĐ-CP, hiệu lực 21/7/2025. Đây là văn bản trả lời các câu hỏi rất cụ thể, chẳng hạn kho lưu trữ cần gì và tổ chức muốn kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải đáp ứng điều kiện nào.
Hồ sơ xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ có một thành phần rất cụ thể: danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ, làm theo mẫu ban hành kèm Nghị định.
Hai thông tư của Bộ Nội vụ ban hành tháng 5/2025
Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, hiệu lực từ 01/7/2025. Trong sáu nhóm nội dung của thông tư, nhóm thứ sáu là kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ và việc cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Đây là chỗ người đi học nên đọc kỹ nhất, vì thông tư nói rõ hồ sơ gồm những gì và ai phải qua kỳ kiểm tra nghiệp vụ, ai được miễn.
Một điều khoản đáng đọc kỹ nếu bạn ở Huế
Phần dưới đây tách riêng một điều khoản vì nó mô tả đúng tình huống đang diễn ra tại chỗ.
Điều 22 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 về lưu trữ dự phòng. Luật đặt ra chế định lưu trữ dự phòng nhằm bảo vệ tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và tài liệu bảo quản vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng. Nghị định 113/2025/NĐ-CP dành hẳn một chương, từ Điều 26 đến Điều 32, để quy định việc tạo lập, bảo quản và sử dụng bản dự phòng.
Phân biệt hai loại giấy trước khi đóng tiền
Tấm giấy sau khóa học nói lên điều gì
Tấm chứng chỉ sau khóa học là giấy của cơ sở đào tạo, xác nhận người học đã qua một chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ và đạt yêu cầu kiểm tra đánh giá cuối khóa.
Với người có bằng tốt nghiệp ngoài ngành văn thư mà được giao làm công tác văn thư, đây chính là tấm giấy lấp vào chỗ trống về nghiệp vụ.
Ai đủ điều kiện xin chứng chỉ hành nghề
Khoản 3 Điều 56 đặt ba điều kiện: là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, và có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ cộng với việc đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức. Ai có bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ thì được miễn phần kiểm tra.
Điểm c khoản 1 Điều 32 Thông tư 06/2025/TT-BNV còn liệt kê rõ nhóm ngành nào được coi là phù hợp ngoài ngành lưu trữ: máy tính và công nghệ thông tin, toán học, sinh học, hóa học. Danh sách chỉ có bấy nhiêu.
Kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ gồm những gì
Điều 34 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định nội dung kiểm tra gồm kiến thức pháp luật về lưu trữ, tiêu chuẩn và nghiệp vụ về hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề, cùng các quy định pháp luật khác có liên quan. Hình thức kiểm tra gồm viết, trắc nghiệm và thực hành.
Sau khi có quyết định công nhận kết quả, thời hạn cấp chứng chỉ là 15 ngày.
| Tiêu chí | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ | Chứng chỉ hành nghề lưu trữ |
|---|---|---|
| Phạm vi | Theo yêu cầu của nơi sử dụng lao động | Hành nghề trên phạm vi toàn quốc, theo điểm a khoản 2 Điều 56 |
| Chi phí phải nộp cho Nhà nước | Không có | Lệ phí 300.000 đồng khi cấp, 200.000 đồng khi cấp lại, theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC |
| Có bị thu hồi không | Theo quy chế của cơ sở đào tạo | Có, theo khoản 6 Điều 56 Luật Lưu trữ và Điều 36 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Cho người khác mượn được không | Không đặt ra vì đây là giấy xác nhận quá trình học | Bị cấm, theo điểm c khoản 2 Điều 56 Luật Lưu trữ |
| Cấp theo nhóm việc hay cấp chung | Cấp chung cho cả chương trình đã học | Cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký, theo Điều 33 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Ai cấp | Cơ sở đào tạo | Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
Hai phần việc, hai hệ thống quy định
Lưu trữ là phần sau của dòng chảy
Khi hồ sơ đã giải quyết xong và được nộp vào lưu trữ cơ quan, tài liệu bước sang phạm vi của Luật Lưu trữ. Từ đây là các nghiệp vụ xác định giá trị, chỉnh lý, thống kê, bảo quản, thu nộp vào lưu trữ lịch sử và phục vụ sử dụng.
Luật chốt rằng thời hạn lưu trữ do người xác định đặt ra không được thấp hơn thời hạn do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Vì sao hai phần việc được dạy chung một khóa
Chia hai phần việc cho hai người chỉ hợp lý ở cơ quan lớn. Ở quy mô vừa và nhỏ, tách ra là lãng phí, nên khóa học đi trọn dòng chảy tài liệu từ lúc văn bản sinh ra tới lúc nó nằm trong kho.
