Ở Tuyên Quang, cụm từ chứng chỉ văn thư lưu trữ được dùng cho hai thứ khác nhau. Một là giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghiệp vụ. Hai là Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, thứ mà Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 quy định tại Điều 56 và chỉ cấp cho người có bằng tốt nghiệp. Tỉnh hợp nhất có tới 117 xã là nơi khối tài liệu cấp xã lớn hơn hẳn khối tài liệu ở trung tâm tỉnh. Bài này tách bạch hai thứ đó trước, rồi mới nói tới chuyện học ở đâu.
Thông tin nhanh
| Bài viết cho người ở | Tuyên Quang, gồm Hà Giang cũ. Sau sắp xếp có 124 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 7 phường và 117 xã |
| Cách gọi trên thị trường | Chứng chỉ nghiệp vụ văn thư và lưu trữ |
| Học trong bao lâu | Trọn một chương trình bồi dưỡng, có kiểm tra đánh giá |
| Cách tổ chức lớp | Lớp tập trung, hoặc lớp kết hợp cho người đang đi làm |
| Điều kiện dự học | Người cần làm được việc lập hồ sơ, quản lý văn bản và nộp lưu tài liệu |
| Kết quả nhận được | Chứng chỉ do cơ sở đào tạo cấp theo pháp luật về giáo dục |
| Điều dễ bị nhầm | Không phải giấy phép để kinh doanh dịch vụ lưu trữ |
| Cơ sở pháp lý của nghề | Bộ ba Luật Lưu trữ 33/2024/QH15, Thông tư 06/2025/TT-BNV và Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
| Tấm chứng chỉ do Nhà nước cấp | Cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề |
| Học phí và lịch khai giảng | Gọi 083.906.1718 để nhận bảng của đợt gần nhất |
Khối tài liệu nằm ở xã chứ không nằm ở tỉnh
Nhịp công việc ở Tuyên Quang tạo ra nhu cầu gì
Hồ sơ hộ tịch, hồ sơ đất đai, hồ sơ chính sách xã hội, biên bản họp hội đồng nhân dân. Những thứ ấy sinh ra ở xã và ở lại đó. Khi bản đồ hành chính đổi, chúng phải được thống kê và bàn giao đúng cách. Ở tỉnh có 117 xã, đó là công việc của nhiều năm chứ không phải của một đợt ra quân.
Ba điều về địa bàn nên biết trước khi chọn nghề
Tỉnh sau sắp xếp có 124 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 7 phường và 117 xã.
Việc hợp nhất với Hà Giang mở rộng địa bàn lên vùng cao nguyên đá phía bắc, nơi điều kiện bảo quản tài liệu giấy khắc nghiệt hơn. Khu di tích lịch sử Tân Trào và hệ thống di tích cách mạng kéo theo nhóm tài liệu có giá trị lịch sử đặc biệt.
Một lưu ý riêng của Tuyên Quang
Tài liệu mang tên đơn vị hành chính cũ vẫn có giá trị pháp lý đầy đủ. Việc bàn giao không làm thay đổi nội dung tài liệu, chỉ thay đổi nơi giữ và nơi phục vụ tra cứu.
Người nào ở Tuyên Quang cần tấm chứng chỉ này
Ba nhóm hay gặp: người kiêm nhiệm văn thư ở cơ quan, người làm hành chính trong doanh nghiệp, và người có bằng ngành khác muốn chuyển sang công việc quản lý hồ sơ, tài liệu.
Ở địa bàn này, nhóm tuyển nhiều nhất là cơ quan hành chính cấp xã của tỉnh hợp nhất.
Nền pháp lý của nghề sau ngày 01/7/2025
Nghị định hướng dẫn ban hành ngày 03/6/2025
Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, gồm 8 chương và 45 điều, hiệu lực từ ngày 21/7/2025. Nghị định phủ từ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ giấy, kho lưu trữ số cho tới điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.
Điều 36 và Điều 37 của Nghị định đặt cùng một yêu cầu cho hai loại hạ tầng: mỗi địa điểm lắp đặt phải có tối thiểu một nhân sự phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ có chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Thông tư 06/2025/TT-BNV và Thông tư 05/2025/TT-BNV
Ngày 15/5/2025, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Thông tư 06/2025/TT-BNV. Thông tư có 8 chương, 44 điều, trong đó Chương VI dành trọn cho Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và Chương VII cho việc quản lý tài liệu khi cơ quan giải thể, kết thúc hoạt động hoặc tổ chức lại.
Đây là chỗ người đi học nên đọc kỹ nhất, vì thông tư nói rõ hồ sơ gồm những gì và ai phải qua kỳ kiểm tra nghiệp vụ, ai được miễn.