Biết cả hai phần cũng là cách tự bảo vệ, vì trách nhiệm lập hồ sơ thuộc về người được giao giải quyết công việc chứ không dồn hết cho bàn văn thư.
Con dấu, danh mục hồ sơ và trách nhiệm
Người giữ con dấu chịu trách nhiệm về việc đóng dấu, và trách nhiệm ấy có tên trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Người lập danh mục hồ sơ chịu trách nhiệm về việc hồ sơ có tra cứu được hay không sau nhiều năm. Hai việc ấy nên hỏi rõ khi nhận bàn giao.
Người mới thường ngại hỏi phần này, rồi vài tháng sau mới thấy hậu quả.
Học viên được làm quen với việc gì
Nhóm bài về quản lý văn bản
Nhóm bài đầu tiên xoay quanh văn bản: soạn cho đúng thể thức, chuyển cho đúng người, theo dõi cho đúng hạn, rồi gom thành hồ sơ cho đúng danh mục.
Lập danh mục hồ sơ là việc làm từ đầu năm, không phải việc chữa cháy cuối năm.
Học phần lưu trữ
Học viên đi qua các nghiệp vụ chính: phân loại và chỉnh lý tài liệu theo phông, xác định giá trị và thời hạn lưu, lập mục lục hồ sơ, thống kê và bảo quản, phục vụ tra cứu.
Người học nên hỏi trước xem chương trình có phần lập mục lục hồ sơ hay không, vì đó là kỹ năng được dùng ngay.
Phần thực hành và kiểm tra cuối khóa
Phần thực hành thường xoay quanh ba việc: lập một danh mục hồ sơ, lập một hồ sơ công việc hoàn chỉnh, và chỉnh lý một khối tài liệu mẫu.
Ba câu hỏi ấy lọc được phần lớn các lớp học chỉ để lấy giấy.
Chỗ tuyển người làm văn thư, lưu trữ tại Huế
Kênh chính: cơ quan quản lý di sản, trường đại học và bệnh viện tuyến trung ương
Bảo tàng, thư viện, ban quản lý di tích và đơn vị làm công tác bảo quản tài liệu.
Nhóm này thường yêu cầu ứng viên biết việc ngay từ tuần đầu.
Kênh thứ hai
Bộ phận văn thư của bệnh viện, trường đại học và viện nghiên cứu.
Hồ sơ dự tuyển ở nhóm này hay hỏi tới phần nghiệp vụ đã được đào tạo.
Kênh thứ ba
Cơ quan hành chính của thành phố và các đơn vị sự nghiệp trực thuộc.
Nhóm này tuyển theo nhu cầu phát sinh, không theo mùa cố định.
Đồng hồ 05 năm và 10 năm của Điều 65
Năm năm để chỉnh lý xong tài liệu cũ
Điểm b khoản 1 Điều 65 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 cho các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu thời hạn 05 năm để hoàn thành việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu hình thành trước ngày 01/7/2025 mà chưa được chỉnh lý. Tính ra là hạn 01/7/2030.
Mốc này áp cho cơ quan, tổ chức, không áp cho cá nhân, nhưng người làm nghề là người trực tiếp gánh phần việc.
Hạn mười năm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
Điểm c cùng khoản còn giao cho lưu trữ lịch sử thời hạn 10 năm để chỉnh lý xong khối tài liệu đang bảo quản trong kho mà chưa được chỉnh lý.
Cả nước có 3.321 đơn vị hành chính cấp xã sau sắp xếp, và mỗi đơn vị đều kế thừa hồ sơ của các đơn vị trước đó.
Tổ chức nào được làm chỉnh lý
Điểm d khoản 1 Điều 65 cho phép tổ chức, cá nhân đủ điều kiện thực hiện dịch vụ chỉnh lý tài liệu theo Luật Lưu trữ năm 2011, cùng tổ chức và cá nhân cung cấp dịch vụ tư vấn nghiệp vụ lưu trữ theo luật mới, được thực hiện phần việc chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu nói trên.
Với người mới, con đường thực tế là vào làm cho một đơn vị đã đủ điều kiện, tích lũy tay nghề, rồi tính chuyện văn bằng và chứng chỉ hành nghề sau.
Thủ tục ghi danh và lịch khai giảng
Chuẩn bị hồ sơ trước khi đăng ký
Bộ hồ sơ cơ bản: phiếu đăng ký, giấy tờ tùy thân, bản sao bằng tốt nghiệp và ảnh. Người đang đi làm thường được nhận hồ sơ theo bản chụp trước, nộp bản giấy sau.
Nên hỏi rõ cơ sở nào đứng tên cấp chứng chỉ ngay khi nộp hồ sơ, đừng để tới lúc nhận giấy mới hỏi.
Hình thức học cho người đang đi làm
Lớp được tổ chức theo đợt, có lớp tập trung và có lớp kết hợp cho người ở xa. Phần thực hành luôn cần có mặt, vì chỉnh lý và lập hồ sơ phải cầm tài liệu thật.
Phần thực hành là phần không nên bỏ, vì đó là phần dùng được ngay khi về cơ quan.
Chi phí và lịch mở lớp
Mức học phí phụ thuộc chương trình và hình thức lớp của từng đợt. Gọi 083.906.1718 để lấy thông tin chính xác thay vì tham khảo con số cũ trên mạng.
Một khoản khác cần phân biệt: lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là 300.000 đồng theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC. Khoản đó nộp cho Nhà nước và không liên quan tới học phí khóa bồi dưỡng.
Câu hỏi thường gặp
Người ở Huế học xong làm việc được ở đâu?
Vị trí phổ biến nhất là văn thư kiêm lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp trên địa bàn. Ngoài nhóm đó còn có phần việc theo hợp đồng dịch vụ, chẳng hạn chỉnh lý, số hóa và lập mục lục hồ sơ cho các kho tài liệu, phần việc đang có khối lượng lớn do các mốc chuyển tiếp tại Điều 65 Luật Lưu trữ.
Doanh nghiệp có phải nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước không?
Doanh nghiệp nói chung không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước, trừ trường hợp pháp luật quy định khác. Nhưng doanh nghiệp vẫn phải giữ hồ sơ theo thời hạn mà pháp luật chuyên ngành quy định, và khi tổ chức lại thì áp dụng Điều 41 Thông tư 06/2025/TT-BNV.
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có giá trị ở tỉnh khác không?
Có. Điểm a khoản 2 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ghi rõ cá nhân được cấp chứng chỉ được hành nghề trên phạm vi toàn quốc theo quy định của pháp luật. Kèm theo đó là nghĩa vụ không cho người khác thuê, mượn hay sử dụng chứng chỉ để hành nghề.
Tài liệu mang tên đơn vị hành chính cũ có còn giá trị không?
Còn nguyên. Việc sắp xếp đơn vị hành chính không làm thay đổi nội dung và giá trị pháp lý của tài liệu. Thông tư 06/2025/TT-BNV chỉ quy định tài liệu được bàn giao cho cơ quan hình thành sau sáp nhập quản lý, và tài liệu vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử.
Lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là bao nhiêu?
Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 quy định cấp là 300.000 đồng một chứng chỉ và cấp lại là 200.000 đồng một chứng chỉ. Trường hợp cấp lại do lỗi của cơ quan nhà nước hoặc do thay đổi địa giới đơn vị hành chính thì không phải nộp lệ phí cấp lại.
Học chứng chỉ văn thư lưu trữ tại Huế xong có được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ không?
Không. Đây là hai loại giấy khác nhau. Chứng chỉ sau khóa học là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ sở đào tạo cấp. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV, và điều kiện tại khoản 3 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 là bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kỳ kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ.
Không có bằng ngành lưu trữ thì học khóa này có ích gì?
Có. Tấm chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ dùng để chứng minh người học đã được đào tạo về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nghiệp vụ lưu trữ cơ quan. Đây là phần hồ sơ mà người có bằng ngoài ngành thường được yêu cầu bổ sung khi làm công tác văn thư. Nó không thay được văn bằng khi xin Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Đăng ký tư vấn
Gọi 083.906.1718 hoặc nhắn Zalo 0909.674.234 để nhận lịch khai giảng và bảng học phí của đợt đang mở. Bạn ở Huế thì nên hỏi luôn về hình thức tổ chức lớp trước khi quyết định.
Về tác giả: Bài viết được biên soạn bởi bộ phận tư vấn tuyển sinh CITC, đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật. Thông tin pháp lý dẫn theo bản gốc; người đọc nên đối chiếu bản hợp nhất mới nhất trước khi áp dụng.
Nguồn tham khảo: Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024, Công báo số 975+976 ngày 23/8/2024, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025, hiệu lực 21/7/2025; Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 và Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, hiệu lực 01/7/2025; Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư; Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15 ngày 16/6/2025; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (đã hết hiệu lực, dẫn để đối chiếu phần chuyển tiếp). Cập nhật 08/2026.
Bài liên quan: Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Quảng Trị · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Nghệ An · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Hà Tĩnh · Danh mục khóa chứng chỉ · Chứng chỉ Nghiệp vụ Sư phạm sơ cấp · Chứng chỉ Nhân viên y tế cơ sở giáo dục