Công tác văn thư có văn bản riêng
Người học hay quên rằng hai chữ văn thư và hai chữ lưu trữ nằm ở hai văn bản khác nhau. Văn thư theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, lưu trữ theo Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15.
Ranh giới giữa hai văn bản nằm đúng ở khâu nộp lưu: hồ sơ đang giải quyết thuộc phần văn thư, hồ sơ đã nộp vào lưu trữ cơ quan thì bước sang phần lưu trữ.
Một điều khoản đáng đọc kỹ nếu bạn ở Tuyên Quang
Phần dưới đây tách riêng một điều khoản vì nó mô tả đúng tình huống đang diễn ra tại chỗ.
Điểm a khoản 2 Điều 40 Thông tư 06/2025/TT-BNV. Khi đơn vị hành chính cấp huyện kết thúc hoạt động, đối với tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh tiếp nhận, tổ chức chỉnh lý theo quy định tại Điều 65 Luật Lưu trữ năm 2024. Sau khi chỉnh lý, tài liệu vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử.
Hai tấm giấy mang tên gần giống nhau
Tấm giấy do Nhà nước cấp
Khoản 1 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 viết: Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp cho cá nhân có đủ trình độ chuyên môn và các điều kiện theo quy định của pháp luật để thực hiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Nó gắn với việc kinh doanh dịch vụ, không gắn với việc ngồi làm văn thư trong một cơ quan.
Lệ phí cấp là 300.000 đồng một chứng chỉ, cấp lại là 200.000 đồng, theo Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025.
Cửa vào của chứng chỉ hành nghề là bằng cấp
Cửa vào không phải là một khóa học ngắn mà là một tấm bằng. Luật ghi bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên, kèm kỳ kiểm tra nghiệp vụ; riêng người có bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ chỉ cần là công dân Việt Nam và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
Bốn nhóm ngành được liệt kê thêm không phải chọn ngẫu nhiên: chúng khớp với các nhóm dịch vụ số hóa, khử trùng, khử axit mà luật cho phép kinh doanh.
Kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ gồm những gì
Điều 34 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định nội dung kiểm tra gồm kiến thức pháp luật về lưu trữ, tiêu chuẩn và nghiệp vụ về hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký hành nghề, cùng các quy định pháp luật khác có liên quan. Hình thức kiểm tra gồm viết, trắc nghiệm và thực hành.
Chứng chỉ được cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký, chứ không phải một tấm dùng chung cho cả năm nhóm.
| Tiêu chí | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ | Chứng chỉ hành nghề lưu trữ |
|---|---|---|
| Cho người khác mượn được không | Không đặt ra vì đây là giấy xác nhận quá trình học | Bị cấm, theo điểm c khoản 2 Điều 56 Luật Lưu trữ |
| Cấp theo nhóm việc hay cấp chung | Cấp chung cho cả chương trình đã học | Cấp theo từng hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cá nhân đăng ký, theo Điều 33 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Ai cấp | Cơ sở đào tạo | Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV |
| Điều kiện để có | Ghi danh và hoàn thành chương trình bồi dưỡng, đạt bài kiểm tra cuối khóa | Bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ |
| Dùng để làm gì | Chứng minh đã được đào tạo nghiệp vụ, dùng trong hồ sơ dự tuyển và hồ sơ nhân sự | Điều kiện để kinh doanh dịch vụ lưu trữ theo Điều 53 Luật Lưu trữ |
| Phạm vi | Theo yêu cầu của nơi sử dụng lao động | Hành nghề trên phạm vi toàn quốc, theo điểm a khoản 2 Điều 56 |
Ranh giới giữa văn thư và lưu trữ
Công việc của người làm văn thư
Người làm văn thư đứng ở đầu dòng chảy tài liệu: nhận văn bản đến, chuyển đúng người, theo dõi văn bản đi, giữ con dấu, và quan trọng nhất là lập hồ sơ công việc theo đúng danh mục.
Việc giữ con dấu là việc có trách nhiệm pháp lý riêng, không phải việc phụ.
Vì sao hai phần việc được dạy chung một khóa
Chia hai phần việc cho hai người chỉ hợp lý ở cơ quan lớn. Ở quy mô vừa và nhỏ, tách ra là lãng phí, nên khóa học đi trọn dòng chảy tài liệu từ lúc văn bản sinh ra tới lúc nó nằm trong kho.
Điều đáng nhớ là hai phần việc ấy chịu hai hệ thống quy định khác nhau. Khi trả lời phỏng vấn, nhầm chỗ này là mất điểm ngay.
Con dấu, danh mục hồ sơ và trách nhiệm
Người giữ con dấu chịu trách nhiệm về việc đóng dấu, và trách nhiệm ấy có tên trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Người lập danh mục hồ sơ chịu trách nhiệm về việc hồ sơ có tra cứu được hay không sau nhiều năm. Hai việc ấy nên hỏi rõ khi nhận bàn giao.
Đây là phần mà một khóa bồi dưỡng nghiêm túc luôn có, vì nó liên quan tới trách nhiệm chứ không chỉ tới thao tác.
Học viên được làm quen với việc gì
Phần nghiệp vụ lưu trữ
Phần này bám Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15: xác định giá trị tài liệu, thời hạn lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, thống kê, bảo quản, thu nộp vào lưu trữ lịch sử và phục vụ sử dụng tài liệu.
Phần chỉnh lý luôn có bài thực hành, vì đọc lý thuyết mà chưa cầm hồ sơ thật thì không hình dung được.
Phần tài liệu số
Phần này nói về Kho lưu trữ số, về bản số hóa và về cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Nghị định 113/2025/NĐ-CP đặt yêu cầu kỹ thuật cho hạ tầng và phần mềm của Kho lưu trữ số.
Số hóa không phải là chụp ảnh rồi cất vào ổ cứng. Bản số hóa phải theo chuẩn thì mới tra cứu và sử dụng được về sau.
Học xong thì làm được gì
Chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ thường kết thúc bằng bài kiểm tra đánh giá. Người đạt yêu cầu được cơ sở đào tạo cấp chứng chỉ theo quy định của pháp luật về giáo dục.
Trước khi ghi danh nên hỏi rõ: cơ sở nào đứng tên cấp chứng chỉ, chương trình bao nhiêu giờ, có kiểm tra cuối khóa hay không.
Chỗ tuyển người làm văn thư, lưu trữ tại Tuyên Quang
Kênh chính: cơ quan hành chính cấp xã của tỉnh hợp nhất
Bộ phận văn thư của Ủy ban nhân dân cấp xã trên toàn tỉnh.
Đây là nhóm hay tuyển bổ sung khi khối lượng hồ sơ tăng đột ngột.
Kênh thứ hai
Cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và các đơn vị sự nghiệp trực thuộc.
Nhóm này thường nhận cả người mới nếu có chứng chỉ nghiệp vụ.
Kênh thứ ba
Ban quản lý di tích, bảo tàng và đơn vị làm công tác văn hóa.
Chỗ này đánh giá cao người biết tra thời hạn lưu trữ của từng loại hồ sơ.
Khối lượng việc mà luật mới tạo ra
Hạn năm năm áp cho cơ quan thuộc nguồn nộp lưu
Luật đặt một hạn cứng: trong 05 năm kể từ ngày 01/7/2025, tài liệu cũ chưa chỉnh lý của cơ quan thuộc nguồn nộp lưu phải được chỉnh lý xong và nộp vào lưu trữ lịch sử.
Đây là lý do phần lớn hợp đồng dịch vụ chỉnh lý hiện nay được ký theo từng đợt, từng phông.
Mốc mười năm cho tài liệu cấp xã
Khối tài liệu lớn nhất không nằm ở tỉnh mà nằm ở xã. Luật cho mười năm để chỉnh lý và nộp lưu phần tài liệu vĩnh viễn ấy, tính từ ngày 01/7/2025.
Cả nước có 3.321 đơn vị hành chính cấp xã sau sắp xếp, và mỗi đơn vị đều kế thừa hồ sơ của các đơn vị trước đó.
Tổ chức nào được làm chỉnh lý
Luật giữ lại một cửa cho các đơn vị đã làm dịch vụ chỉnh lý theo quy định cũ, đồng thời mở cửa cho nhóm cung cấp dịch vụ tư vấn nghiệp vụ lưu trữ theo Luật Lưu trữ 2024.
Điều đáng nhớ là cá nhân độc lập chỉ được kinh doanh ba nhóm dịch vụ, gồm số hóa, tu bổ và tư vấn nghiệp vụ, chứ không được kinh doanh hạ tầng kho.
Hồ sơ ghi danh, hình thức học và học phí
Hồ sơ ghi danh gồm gì
Hồ sơ ghi danh thường gồm phiếu đăng ký theo mẫu, bản sao giấy tờ tùy thân và bản sao văn bằng cao nhất. Một số đợt có thêm ảnh chân dung để làm chứng chỉ.
Bản sao văn bằng dùng để xếp lớp cho phù hợp, vì người có nền hành chính và người mới hoàn toàn học với nhịp khác nhau.
Học kiểu gì để không phải nghỉ việc
Với người ở địa bàn xa trung tâm đào tạo, hình thức tổ chức lớp là yếu tố quyết định có theo được hết khóa hay không, nên hỏi kỹ ngay từ đầu.
Phần thực hành là phần không nên bỏ, vì đó là phần dùng được ngay khi về cơ quan.
Học phí và đợt khai giảng gần nhất
Trang này không ghi học phí vì con số ấy đổi theo đợt. Gọi 083.906.1718 để nhận bảng học phí và lịch khai giảng đang áp dụng.
Người có ý định đi tiếp tới Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nên tính luôn khoản lệ phí 300.000 đồng theo Thông tư 15/2025/TT-BTC vào kế hoạch của mình.
Câu hỏi thường gặp
Người ở Tuyên Quang học xong làm việc được ở đâu?
Vị trí phổ biến nhất là văn thư kiêm lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp trên địa bàn. Ngoài nhóm đó còn có phần việc theo hợp đồng dịch vụ, chẳng hạn chỉnh lý, số hóa và lập mục lục hồ sơ cho các kho tài liệu, phần việc đang có khối lượng lớn do các mốc chuyển tiếp tại Điều 65 Luật Lưu trữ.
Doanh nghiệp có phải nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước không?
Doanh nghiệp nói chung không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước, trừ trường hợp pháp luật quy định khác. Nhưng doanh nghiệp vẫn phải giữ hồ sơ theo thời hạn mà pháp luật chuyên ngành quy định, và khi tổ chức lại thì áp dụng Điều 41 Thông tư 06/2025/TT-BNV.
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có giá trị ở tỉnh khác không?
Có. Điểm a khoản 2 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ghi rõ cá nhân được cấp chứng chỉ được hành nghề trên phạm vi toàn quốc theo quy định của pháp luật. Kèm theo đó là nghĩa vụ không cho người khác thuê, mượn hay sử dụng chứng chỉ để hành nghề.
Tài liệu mang tên đơn vị hành chính cũ có còn giá trị không?
Còn nguyên. Việc sắp xếp đơn vị hành chính không làm thay đổi nội dung và giá trị pháp lý của tài liệu. Thông tư 06/2025/TT-BNV chỉ quy định tài liệu được bàn giao cho cơ quan hình thành sau sáp nhập quản lý, và tài liệu vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử.
Lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là bao nhiêu?
Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 quy định cấp là 300.000 đồng một chứng chỉ và cấp lại là 200.000 đồng một chứng chỉ. Trường hợp cấp lại do lỗi của cơ quan nhà nước hoặc do thay đổi địa giới đơn vị hành chính thì không phải nộp lệ phí cấp lại.
Học chứng chỉ văn thư lưu trữ tại Tuyên Quang xong có được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ không?
Không. Đây là hai loại giấy khác nhau. Chứng chỉ sau khóa học là chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ sở đào tạo cấp. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp theo Điều 31 Thông tư 06/2025/TT-BNV, và điều kiện tại khoản 3 Điều 56 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 là bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên cộng kỳ kiểm tra nghiệp vụ, hoặc bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ.
Không có bằng ngành lưu trữ thì học khóa này có ích gì?
Có. Tấm chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ dùng để chứng minh người học đã được đào tạo về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nghiệp vụ lưu trữ cơ quan. Đây là phần hồ sơ mà người có bằng ngoài ngành thường được yêu cầu bổ sung khi làm công tác văn thư. Nó không thay được văn bằng khi xin Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Đăng ký tư vấn
Muốn hỏi cho rõ trước khi ghi danh, gọi 083.906.1718 hoặc nhắn Zalo 0909.674.234. Người ở Tuyên Quang thường hỏi ba việc: cơ sở nào cấp chứng chỉ, chương trình gồm những gì, và lớp học vào lúc nào.
Về tác giả: Bài viết được biên soạn bởi bộ phận tư vấn tuyển sinh CITC, đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm cập nhật. Thông tin pháp lý dẫn theo bản gốc; người đọc nên đối chiếu bản hợp nhất mới nhất trước khi áp dụng.
Nguồn tham khảo: Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024, Công báo số 975+976 ngày 23/8/2024, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025, hiệu lực 21/7/2025; Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 và Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, hiệu lực 01/7/2025; Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hiệu lực 01/7/2025; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư; Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15 ngày 16/6/2025; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (đã hết hiệu lực, dẫn để đối chiếu phần chuyển tiếp). Cập nhật 08/2026.
Bài liên quan: Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Hà Giang · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Phú Thọ · Chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ tại Thái Nguyên · Danh mục khóa chứng chỉ · Chứng chỉ Nghiệp vụ Sư phạm sơ cấp · Chứng chỉ Nhân viên y tế cơ sở giáo dục
